Като се има предвид факта, че над 300 милиарда имейли се изпращат и получават всеки ден, не е изненадващо, че хората са развили „умора от имейли“. Ето защо е толкова важно да пишете ефективни имейли, които да разберат ясно и сбито вашето мнение-не искате хората да не четат напълно имейла ви с покана за среща, защото е прекалено дълъг или неясен. Не се притеснявайте-това wikiHow ще ви преведе през всичко, което трябва да направите, когато пишете имейл за покана за среща, като например как да напишете силна тема, какво трябва да кажете в тялото на имейла си и как можете да използвате приложение за календар, за да улесните нещата.
Стъпки
Метод 1 от 3: Писане на силна тема
Стъпка 1. Напишете кратка, подходяща тема с датата и темата на срещата
Включването на тези подробности означава, че хората ще знаят кога е и какво ще се обсъжда, без дори да отварят имейла. Например, можете да напишете „Среща 12/8: Нови указания за отчитане“.
Внимание:
Изключването на темата на срещата вероятно ще накара хората да отговорят, като попитат дали е от значение за техния отдел или присъствието им е задължително, така че не забравяйте да посочите темата!
Стъпка 2. Поискайте потвърждение за присъствие в темата
Ако трябва да знаете кой ще дойде на срещата, поискайте потвърждение в темата. По този начин те ще знаят, че трябва да отговорят възможно най -скоро, дори преди да отворят имейла. Можете да напишете „Среща за човешки ресурси в петък 10/6, моля, потвърдете възможно най -скоро“.
Можете също така да напишете: „Моля, отговорете на въпроса: HR среща 10/6.“
Стъпка 3. Уведомете ги дали това е спешна среща в темата
Ако това е належащ или чувствителен към времето въпрос, който оправдава среща веднага, добавете чувство за спешност към темата. Например, можете да напишете нещо по подобие на „Спешна среща понеделник 2/31: Киберсигурност“.
Важно е да се отбележи и темата на срещата, за да им се даде представа какво да очакват
Стъпка 4. Посочете дали присъствието е задължително или се предлага
Ако работите за голяма компания, присъствието на някои хора може да не се изисква за всяка среща. Посочете съответния отдел в темата или уведомете получателите дали трябва да присъстват. Например, можете да напишете „Задължителна маркетингова среща 10/6“.
Ако срещата не е задължителна, можете да напишете: „Предложена среща 10/6 за ефикасни изследователски тактики.“
Стъпка 5. Използвайте пълни думи в темата си, за да избегнете объркване
Съкращенията може да изглеждат ефективни, но не са толкова конкретни, колкото пълните думи и могат да предизвикат объркване. Например „SAP“може да означава „системи и обработка“или „план за вземане на проби и анализ“в зависимост от това кой е и не е запознат с вашето езико.
Въпреки това е добре да използвате общи съкращения като „RSVP“, „HR“и „сряда“
Метод 2 от 3: Създаване на тялото на вашия имейл
Стъпка 1. Напишете кратко, приятелско въведение и кратка бележка
Представянето ви е необходимо, ако работите за голяма компания или ако все още не познавате всички. Също така е важно да се спомене в това кратко въведение, ако трябва да бъдат попълнени и/или донесени на срещата някакви документи или консумативи.
Направете вашето въведение персонално или подходящо за работата. Например „Здравейте екип, с нетърпение очаквам стартирането на новата програма следващата седмица!“
Бакшиш:
Напомнете на получателите, ако трябва да изпълнят някакви задачи или да донесат нещо със себе си на срещата. Например: „Като напомняне, моля, донесете 4 отпечатани копия от списъците с контакти на вашия доставчик.“
Стъпка 2. Избройте датата и часа на срещата в нейния ред, така че да се открои
Това е съществена информация, за да могат хората да присъстват на срещата, така че искате тя да бъде ясна и да се откроява от останалата част от текста. Отстъпете 2 реда над и под него и/или го поставете с удебелен шрифт.
- Пример: „6 октомври, 10:30 - 11:45 ч.“
- Ако срещата е онлайн, посочете часовата зона, така че хората в различни часови зони да не пропуснат поради неправилна комуникация. Например, можете да напишете: „6 октомври, 10:30 - 11:45 ч. (PST)“
Стъпка 3. Избройте местоположението след датата и часа
Направете местоположението да се откроява точно толкова, колкото датата и часа, особено ако се срещате на ново място, ако е трудно да се намери или ако знаете, че някои от получателите не са запознати с местоположението. За виртуални срещи (чрез форум на живо или видео чат) предоставете връзка към форума или видеообаждане за лесен достъп.
Когато давате указания, бъдете възможно най -подробни. Като пример: „Моля, елате в конферентна зала 592 в сградата на Тимарен (ул. Никс 209). Стая 592 се намира на 2 -ро ниво на сградата, така че ще трябва да се качите с асансьора от приземния етаж, да излезете на 12 и да използвате асансьорите от южната страна на сградата (отляво), за да се качите до 59 -ия етаж."
Стъпка 4. Споделете целта на срещата
Нека получателите знаят какво ще постигне срещата. Предлагането на кратък дневен ред за срещата ще им помогне да разберат кои задачи трябва да бъдат изпълнени предварително. Можете просто да посочите темата (като „Актуализация на киберсигурността“) или да предоставите времева линия:
- 10:30 - 10:45 Споделете актуализации на състоянието на проекта
- 10:45 - 11:10 Сравнете и изберете жизнеспособни оферти
- 11:10 - 11:30 Мозъчна атака и цели за стартиране
Стъпка 5. Проверка на имейла ви за граматически и фактически грешки
Най -важните неща за корекция са датата, часът и мястото на срещата, затова се уверете, че сте правилни! Можете също така да коригирате вашето въведение, дневен ред или други бележки, които може да сте включили, за да сте сигурни, че сте обхванали всички основи.
Прочетете имейла си на глас, за да се уверите, че написаното е ясно и сбито, преди да го изпратите
Метод 3 от 3: Използване на Outlook или интегрирано приложение за календар
Стъпка 1. Щракнете върху „Нова среща“в раздела начална страница в Outlook
Ако вашата компания използва комуникационна база данни с интегриран календар, като Outlook, използвайте я, за да настроите срещата си. Това обикновено е предпочитаната точка за контакт за хората, с които работите.
Ако вашата компания не използва Outlook или нещо подобно, можете да използвате имейла си, свързан с работата, за да изпратите поканата
Стъпка 2. Изберете час и дата от прозореца „Асистент за планиране“
След създаване на нова среща, прозорецът на календара ще се появи. Кликнете върху „Асистент за планиране“и маркирайте наличния час и дата за вашата среща.
Уверете се, че това е моментът, в който вие и планираните посетители сте на разположение. В зависимост от приложението на вашата компания, може да се наложи да коригирате настройките си за гледане, за да показвате графика на всички (в допълнение към вашия собствен)
Стъпка 3. Добавете участници, като въведете имената им или използвате адресната си книга
Кликнете върху текстовата лента, за да въведете ръчно имена или превъртете през адресната си книга и изберете техните имена от списъка. Използвайте функцията „Асистент за планиране“, за да проверите наличността на други хора.
Ако хората не са налични, имената им ще се появят маркирани. Асистентът дори ще покаже препоръчаните времеви интервали, които да отговарят на графика на вас и на посетителите
Стъпка 4. Задайте начален и краен час за срещата
Уверете се, че датата на срещата е датата, която сте избрали по -рано, и щракнете върху бутона на календара, за да направите промени, ако е необходимо. След това използвайте падащите стрелки вдясно от списъците с часове, за да изберете правилното начално и крайно време.
Добавянето на крайни часове е най-уважителното за времето на хората, така че те знаят какво да очакват и могат да планират пътуването си или да работят около срещата
Стъпка 5. Щракнете върху „Среща“в раздела „Среща“в горната част на екрана
Щракването върху този бутон ще ви върне към общия екран за срещи и трябва да видите влизането си насрочено. От тук ще можете да добавяте тема, местоположение и бележки.
Ако не виждате записа си записан на екрана за срещи, върнете се и повторете процеса, докато не се покаже
Стъпка 6. Бъдете конкретни, когато въвеждате темата, местоположението и бележките
Уведомете получателите с няколко кратки думи за какво става въпрос на срещата (напр. „Предстоящо изпитване на продукт“). Бъдете конкретни относно местоположението, като предоставите указания, ако това не е типично място за срещи или ако е трудно да се стигне до него. Добавете всякакви допълнителни бележки (като всяка подготвителна работа), които са от значение за срещата.
- Дайте адреса на местоположението, дори ако смятате, че вече го знаят.
- Щракнете върху „изпрати“, когато приключите.
Бакшиш:
Избягвайте прекалено широки теми като „мозъчна атака“, защото това не казва много на хората за целта на срещата. Вместо това бихте могли да кажете „мозъчна атака на доставчици за нов продукт“.
Съвети
- Когато четете имейла или поканата си, дръжте го кратък и точен.
- Използвайте приятелски, професионален тон на писане.
- Проверете отново списъка с получатели, за да се уверите, че всички, които трябва да са там, са поканени.
- Въведете адреси в реда „bcc“, ако искате всички адреси да останат скрити за получателите.
Предупреждения
- Не изпращайте поканата или имейла без дата, час и местоположение. Вероятно това ще осуети поканените ви и ще получите куп отговори, които искат тази информация.
- Не пишете с главни букви, това ще се тълкува като викане и е изключително непрофесионално.
