Microsoft Access е програма за създаване на база данни, която позволява на всеки лесно да поддържа и редактира база данни. Подходящ е за всичко - от малки проекти до големи бизнеси и е много визуална програма. Това го прави чудесен за извършване на въвеждане на данни, тъй като не е необходимо да работите с таблици и електронни таблици.
Стъпки
Част 1 от 6: Създаване на нова база данни
Стъпка 1. Щракнете върху раздела Файл и изберете „Ново“
Базата данни е това, което ще съдържа всички ваши данни в различните й форми. Можете да изберете да създадете празна база данни, празна уеб база данни или да изберете от различни шаблони.
- Празната база данни е стандартна база данни на Access и е добра за локална употреба. Създаването на празна база данни ще създаде и една таблица.
- Уеб базите данни са проектирани да бъдат съвместими с инструментите на Access за уеб публикуване. Създаването на празна база данни ще създаде и една таблица.
- Шаблоните са предварително изградени бази данни, предназначени за широк спектър от приложения. Изберете шаблон, ако не искате да отделяте много време за съставяне на структурата на базата данни.
Стъпка 2. Назовете вашата база данни
След като изберете тип база данни, дайте му име, което отразява за какво служи. Това ще бъде особено полезно, ако ще работите с няколко различни бази данни. Въведете името на файла на вашата база данни в полето „Име на файл“. Изберете „Създаване“, за да генерирате новия файл с база данни.
Част 2 от 6: Добавяне на данни към базата данни
Стъпка 1. Определете най -добрата структура за вашите данни
Ако създавате празна база данни, ще искате да помислите за най -добрия начин за организиране на вашите данни и да добавите подходящата структура. Има няколко начина, по които можете да форматирате и взаимодействате с вашите данни в Access:
- Таблици - Това е основният начин, по който данните се съхраняват във вашата база данни. Таблиците могат да се сравняват с електронни таблици в Excel: данните са организирани в редове и колони. Поради това импортирането на данни от Excel и други програми за електронни таблици е сравнително лесен процес.
- Формуляри - Формулярите са начинът, по който данните се добавят към вашата база данни. Докато можете да въвеждате данните в базата данни директно в таблиците, използването на формуляри позволява по -бързо и по -визуално въвеждане на данни.
- Отчети - Те обобщават и показват данните във вашата база данни. Отчетите са за анализ на данни и връщане на отговори на конкретни въпроси, като например каква печалба е направена или къде се намират клиентите. Те обикновено са предназначени за разпечатване.
- Заявки - по този начин извличате и филтрирате данните си. Можете да използвате заявки за показване на конкретни записи от множество таблици. Можете също да използвате заявки за създаване и актуализиране на данни.
Стъпка 2. Създайте първата си таблица
Ако стартирате празна база данни, автоматично ще започнете с празна таблица. Можете да започнете да въвеждате данните си в тази таблица, на ръка или чрез копиране и поставяне от друг източник.
- Всяка част от данните трябва да дава своя собствена колона (поле), докато всеки запис трябва да бъде отделен ред. Например, всеки ред ще бъде клиент, докато всяко поле ще бъде различна информация за този клиент (име, фамилия, имейл адрес, телефонен номер и т.н.).
- Можете да преименувате етикетите на колоните, за да улесните да кажете кое поле е какво. Щракнете двукратно върху заглавието на колоната, за да промените името.
Стъпка 3. Импортирайте данни от друг източник
Ако искате да импортирате от поддържан файл или местоположение, можете да настроите Access да вземе информацията и да я добави към вашата база данни. Това е полезно за извличане на данни от уеб сървър или друг споделен ресурс.
- Щракнете върху раздела Външни данни.
- Изберете типа на файла, който импортирате. В секцията „Импортиране и връзка“ще видите няколко опции за типове данни. Можете да кликнете върху бутона Още, за да видите още опция. ODBC означава Open Database Connectivity и включва бази данни като SQL.
- Придвижете се до местоположението на данните. Ако е на сървър, ще трябва да посочите адреса на сървъра.
- В следващия прозорец изберете „Посочете как и къде искате да съхранявате данните в текущата база данни“. Изберете „OK“. Следвайте стъпките за импортиране на вашите данни.
Стъпка 4. Добавете друга таблица
Ще искате да съхранявате различните си записи в различни бази данни. Това ще ви помогне да поддържате базите си да работят безпроблемно. Например може да имате таблица с информация за клиенти и друга таблица с информация за поръчки. След това ще можете да свържете информацията за клиента в таблицата с информация за поръчката.
В секцията Създаване на раздела Начало щракнете върху бутона таблица. Нова таблица ще се появи във вашата база данни. Можете да въведете информация по същия начин, както сте направили за първата таблица
Част 3 от 6: Определяне на връзки на маса
Стъпка 1. Разберете как работят ключовете
Всяка таблица ще има един първичен ключ, който е уникален за всеки запис. По подразбиране Access създава колона с идентификатор, която се увеличава в брой за всеки запис. Това е зададено като първичен ключ. Таблиците могат да имат и чужди ключове. Това са полета, които са свързани с друга таблица в базата данни. Свързаните полета ще съдържат едни и същи данни.
- Например в таблицата „Поръчки“може да имате поле „Идент. № на клиента“, за да проследите кой клиент е поръчал кой продукт. Можете да създадете връзка за това поле с полето ID в таблицата на клиента.
- Използването на взаимоотношения помага да поддържате данните си последователни, ефективни и четими.
Стъпка 2. Щракнете върху раздела Инструменти за база данни
Щракнете върху бутона Връзки в секцията Връзки. Това ще отвори нов прозорец с преглед на всички таблици в базата данни. Всяко поле ще бъде изброено под името на таблицата.
Ще трябва да сте създали полето за външния ключ, преди да създадете връзката. Например, ако искате да използвате идентификационния номер на клиента в таблицата „Поръчки“, създайте поле в таблицата „Поръчки“, наречено „Клиент“, и го оставете празно. Уверете се, че е в същия формат като полето, което свързвате (в този случай числата)
Стъпка 3. Плъзнете полето, което искате да използвате като външен ключ
Пуснете го в полето, което сте създали за външния ключ. Щракнете върху Създаване в прозореца, който се показва, за да зададете връзката за полетата. Между двете таблици ще се появи ред, свързващ полетата.
Поставете отметка в квадратчето до „Прилагане на референтна цялост“, когато създавате връзката. Това означава, че ако данните се променят в едно поле, другото поле се актуализира автоматично. Това ще ви помогне да поддържате данните си точни
Част 4 от 6: Изпращане на заявки
Стъпка 1. Разберете ролята на заявките
Заявките са действия, които ви позволяват бързо да преглеждате, добавяте и редактирате данните във вашата база данни. Има голямо разнообразие от типове заявки, вариращи от прости търсения до създаване на нови таблици въз основа на съществуващи данни. Заявките са основни инструменти за изграждане на отчети.
Заявките са разделени на два основни типа: Избор и Действие. Изберете заявки, извличайте данни от таблици и можете да правите изчисления. Заявките за действия могат да добавят, редактират и изтриват данни от таблици
Стъпка 2. Използвайте съветника за заявки, за да създадете основна заявка за избор
Ако искате да създадете основна заявка за избор, използвайте съветника за заявки, за да ви преведе през стъпките. Можете да получите достъп до съветника за заявки от раздела Създаване. Това ще ви позволи да видите конкретни полета от таблица.
Създаване на заявка за избор с критерии
Стъпка 1. Отворете инструмента Дизайн на заявки
Можете да използвате критерии, за да стесните избраната от вас заявка и да покажете само необходимата информация. За да започнете, щракнете върху раздела Създаване и изберете Query Deign.
Стъпка 2. Изберете вашата маса
Ще се отвори полето Показване на таблица. Щракнете двукратно върху таблицата, върху която искате да изпълните заявката, след което щракнете върху Затвори.
Стъпка 3. Добавете полета за извличане
Щракнете двукратно върху всяко поле в таблицата, което искате да добавите към заявката. Полетата ще бъдат добавени към мрежата за проектиране.
Стъпка 4. Добавете критериите си
Можете да използвате няколко различни типа критерии, като текст или функции. Например, ако искате да показвате само цени, по -високи от $ 50 от полето си „Цени“, бихте въвели
=50
в критериите. Ако искате да показвате само клиенти от Великобритания, ще напишете
Великобритания
в полето Критерии.
Можете да използвате множество критерии за заявка
Стъпка 5. Щракнете върху Изпълни, за да видите резултатите си
Бутонът Run се намира в раздела Design. Резултатите от вашата заявка ще бъдат показани в прозореца. Натиснете Ctrl + S, за да запазите заявката.
Създаване на заявка за избор с параметри
Стъпка 1. Отворете инструмента за проектиране на заявки
Заявка за параметър ще ви позволи да посочите какво искате да извлечете всеки път, когато заявката се изпълнява. Например, ако имате база данни с клиенти от различни градове, можете да изпълните заявка за параметри, за да попитате за кой град искате да покажете резултати.
Стъпка 2. Създайте заявка за избор и посочете таблицата (ите)
Добавете полета, които да бъдат извлечени в заявката, като щракнете двукратно върху тях в прегледа на таблицата.
Стъпка 3. Добавете параметър към раздела Критерии
Параметрите се обозначават с „” около параметъра. Текстът в скобите ще бъде показан в подканата, която се появява при изпълнението на заявката. Например, за да подканите за града, щракнете върху клетката Критерии за полето град и въведете
[В кой град?]
Можете да завършите параметрите с „?“или „:“, но не с „!“или "."
Стъпка 4. Направете многопараметрична заявка
Можете да използвате множество параметри, за да създадете персонализиран диапазон за резултатите от заявката си. Например, ако полето е поле за дата, можете да върнете диапазон от дати, като въведете
Между [Въведете начална дата:] и [Въведете крайна дата:]
. Когато изпълните заявката, ще получите две подкани.
Създаване на заявка Make Table
Стъпка 1. Щракнете върху раздела Създаване и изберете Дизайн на заявки
Можете да използвате заявки, за да изтеглите конкретни данни от съществуващи таблици и да създадете нова таблица с тези данни. Това е особено полезно, ако искате да споделите конкретни части от вашата база данни или да създадете специфични формуляри за подмножества от вашата база данни. Първо ще трябва да създадете обикновена заявка за избор.
Стъпка 2. Изберете таблицата (ите), от която искате да изтеглите данни
Щракнете двукратно върху таблиците, от които искате да изтеглите данните си. Можете да изтеглите от няколко маси, ако е необходимо.
Стъпка 3. Изберете полетата, от които искате да извлечете данни
Щракнете двукратно върху всяко поле, което искате да добавите от прегледа на таблицата. Той ще бъде добавен към вашата мрежа за заявки.
Стъпка 4. Задайте критериите си
Ако искате да посочите конкретни данни от поле, използвайте раздела за критерии, за да зададете филтъра. Вижте раздела „Създаване на заявка за избор с критерии“по -горе за повече подробности.
Стъпка 5. Тествайте заявката си, за да се уверите, че връща резултатите, които искате
Преди да създадете таблицата си, изпълнете заявката, за да се уверите, че тя изтегля всички правилни данни. Коригирайте критериите и полетата си, докато получите всички данни, които искате.
Стъпка 6. Запазете заявката
Натиснете Ctrl + S, за да запазите заявката за по -късна употреба. Той ще се появи във вашата рамка за навигация в лявата част на екрана. Щракнете върху заявката, за да я изберете отново, след което щракнете върху раздела Дизайн.
Стъпка 7. Щракнете върху бутона „Направи таблица“в групата Тип заявка
Ще се появи прозорец с искане за името на новата ви таблица. Въведете името на таблицата и щракнете върху OK.
Стъпка 8. Щракнете върху бутона Run
Вашата нова таблица ще бъде създадена с заявката, която сте задали. Таблицата ще се появи във вашата навигационна рамка вляво.
Създаване на заявка за добавяне
Стъпка 1. Отворете предварително създадена заявка
Можете да използвате заявка за добавяне, за да добавите данни към таблица, която вече съществува от друга таблица. Това е полезно, ако трябва да добавите повече данни към таблица, която сте създали с заявка make table.
Стъпка 2. Щракнете върху бутона Добавяне в раздела Дизайн
Това ще отвори диалоговия прозорец Добавяне. Изберете таблицата, която искате да добавите.
Стъпка 3. Променете критериите на вашата заявка, за да съответстват на това, което искате да добавите
Например, ако сте създали таблица с критериите „2010“за полето Година, променете я на годината, която искате да добавите, например „2011“.
Стъпка 4. Задайте къде искате да се добавят данните
Уверете се, че сте задали правилните полета за всяка колона, която добавяте. Например, когато използвате горните промени, данните трябва да се добавят към полето Година на реда Добавяне към.
Стъпка 5. Изпълнете заявката
Щракнете върху бутона Run в раздела Deign. Заявката ще бъде изпълнена и данните ще бъдат добавени към таблицата. Можете да отворите таблицата, за да проверите дали данните са добавени правилно.
Част 5 от 6: Създаване и използване на формуляри
Стъпка 1. Изберете таблицата, за която искате да създадете формуляр
Формулярите ви позволяват лесно да виждате данните за всяко поле, както и бързо да превключвате между записи или да създавате нови. Формулярите са от съществено значение за продължителни периоди на въвеждане на данни, тъй като повечето хора ги намират за много по -лесни за работа, отколкото таблици.
Стъпка 2. Щракнете върху бутона Формуляр в раздела Създаване
Това автоматично ще създаде формуляр въз основа на полетата, съдържащи се в таблицата. Access върши доста добра работа с автоматичното създаване на полета с правилния размер, но можете да преоразмерявате и да се движите около всички елементи във формуляра, който искате.
- Ако не искате да се показва конкретно поле във формуляра, можете да щракнете с десния бутон върху него и да изберете Изтриване.
- Ако вашите таблици имат връзки, под всеки запис ще се появи лист с данни, показващ свързаните данни. Можете да редактирате свързаните си данни по този начин много по -лесно. Например, всеки търговски представител във вашата база данни може да има клиентска база данни, прикрепена към техния запис.
Стъпка 3. Навигирайте в новия си формуляр
Бутоните със стрелки в долната част се движат от запис към запис. Когато превключвате между тях, полетата ще бъдат попълнени от вашите записи. Можете да използвате бутоните по ръбовете, за да преминете към първия или последния запис.
Стъпка 4. Щракнете върху бутона на листа с данни, за да използвате таблицата
Това се намира в горния ляв ъгъл и ще ви позволи да започнете да променяте стойностите на вашата таблица, като използвате формуляра.
Стъпка 5. Направете промени в съществуващите записи
Можете да редактирате текста във всяко поле на всеки запис, за да промените данните в таблицата. Промените ще се отразят автоматично в таблицата, както и във всички свързани таблици.
Стъпка 6. Добавете нови записи
Щракнете върху бутона „Добавяне на запис“близо до бутоните за навигация, за да създадете нов запис в края на списъка. След това можете да използвате полетата за въвеждане на данни в празния запис в таблицата. Това е много по -лесен начин за добавяне на нова информация, отколкото чрез изгледа на таблица.
Стъпка 7. Запазете формуляра, когато приключите
Не забравяйте да запазите формуляра си, като натиснете Ctrl + S, за да можете лесно да получите достъп до него по -късно. Той ще се появи във вашата рамка за навигация в лявата част на екрана.
Част 6 от 6: Създаване на отчет
Стъпка 1. Изберете вашата таблица или заявка
Отчетите ви позволяват бързо да показвате обобщения на вашите данни. Те често се използват за отчети за приходите и доставките и могат да бъдат пригодени за почти всяка употреба. Отчетите извличат данни от таблици или заявки, които сте създали.
Стъпка 2. Щракнете върху раздела Създаване
Изберете типа отчет, който искате да създадете. Има няколко различни начина, по които можете да създадете отчет. Access може автоматично да създаде вашия отчет за вас или можете да създадете персонализиран.
- Отчет-Това ще създаде автоматичен отчет с всички данни от вашия източник. Нищо няма да бъде групирано, но за малки бази данни това вероятно е достатъчно за показване на това, от което се нуждаете.
- Празен отчет - Това ще създаде празен отчет, който можете да попълните с вашите данни, както сметнете за добре. Ще можете да избирате от всяко налично поле, за да създадете персонализиран отчет.
- Съветник за отчети - Съветникът за отчети ще ви води през процеса на създаване на отчета, като ви позволява да избирате и групирате данните си и след това да ги форматирате съответно.
Стъпка 3. Задайте източник за празен отчет
Ако сте избрали да създадете празен отчет, ще трябва да изберете източник за него. Първо щракнете върху раздела Подреждане и след това изберете Лист с свойства. Като алтернатива можете също да натиснете alt="Изображение" + Enter.
Щракнете върху стрелката надолу до полето Източник на запис. Ще се появи списък с наличните ви таблици и заявки. Изберете един и той ще бъде присвоен на отчета
Стъпка 4. Добавете полета към отчета си
След като имате източник, можете да започнете да добавяте полета от него към вашия отчет. Щракнете върху раздела Форматиране и след това щракнете върху Добавяне на съществуващи полета. Списъкът с полета ще се появи в дясната рамка.
- Щракнете и плъзнете полетата, които искате да добавите в рамката за проектиране. Записът ще се появи в доклада. Докато добавяте допълнителни полета, те ще бъдат подредени автоматично със съществуващите полета.
- Можете да преоразмерите полетата, като щракнете върху ръбовете и плъзнете мишката.
- Изтрийте полетата от отчета, като щракнете върху заглавието и натиснете клавиша Delete.
Стъпка 5. Добавете групи към вашия отчет
Групите ви позволяват бързо да анализирате информация в отчет, тъй като ви позволяват да организирате свързана информация. Например, може да искате да групирате продажбите по региони или по продавач. Групите ви позволяват да направите това.
- Щракнете върху раздела Дизайн, щракнете върху бутона Групиране и сортиране.
- Щракнете с десния бутон върху която и да е част от полето, което искате да добавите към група. Изберете Group On от менюто.
- Заглавието ще бъде създадено за групата. Можете да регулирате заглавката с каквото искате да маркирате групата.
Стъпка 6. Запазете и споделете вашия отчет
След като докладът ви бъде финализиран, можете да го запишете и след това да го споделите или да го отпечатате като всеки документ. Използвайте това, за да споделите представянето на компанията с инвеститорите, информация за контакт със служителите и много други.
