Excel е чудесен за таблици с данни, но как можете да го манипулирате и организирате така, че да отговаря на вашите нужди? Инструментът за сортиране ви позволява бързо да сортирате колони по различни формати или да създадете свое собствено персонализирано сортиране за множество колони и типове данни. Използвайте функцията Сортиране, за да организирате логически данните си и да улесните разбирането и използването.
Стъпки
Част 1 от 3: Сортиране по азбучен или цифров ред
Стъпка 1. Изберете вашите данни
Можете или да щракнете и плъзнете, за да изберете колоната, която искате да сортирате, или да щракнете върху една от клетките в колоната, за да я направите активна и да позволите на Excel да избере данните автоматично.
Всичките ви данни в колоната ще трябва да бъдат форматирани по същия начин, за да сортират (т.е. текст, числа, дати)
Стъпка 2. Намерете бутоните за сортиране
Те могат да бъдат намерени в раздела Данни в секцията „Сортиране и филтриране“. За да извършвате бързи сортировки, ще използвате бутоните „AZ ↓“и „AZ ↑“.
Стъпка 3. Сортирайте колоната си, като щракнете върху съответния бутон
Ако сортирате числа, можете да сортирате от най -ниското до най -високото ("AZ ↓") или най -високото до най -ниското ("AZ ↑"). Ако сортирате текст, можете да сортирате във възходящ буквено -цифров ред ("AZ ↓") или низходящ буквено -цифров ред ("AZ ↑"). Ако сортирате дати или часове, можете да сортирате от по -рано към по -късно ("AZ ↓") или по -късно към по -рано ("AZ ↑").
Ако има друга колона с данни до тази, която сортирате, ще бъдете попитани дали искате да включите тези данни в сортирането. Сортирането все още ще бъде колоната, която първоначално сте избрали, но свързаните колони с данни ще бъдат сортирани заедно с нея
Стъпка 4. Отстраняване на неизправности в колона, която няма да сортира
Ако срещате грешки, когато се опитвате да сортирате, най -вероятният виновник са проблеми с форматирането на данните.
- Ако сортирате числа, уверете се, че всички клетки са форматирани като числа, а не като текст. Номерата могат да бъдат внесени случайно като текст от определени счетоводни програми.
- Ако сортирате текст, грешките могат да възникнат от водещи интервали или лошо форматиране.
- Ако сортирате дати или часове, проблемите обикновено произтичат от форматирането на вашите данни. За да може Excel да сортира успешно по дата, трябва да се уверите, че всички данни се съхраняват като дата.
Част 2 от 3: Сортиране с множество критерии
Стъпка 1. Изберете вашите данни
Да предположим, че имате електронна таблица със списък с имена на клиенти, както и с града, в който се намират. За да улесните живота си, искате първо да сортирате по азбучен ред по град, а след това да сортирате всеки клиент по азбучен ред във всеки град. Създаването на персонализирано сортиране може да направи точно това.
Стъпка 2. Щракнете върху бутона Сортиране
Това може да се намери в секцията „Сортиране и филтриране“на раздела Данни. Ще се отвори прозорецът Сортиране, който ви позволява да създадете персонализирано сортиране с множество критерии.
Ако колоните ви имат заглавки в първата клетка, като например „Град“и „Име“, не забравяйте да поставите отметка в квадратчето „Моите данни имат заглавки“в горния ляв ъгъл на прозореца за сортиране
Стъпка 3. Създайте първото си правило
Щракнете върху менюто "Сортиране по", за да изберете колоната, която искате. В този пример първо ще сортирате по град, така че изберете подходящата колона от менюто.
- Запазете „Сортиране включено“на „Стойности“.
- Задайте реда на „A to Z“или „Z to A“в зависимост от това как искате да сортирате.
Стъпка 4. Създайте второто си правило
Щракнете върху бутона „Добавяне на ниво“. Това ще добави правило под първото. Изберете втората колона (колоната Име в нашия пример) и след това изберете реда за сортиране (за по -лесно четене изберете същия ред като първото ви правило).
Стъпка 5. Щракнете върху OK
Вашият списък ще бъде сортиран според вашите правила. Трябва да видите градовете, изброени по азбучен ред, а след това имената на клиентите да бъдат сортирани по азбучен ред във всеки град.
Този пример е прост и включва само две колони. Можете обаче да направите сортирането си толкова сложно, колкото искате, и да включите много колони
Част 3 от 3: Сортиране по цвят на клетка или шрифт
Стъпка 1. Изберете вашите данни
Можете или да щракнете и плъзнете, за да изберете колоната, която искате да сортирате, или да щракнете върху една от клетките в колоната, за да я направите активна и да позволите на Excel да избере данните автоматично.
Стъпка 2. Щракнете върху бутона Сортиране
Бутонът Сортиране може да бъде намерен в раздела Данни в секцията „Сортиране и филтриране“. Това ще отвори прозореца Сортиране. Ако имате друга колона с данни до тази, която сортирате, ще бъдете попитани дали искате да включите тези данни в сортирането.
Стъпка 3. Изберете „Цвят на клетката“или „Цвят на шрифта“в менюто „Сортиране на“
Това ще ви позволи да изберете първия цвят, по който искате да сортирате.
Стъпка 4. Изберете кой цвят искате първо да сортирате
В колоната „Поръчка“можете да използвате падащото меню, за да изберете кой цвят искате да поставите първи или последен в сортирането. Можете да изберете само цветове, които присъстват в колоната.
Няма сортиране по цвят по подразбиране. Ще трябва да определите сами реда
Стъпка 5. Добавете друг цвят
Ще трябва да добавите друго правило за всеки цвят в колоната, която сортирате. Щракнете върху „Добавяне на ниво“, за да добавите друго правило към сортирането. Изберете следващия цвят, по който искате да сортирате, и след това реда, който искате да сортирате.
Уверете се, че всяка поръчка е еднаква за всяко правило. Например, ако сортирате отгоре надолу, уверете се, че в секцията „Поръчка“за всяко правило пише „Нагоре“
Стъпка 6. Щракнете върху OK
Всяко правило ще се прилага едно по едно и колоната ще бъде сортирана по цветовете, които сте дефинирали.
Съвети
- Опитайте да сортирате данни по различни начини; тези нови перспективи могат да осветят различни аспекти на информацията.
- Ако вашата електронна таблица има суми, средни стойности или друга обобщена информация под информацията, която трябва да сортирате, внимавайте да не сортирате и тях.
