Темите на имейлите често са това, което читателите използват, за да решат дали да отворят имейла ви. Тези пространства трябва да бъдат запълнени с кратък, ориентиран към детайлите език, ориентиран към детайлите, за да предпазите получателя си от изтриване на имейла ви, без дори да го прочете. Ако посочите точно защо вашият читател би искал да види какво имате да кажете, като използвате подробности в темите си, трябва да се насладите на по -бързи и по -чести отговори на имейлите ви.
Стъпки
Част 1 от 3: Форматиране на вашите теми
Стъпка 1. Избягвайте да оставяте темата празна
Когато решите да не включвате тема, не се възползвате от възможността, която предоставя, за да привлечете вашия читател. Празната тема на тема също ще ви накара да изглеждате мързеливи. Най -важното е, че със сигурност няма да накара читателя ви да се почувства така, сякаш трябва да отвори бързо или да отговори на имейла ви.
Стъпка 2. Напишете темата си, преди да напишете имейла си
Темата ви може да се почувства като последваща мисъл, която не е толкова важна, колкото действителното съдържание на имейла ви. Тъй като това е първото нещо, което читателят ви вижда, това е също толкова критично - ако не и повече! - като това, което е вътре. За да сте сигурни, че отделяте достатъчно време и внимание на темата си, напишете я, преди да напишете нещо друго.
Стъпка 3. Следвайте стандартните правила за главни букви, за да избегнете небрежност
Освен ако не изпращате бърза бележка на някой, когото познавате добре, трябва да третирате имейлите си като официални съобщения. Пишете темите си с главни букви по същия начин, по който бихте заглавията на вашите презентации.
Запомнете няколко основни правила, които ще ви помогнат да изписвате правилно главни букви. Например, винаги пишете с главни букви първата и последната дума от темите си. Винаги трябва също да пишете главни имена (планина, презентация, сграда), местоимения (той, тя, те), глаголи (върви, промяна), наречия (бързо, бавно) и прилагателни (небрежно, отлично). Не трябва да пишете главни членове (a, an, the), предлози (in, out) или координиращи съюзи (и, но)
Стъпка 4. Избягвайте да третирате темите си като пълни изречения
Докато темите ви трябва да са граматически правилни, разглеждайте ги като заглавия, а не като изречения, които винаги се нуждаят от пунктуация. Темите ви не трябва да се поставят с точка, въпросителен знак или удивителен знак.
- Имайте предвид, че някои филтри за спам автоматично ще изпращат имейли с прекъснати теми към филтъра за нежелана поща.
- Понякога може да искате да използвате въпросителен знак, за да привлечете вниманието на вашия читател. Не прекалявайте с тази стратегия.
- Свържете няколко фрази в теми с тирета. Например, темата: „Планирана среща за вторник - необходимо е вашето присъствие“, съдържа две отделни фрази, свързани с тире.
Стъпка 5. Поддържайте темите си под 50 знака
Темите ви трябва да са възможно най -кратки. Това понякога може да изисква да изоставите някои подробности в полза на други. Най -важно е вашият читател да знае какво трябва да направи до момента, в който прочете темата ви.
Не винаги е възможно да запазите темите си на или под 50 знака. Понякога ще преминете десет символа. Ако започнете да снимате за правилото от 50 знака, автоматично ще започнете да пишете по-кратки теми
Стъпка 6. Поставете важни думи на първо място, за да привлечете вниманието на читателя
Какви са тези думи, ще се различават в зависимост от целта на вашия имейл. Вашето име и заглавие може да се наложи да са на първо място в някои имейли, докато действието, изисквано от вас или читателя, може да е предварително в други. Помислете какво ще накара вашия читател да отвори имейла ви и поставете думите, които съответстват на тази тема, в самото начало на темата.
Като цяло трябва да започнете темата с дума, която показва защо се свързвате с читателя си. Ако наскоро сте променили правилата за офиса, например, напишете: „Променени правила на компанията - нуждае се от вашия преглед днес“
Стъпка 7. Изберете конкретни съществителни и глаголи, за да съобщите целта на имейла
Не включвайте неясни или неясни съществителни и глаголи в темата си. Вместо това използвайте думи, които конкретно показват какво искате от вашия читател. Това ще намали дължината на темата ви, като същевременно ще предостави необходимите подробности в темата ви.
Вместо: „Да се свържа с вас, за да проверите нова информация“, напишете: „Ревизирани правила за човешки ресурси - необходимо е одобрение до сряда“. Във втората версия на темата сте изяснили точно какво представлява „новата информация“и защо се свързвате с читателя. Коригирахте всяко объркване дали получателят трябва да прочете имейла и какво трябва да направи, след като го отвори
Част 2 от 3: Предоставяне на подробности във вашите теми
Стъпка 1. Посочете целта на вашия имейл
Кажете на читателя защо се свързвате с тях. Бъдете възможно най -конкретни. Това ще помогне на читателя да разбере веднага дали трябва да отвори съобщението ви.
- Тема, в която се иска препоръчително писмо или препоръка, може да изглежда така: „Искане на справка за Тамара Г. до петък 6/2“.
- Ако предлагате на читателя си полза, опитайте нещо като: „Сменете маслото си с 50% отстъпка на Джим само тази седмица“.
Стъпка 2. Напишете какво действие искате вашият читател да предприеме
Веднага щом види вашия имейл, вашият читател ще иска да знае какво трябва да направи. Притежаването на тези знания незабавно ще подготви вашия читател да потърси допълнителни подробности в съдържанието на вашата бележка.
Вместо да пишете „Потърсете фаворит“, направете темата си: „Нуждаете се от вашата помощ при писането на предложение за проект следващата седмица“. Това позволява на читателя да знае не само, че молите за помощ, но също така обяснява какво точно се надявате, че читателят ще направи за вас
Стъпка 3. Осигурете краен срок, така че читателят да знае кога да отговори
Ако не уведомите читателя, когато имате нужда от тях да предприемат действия или да отговорят, той може да отвори имейла ви чак утре, следващата седмица или дори следващия месец. Това не е така, защото вашият читател не иска да ви помогне. Повечето хора получават десетки или дори стотици имейли на ден, така че имейлите без ясни срокове лесно се губят в стадото.
Ако вашият имейл е особено важен и се нуждае от незабавен отговор, можете да използвате думите „Спешно“, „Критично“или „Необходим незабавен отговор“, за да уведомите читателя си, че трябва да обърнат специално внимание на тази бележка
Стъпка 4. Посочете кой сте, ако читателят вече не ви познава
Понякога ще изпращате имейл на хора, които никога не сте срещали преди. В тези случаи може да е важно да предоставите на читателя си заглавието, фирмата или името си, за да има причина да отворят бележката ви. В противен случай може да изглеждате просто случаен човек, чийто имейл може да отиде направо в кошчето!
Може би сте студент, който се свързва с местен политик за училищен проект. Напишете: „Интервю за старши гимназист, искащо интервю за проект, срокът е 6/24“
Стъпка 5. Споменете среща с читателя, ако те са скорошни познати
Може да се свържете с този човек, защото току -що сте се запознали и се надявате да развиете по -близки отношения с него. Поставете паметта си в темата, така че те да си спомнят, че са ви срещнали. По-вероятно е да направят последващи действия, ако си спомнят предишната ви среща.
Може би сте имали кратка дискусия на конференция или вечеря за някои от вашите общи интереси. Направете темата си: „Проследяване на нашия чат в Confirs на писателите, 4/30.“
Стъпка 6. Назовете взаимния си контакт, ако се запознавате с читателя
Ако някой друг ви е свързал с получателя, важно е да изясните този факт. Вашият читател ще има много по -голяма вероятност да отвори имейл с тема, която включва името на някой, когото познават, а не на анонимен човек, когото никога не са срещали. Вашият читател може също да избере да се свърже с вашия взаимен контакт, за да потвърди въвеждането.
Например напишете: „Dr. Студентът на Смит @ Хопкинс, искащ среща следващия месец."
Част 3 от 3: Рационализиране и корекция на вашите теми
Стъпка 1. Използвайте прост език, за да избегнете объркване
Не искате читателят ви да има проблеми с разбирането на темата ви. Избягвайте да използвате прекалено дълги думи и сложен речник. Представете се, че изпращате имейла си на средношколче и се запитайте дали те биха могли да разберат всяка дума в темата.
Избягвайте да използвате неясен речник, когато е по -проста дума. Изберете: „Нови офис правила - прегледайте и отговорете бързо“, вместо „нови офис правила - прегледайте и отговорете с лекота“. „Бързо“и „с лекота“означават едно и също нещо, но първият вариант е по-малко отблъскващ и объркващ
Стъпка 2. Използвайте символи и съкращения, за да съкратите темите
Много думи могат да бъдат съкратени, без да оставя читателя объркан. Използвайте само общи съкращения и символи и прочетете темата, за да сте сигурни, че няма да има объркване относно целта на вашия имейл.
Например всички дни от седмицата могат да бъдат съкратени. „@“Е общ символ за „в“. Можете също да използвате „RE:“, за да означава „около“. „EOM“може да се използва за „края на съобщението“, а „EOD“може да означава „края на деня“
Стъпка 3. Проверете за правописни и граматически грешки
Както всяка друга част от имейла ви, темата ви трябва да е без грешки. Това ще гарантира, че няма да изглеждате непрофесионално или мързеливо веднага, преди читателят ви дори да има възможност да отвори бележката ви.
- Проверката на правописа по имейл може да не покрива темите, така че бъдете особено внимателни с правописни грешки. Ако се притеснявате, копирайте и поставете темата в документ на Word или Google и стартирайте проверката на правописа там.
- Темата ви може да не се нуждае от пълно изречение. Избягвайте обаче често срещани граматически грешки като объркването „те са“, „техните“и „там“или „вие“и „вашият“.
Стъпка 4. Прочетете темите на темата на глас, за да проверите за яснота
Най -добрият начин да се уверите, че темите ви са прости, стегнати и правилно написани, е да ги прочетете на глас за себе си. Когато чуете изречените си думи, ще уловите грешки, които не бихте направили, ако просто сте ги проверили на екрана.
Ако сте на обществено място, прочетете тихо думите под дъх
Предупреждения
- Не въвеждайте рутинни теми на имейли с удивителен знак !!! или всички CAPS. Ще загубите доверие.
- Никога не започвайте изречение в темата, което завършвате в съдържанието на имейла си. Например, не бихте искали да напишете „Молба за услуга, която бих искал да направите …“в темата и след това да отворите имейла с: „направете до петък“.
