Може да изглежда трудно да ограничите важен бизнес имейл. Има толкова много начини да завършите съобщението си! В крайна сметка обаче начинът, по който ще затворите имейла си, ще зависи от няколко различни фактора. Те могат да включват неща като колко добре познавате човека, на когото пишете, целта на имейла и дали вашият имейл е част от верига. Имайки предвид тези фактори, съставете подходящо последно изречение. След това изберете правилното отписване и решете какво да поставите в подписа си.
Стъпки
Част 1 от 3: Писане на заключителни бележки
Стъпка 1. Напомнете на получателя целта на вашия имейл
Има много причини да напишете имейл в бизнес среда. Определянето на основната цел на имейла ще ви помогне да определите най -добрия начин да го завършите.
- Например, ако правите заявка, завършете с нещо като „Благодаря ви за отделеното време“или „Благодаря за вниманието ви“.
- Ако отговаряте на искане за информация или помощ, можете да завършите с „Надявам се, че това помага!“или „Кажете ми, ако има друг начин да ви помогна.“
- Ако организирате среща лице в лице, може да завършите с нещо като „Ще се видим следващата седмица!“
Стъпка 2. Използвайте подходящ тон за вашата аудитория
Помислете колко добре познавате човека, на когото пишете, какви отношения имате с него и какво се опитвате да постигнете. Имейл до мениджър от по-високо ниво или до важен нов клиент вероятно трябва да бъде по-официален от имейл до добре познат колега.
- Например, ако организирате среща с клиент, добро заключително изявление може да бъде нещо като: „Очаквам с нетърпение срещата ни на 24 -ти. Ако имате въпроси, моля, свържете се с мен на 555-555-5555."
- От друга страна, ако уреждате приятелска среща с колега, когото познавате добре, може да е напълно добре да завършите с нещо като: „Звучи добре! Ще се видим утре!:)”
Стъпка 3. Не включвайте заключително изявление, ако вашият имейл е част от верига
Ако това е първият ви имейл по разглежданата тема или ако е особено важен имейл, вероятно е добра идея да включите заключителна благодарност или „призив за действие“. Краткостта обаче е важна в бизнес имейлите. Ако вашият имейл е част от дълга верига, може да не се наложи да включвате нещо освен най -съществената информация.
Например, ако приключвате дълъг разговор по имейл с шефа си за задача, може да не се наложи да казвате много повече от: „Добре. Ще го направя преди края на деня в петък. - М."
Част 2 от 3: Избор на регистрация
Стъпка 1. Изберете отписване, което съответства на тона на вашия имейл
Ако вашият имейл е официален, подпишете с нещо като „С най -добри пожелания“или (за още по -официално докосване) „С уважение“. За по -малко официални имейли може да сте добре да използвате нещо като „Внимавай“или „Наздраве“.
Ако сте имали предишни имейли от човека, на когото пишете, може да погледнете отписването му и да съобразите тона си с техния. Например, ако са склонни да подписват с нещо като „Сърдечни поздрави“, трябва да подпишете с подобно ниво на официалност
Стъпка 2. Използвайте отписване, което отговаря на целта ви
Подобно на заключителното изречение, отписването може също да отразява целта на вашия имейл. Например, ако правите проста заявка или изразявате накратко благодарност за нещо, може да използвате знак за отписване като „Много благодаря“или „Много благодаря“, последван от вашия подпис.
Стъпка 3. Избягвайте нещо прекалено привързано
Освен ако не познавате добре човека, на когото пишете, избягвайте всичко твърде жаргонно, неформално или привързано. По принцип неща като „Любов“, „XOXO“или „Прегръдки“не трябва да се използват в бизнес имейли.
Стъпка 4. Пропуснете влизането в кратки или верижни имейли
Ако вашият имейл е част от дълга верига или ако се опитвате да съобщите нещо много кратко и бързо на колега, може изобщо да не е необходимо да включвате отписване.
Ако не се чувствате комфортно да пропуснете излизането изобщо, просто отписване като –Bernice или –B. би трябвало да е добре за кратки, неофициални имейли
Част 3 от 3: Подписване на имейла ви
Стъпка 1. Включете вашата основна идентификационна информация
Колко информация ще включите в подписа си зависи от това колко добре познавате кореспондента си и колко често сте общували с тях.
- Имейлът за първи път вероятно трябва да включва поне вашето пълно име, длъжност, място на работа и телефонен номер.
- Когато общувате с колега или с някого, на когото често изпращате имейл, вероятно е достатъчно да се подпишете с вашето име или инициал.
Стъпка 2. Поддържайте подписа си кратък
Като цяло е най -добре да не претрупвате бизнес имейл с много допълнителен текст и изображения. Избягвайте да добавяте нищо ненужно към вашия имейл подпис, като кавички, блестящи графики или много връзки.
Стъпка 3. Настройте автоматичен подпис
Ако не искате да изписвате длъжността си и информацията за контакт всеки път, когато изпращате важен имейл, може да искате да създадете подпис, който вашият имейл клиент да може автоматично да добавя към вашите съобщения.
Някои програми, като Outlook, ви позволяват да създавате множество подписи, така че можете да изберете този, който е най -подходящ за всеки даден имейл
Съвети
-
Вашият подпис трябва да изглежда така:
- С Най-Добри Пожелания,
- Джейн Доу, пазарен анализатор
- MegaCorp
- 214-444-1234
- В повечето имейл клиенти като Outlook и т.н. е много лесно да настроите подпис, който се прикрепя автоматично към всеки имейл.
Предупреждения
- Накарайте друг човек да провери отново работата ви, ако е възможно. Няма заместител на правилната корекция.
- Редактирайте и коригирайте всички писма, преди да ги изпратите - тоест прочетете за правилна граматика и правопис и премахнете печатните грешки. Променете двусмислен език, например думи и фрази, които са неясни или имат двойно значение.
- Използването на проверка на правописа не е безпогрешно, тъй като софтуерът често ще вмъква правилно изписана дума, но не и правилната за контекста. Промяната на „bankroll“на „blank roll“наистина променя смисъла на изречението. Трябва също да разчитате на собствените си познания за тънкостите на граматиката, тъй като предложенията на софтуера не винаги са правилни.
