4 начина за създаване на ефективна PowerPoint

Съдържание:

4 начина за създаване на ефективна PowerPoint
4 начина за създаване на ефективна PowerPoint

Видео: 4 начина за създаване на ефективна PowerPoint

Видео: 4 начина за създаване на ефективна PowerPoint
Видео: Вмъкване на изображения и снимки в PowerPoint презентация от различни източници (видео 17 от 100) 2024, Март
Anonim

Страхувате ли се, че вашият PowerPoint ще приспи аудиторията ви? Или че ще започнете презентацията си само за да осъзнаете, че половината от вашите слайдове са безсмислени? Вероятно сте издържали справедливия си дял от скучните PowerPoints и сега сте решени, че презентацията ви ще бъде по -добра. С няколко лесни ощипвания можете да имате ефективен PowerPoint, който аудиторията ви ще намери за полезен и ангажиращ.

Стъпки

Метод 1 от 4: Създаване на вашето съдържание

Създайте ефективна PowerPoint Стъпка 9
Създайте ефективна PowerPoint Стъпка 9

Стъпка 1. Напишете речта си, преди да започнете да правите PowerPoint

Трудно е да се направи презентация, ако не знаете какво смятате да кажете. Обсъдете какво планирате да кажете и го разделете на парчета. След това направете очертания или запишете бележки за себе си. Може дори да създадете кратък скрипт.

Използвайте своя контур или бележки, за да решите какво трябва да бъде включено във вашите слайдове

Създайте ефективна PowerPoint Стъпка 10
Създайте ефективна PowerPoint Стъпка 10

Стъпка 2. Съобразете информацията така, че да отговаря на вашата аудитория

Вероятно бихте създали много различни презентации за клас гимназисти в сравнение с група ръководители на бизнес, дори ако темата е същата. Помислете за средната възраст и произхода на членовете на вашата аудитория, когато пишете слайдовете си. Представете идеите си по начин, който ще бъде лесно смилаем за тях.

  • Ако вашата аудитория ще има по -малко познания за вашата тема, избягвайте да използвате жаргон и отделете малко повече време за обясняване на понятия, които трябва да разберат.
  • Ако говорите с хора, които знаят много за вашата тема, вероятно няма нужда да включвате толкова много информация и може да е добре, като използвате някакъв общ жаргон.
  • За аудитория със смесен опит можете да включите малко основна информация, ако е необходимо, но може да я сведете до минимум, за да не се отегчават много познаващите членове на аудиторията.
Създайте ефективна PowerPoint Стъпка 11
Създайте ефективна PowerPoint Стъпка 11

Стъпка 3. Включете само съществена информация за подобряване на четливостта

Вероятно искате да предоставите на аудиторията си възможно най -много информация, но те ще се борят да четат слайдове, натъпкани с текст. Не се притеснявайте да пишете пълни изречения или да изброявате всеки един детайл. Просто включете акцентите, като основните си точки, данни и ключови концепции.

  • Да предположим, че изнасяте презентация, обясняваща резултатите от проучване, проведено в местен парк. Вашият слайд може да включва маркери, които казват „Проучване, проведено в продължение на 3 месеца“, „Включени са само възрастни“, „62% искат ново оборудване за детска площадка“и „32% искат инсталирана подложка за пръскане“.
  • Вашата презентация не трябва да включва всичко, което планирате да кажете.
Създайте ефективна PowerPoint Стъпка 4
Създайте ефективна PowerPoint Стъпка 4

Стъпка 4. Ограничете се до 5 реда текст на слайд с до 6-8 думи на ред

Искате аудиторията ви да слуша това, което казвате, а не да чете абзаци с информация на вашите слайдове. Вашите най -дълги слайдове трябва да бъдат ограничени до 5 реда, като повечето от слайдовете ви имат 2 до 4 реда текст. Избирайте думите си внимателно, така че публиката да види само това, което трябва да запомни от вашата презентация.

Това означава, че слайдовете ви трябва да съдържат не повече от 40 думи

Метод 2 от 4: Проектиране на вашата презентация

Създайте ефективна PowerPoint Стъпка 1
Създайте ефективна PowerPoint Стъпка 1

Стъпка 1. Приложете последователен шаблон, който има минималистична цветова схема

Не се стресирайте прекалено много по темата си. Не се нуждаете от сложна цветова палитра или уникален дизайн, за да създадете завладяващ PowerPoint. Повечето хора харесват прост формат, който е лесен за очите. Изберете шаблон, който включва 2-3 цвята и прост дизайн.

  • Когато отворите нова презентация на PowerPoint, разделът с шаблони ще се отвори автоматично. Можете да изберете представен шаблон или да потърсите конкретен стил. Най -добре е да зададете шаблон, преди да направите нещо друго, тъй като промяната на шаблона може да измести позиционирането на съществуващ текст и изображения.
  • Например, можете да изберете шаблон, който има проста рамка и използва цветова схема от черно и жълто или кестеняво -бяло. Ако представлявате организация, можете да използвате техните цветове.
  • PowerPoint презентациите обикновено са хоризонтални, така че като цяло е най -добре да не превключвате ориентацията на слайда в портретна.
Създайте ефективна PowerPoint Стъпка 2
Създайте ефективна PowerPoint Стъпка 2

Стъпка 2. Изберете контрастни цветове за фона и текста за четене

Изборът на грешни цветове може да затрудни четенето на вашите слайдове. Ако фонът ви е тъмен, изберете светъл цвят за вашия шрифт. Ако използвате светъл цвят за фон, отидете с тъмен шрифт. Използвайте едни и същи цветове на всички слайдове.

  • Обикновено е добре да използвате цветовете по подразбиране за избраната от вас тема. Може обаче да решите да ги промените, ако текстът се слее с фона.
  • Можете да промените цветовете, като използвате полето за цвят на лентата с инструменти в горната част на екрана.
  • Например, можете да използвате бял текст на кестеняв фон или черен текст на бял фон. Като цяло светлият текст на тъмен фон се чете най -лесно.
  • Винаги използвайте солиден фон. Отпечатъците и дизайните може да изглеждат добре, но затрудняват аудиторията ви да прочете текста ви.
  • Никога не използвайте червено и зелено заедно или синьо и жълто заедно, тъй като хората, които са далтонисти, няма да могат да четат материала.
Създайте ефективна PowerPoint Стъпка 3
Създайте ефективна PowerPoint Стъпка 3

Стъпка 3. Изберете ясен, четлив шрифт за заглавията и основния текст

Добре е да използвате един шрифт за цялата си презентация, но може да предпочетете да използвате заглавен шрифт за заглавията на слайдовете си и текстов шрифт за информацията в тялото на вашите слайдове. Устоявайте обаче на желанието да използвате множество шрифтове за различни видове информация, тъй като това може да направи презентацията ви да изглежда непрофесионална и да обърка аудиторията.

  • Подобно на цветовете, може да решите да използвате шрифтовете по подразбиране, които идват с избраната от вас тема. Уверете се обаче, че размерът на шрифта не е твърде малък.
  • Ще видите падащи менюта за стила на шрифта и размера на шрифта по лентата с инструменти в горната част на екрана. Щракнете върху менюто, за да изберете желания стил и размер.
  • Безсерифните шрифтове като Arial и Helvetica са най -лесните за четене в слайдшоу, така че те са чудесен вариант. Можете да използвате Arial за заглавията си и Helvetica за основния си текст.
  • Не използвайте забавен или глупав шрифт, като Comic Sans. Те могат да направят вашата PowerPoint по -малко ефективна, като подкопаят съобщението ви.
Създайте ефективна PowerPoint Стъпка 4
Създайте ефективна PowerPoint Стъпка 4

Стъпка 4. Задайте шрифта си между 24 pt и 48 pt, така че да е видим

Когато гледате презентацията си на компютърен екран, малък шрифт изглежда страхотно. Въпреки това, след като презентацията ви се прожектира на екран, този шрифт може да е твърде малък, за да може повечето от аудиторията да го прочете. Винаги настройвайте шрифта си на поне 24 pt, така че хората да могат да виждат текста ви и да използват същия размер на шрифта за всички ваши слайдове.

  • За да видите дали шрифтът е достатъчно голям, застанете на около 6 фута (1,8 м) от монитора на компютъра си и вижте дали можете да прочетете шрифта.
  • Помислете колко хора ще бъдат в аудиторията ви, когато задавате шрифта. Ако правите презентация в малка конферентна зала, 24 pt шрифт вероятно ще изглежда страхотно. Ако обаче представяте в голяма аудитория, може да се наложи да използвате шрифт от 48 pt.
Създайте ефективен PowerPoint Стъпка 5
Създайте ефективен PowerPoint Стъпка 5

Стъпка 5. Подравнете текста си вляво, така че да е лесен за четене

Въпреки че няма правило, че не можете да центрирате текста си, по принцип е по -лесно за вашата аудитория да чете текст, ако е подравнен вляво. По този начин точките за подреждане ще се подредят добре. Ако искате текстът ви в центъра на страницата, просто свийте размера на текстовото поле и използвайте мишката, за да преместите полето в центъра на слайда.

Можете също така да запълните празно място на вашия слайд с изображение

Създайте ефективен PowerPoint Стъпка 6
Създайте ефективен PowerPoint Стъпка 6

Стъпка 6. Използвайте удебелен или увеличен текст за заглавия или ключови факти

Добре е да пропуснете това, но може да имате някои точки или данни, които искате да подчертаете в презентацията си. Ако е така, продължете напред и удебелете този текст или го уголемете леко, така че да се откроява. Просто не забравяйте да използвате това минимално, така че публиката да разбере, че подчертаният текст е важен.

  • Като пример можете да удебелите всяка статистика, която използвате в презентацията си. Можете да напишете: „До 64% от учениците подобриха своите резултати от тестове."
  • По подобен начин можете да го използвате, за да подчертаете конкретни формулировки, като „Мнозинство Много доволен с паркови услуги.”
Създайте ефективна PowerPoint Стъпка 7
Създайте ефективна PowerPoint Стъпка 7

Стъпка 7. Изберете основен преход към слайд, който не отвлича вниманието

Имате толкова много забавни преходи, от които да избирате и може да се изкушите да накарате вашите слайдове да летят, да изчезнат или да се завъртят, когато щракнете върху следващия слайд. Членовете на аудиторията обаче намират това за досадно след няколко слайда и може да отклони вниманието от вашето съобщение. Вместо това изберете единичен прост преход, за да преминете от слайд към слайд.

  • Можете да избирате и променяте преходи, като щракнете върху раздела преходи в горната част на екрана. Когато се отвори менюто, щракнете върху прехода, който искате да опитате да видите визуализация.
  • Преходът към избледняване е чудесен вариант. Когато щракнете върху следващия слайд, текущата ви страна ще избледнее, за да разкрие новия слайд.
  • Можете също да опитате прехода на корицата, където изглежда, че новият слайд се движи пред стария слайд.
Създайте ефективен PowerPoint Стъпка 8
Създайте ефективен PowerPoint Стъпка 8

Стъпка 8. Ограничете анимациите и звуковите ефекти за по -професионален външен вид

Вероятно сте виждали презентации, където думите изскачаха на екрана или звънец, когато слайдът се смени. Вашето представяне обаче ще бъде по -ефективно, ако поддържате дизайна си прост. Използвайте тези функции само ако искате да подчертаете определен слайд или информация.

Може да използвате анимации на един слайд, който е изключително важен за вашата презентация. Например, ако използвате диаграма за представяне на някои данни, може да включите звуков ефект само на слайда на диаграмата

Метод 3 от 4: Поставяне на вашето съдържание на вашите слайдове

Създайте ефективен PowerPoint Стъпка 12
Създайте ефективен PowerPoint Стъпка 12

Стъпка 1. Планирайте да отделите около 1 минута за всеки слайд

Не искате да сменяте слайдовете твърде често, защото аудиторията ви може да загуби фокус. Като цяло имате нужда от приблизително 1 слайд за всяка минута от презентацията. Включете достатъчно информация за всеки слайд, за да запълните тази минута.

  • Количеството информация, от която се нуждаете за всеки слайд, ще зависи от това, което планирате да кажете. Помислете колко обяснения ще дадете за всяка точка, за да решите колко информация да включите във всеки слайд.
  • Не е нужно да отделяте точно 1 минута за всеки слайд, но използвайте това като груба насока. Добре е да прекарате 45 секунди на 1 слайд и 90 секунди на друг. Опитайте се обаче да избягвате слайдове, за които отделяте само 20 до 30 секунди.
  • Рискувате да загубите вниманието на аудиторията си при всяка смяна на слайдове, така че не искате да го правите твърде често.
Създайте ефективна PowerPoint Стъпка 13
Създайте ефективна PowerPoint Стъпка 13

Стъпка 2. Минимизирайте използването на пунктуация, защото това затрупва слайда ви

Вероятно се притеснявате да използвате лоша граматика в презентацията си, но PowerPoint е различен от есе или доклад. Не се притеснявайте да поставяте запетаи или точки в края на списъците с куршуми. Освен това се опитайте да съкратите всички дълги изречения, така че да не се нуждаят от пунктуация. Напълно е добре да има фрагменти от изречения в PowerPoint.

Ако използвате много пунктуации, вероятно имате твърде много информация за слайдовете си. Върнете се и вижте какво можете да изрежете, за да преминете към най -важното

Създайте ефективен PowerPoint Стъпка 15
Създайте ефективен PowerPoint Стъпка 15

Стъпка 3. Не използвайте всички големи букви, освен в заглавията

Може би си мислите, че изписването с главни букви на цяла дума или фраза подчертава важността на думите, но за вашата аудитория е по -трудно да чете текст с всички главни букви. Освен това хората обикновено възприемат текст с главни букви като викане. Използвайте изречения за целия си блоков текст на слайдовете, така че да са лесни за четене.

Не забравяйте, че винаги можете да удебелите важни думи, за да привлечете вниманието към тях

Създайте ефективен PowerPoint Стъпка 14
Създайте ефективен PowerPoint Стъпка 14

Стъпка 4. Използвайте списък с точки, за да представите ключови моменти

Списъците с куршуми са хлябът на PowerPoint презентацията. Повечето от вашите слайдове ще се състоят от списъци с думи и фрази. Опитайте се да включите около 2-4 ключови точки на слайд.

Ако сравнявате или контрастирате тема, може да създадете 2 колони на слайда си. В идеалния случай ограничете всяка колона до 3-4 точки, така че все още да е лесна за четене

Създайте ефективен PowerPoint Стъпка 15
Създайте ефективен PowerPoint Стъпка 15

Стъпка 5. Показвайте данни в диаграми или графики, така че да са лесни за разбиране

Няма проблем, ако презентацията ви няма диаграми или графики, но използвайте ги, ако можете. Хубава диаграма или графика ще повиши професионализма на вашата презентация и лесно можете да ги създадете в PowerPoint. Посветете пълен слайд на диаграма или графика, ако използвате такава.

  • Например, можете да използвате лентова диаграма за представяне на увеличаване на продажбите, или кръгова диаграма за представяне на поддръжка за позиция.
  • Не използвайте повече от 4 цвята на диаграма, защото слайдът ви ще изглежда твърде зает.
Създайте ефективна PowerPoint Стъпка 16
Създайте ефективна PowerPoint Стъпка 16

Стъпка 6. Включете висококачествени изображения или картинки, за да балансирате слайдовете

Ако искате да заслепите аудиторията си, повечето от вашите слайдове трябва да включват изображение. Изберете снимки, които илюстрират или представят вашите идеи. Поставете ги срещу вашия текст или в отрицателното пространство на слайда. Използвайте изображенията си, за да илюстрирате какво има във вашите слайдове или да замените текст.

  • Използвайте 1 или 2 изображения на слайд, но не използвайте повече от 2.
  • Проверете дали вашите изображения ще изглеждат добре, когато се прожектират върху екран.
  • Не използвайте изображения, които не отговарят на текста ви, защото могат да объркат аудиторията ви. Например, можете да използвате снимка на пикник, ако правите презентация за паркове, но същата снимка би била объркваща, ако говорите за здравеопазване.
  • Бъдете внимателни, когато използвате клип-арт. Основният клип арт може да изглежда остарял за някои членове на аудиторията, затова използвайте само качествени изображения.
Създайте ефективна PowerPoint Стъпка 17
Създайте ефективна PowerPoint Стъпка 17

Стъпка 7. Вградете всички видеоклипове, които използвате, така че да са лесни за гледане

Не е необходимо да използвате видеоклип във вашата PowerPoint, така че не се притеснявайте за това, ако все още нямате планове да го използвате. Можете обаче да използвате видеоклип, за да подкрепите идеите си или да илюстрирате точка. Ако е така, вградете го в PowerPoint, така че лесно да се възпроизвежда по време на презентацията ви. По този начин няма да се налага да излизате от PowerPoint, за да покажете видеоклипа.

Да предположим, че правите презентация за пиесата Макбет. Може да планирате да използвате филмови клипове на важни сцени по време на презентацията си. Вграждането им ще улесни възпроизвеждането на клипа, докато все още сте в режим на презентация

Метод 4 от 4: Завършване на PowerPoint

Създайте ефективна PowerPoint Стъпка 18
Създайте ефективна PowerPoint Стъпка 18

Стъпка 1. Прочетете презентацията си, за да проверите за правописни грешки и правописни грешки

Всеки прави грешки, така че винаги проверявайте това, което пишете, преди да го пуснете в света. Щракнете върху слайдовете си в режим на презентация, за да видите как ще изглеждат те на вашата аудитория. Преминете през всеки слайд, за да се уверите, че заглавието и блокираният текст са правилни.

  • Не забравяйте да поправите всички грешки.
  • Ако можете, помолете някой, на когото имате доверие, да прочете и презентацията. Те могат да уловят грешки, които не виждате веднага.
Създайте ефективна PowerPoint Стъпка 19
Създайте ефективна PowerPoint Стъпка 19

Стъпка 2. Практикувайте речта си, докато движите слайдовете си напред -назад

Това звучи глупаво, но може да се спънете по време на презентацията си, когато е време да смените слайдовете. Прегледайте презентацията си няколко пъти, за да сте сигурни, че можете да щракнете гладко през слайдовете. Не гледайте слайдовете си, докато изнасяте презентацията си, тъй като това кара аудиторията да се чувства така, сякаш й четете. Вместо това се обърнете към скрипт или бележки, ако не можете да рецитирате речта си по памет.

  • Практикувайте речта си пред огледало или сами снимайте, за да можете да направите всички необходими подобрения. Освен това отделете време, ако имате ограничение във времето.
  • Важно е да вървите напред и назад, защото може да накарате членовете на аудиторията да ви помолят да се върнете. По същия начин можете случайно да пропуснете слайд, докато щракнете напред.
Създайте ефективна PowerPoint Стъпка 20
Създайте ефективна PowerPoint Стъпка 20

Стъпка 3. Проверете дали виждате текста от далеч, ако е възможно

Вече сте направили всичко възможно, за да сте сигурни, че презентацията ви е перфектна, но все пак можете да се озовете с размазани слайдове. Ако можете, прегледайте PowerPoint на екрана на проектора, преди да изнесете презентацията си. Проверете отново дали вашите слайдове са лесни за четене дори от задната част на стаята. Ако не можете да ги видите, опитайте да увеличите шрифта или да увеличите проекцията.

Опитайте се да не се притеснявате, ако не можете предварително да проверите презентацията си. Представянето ви вероятно ще бъде наред

Създайте ефективен PowerPoint Стъпка 21
Създайте ефективен PowerPoint Стъпка 21

Стъпка 4. Премахнете текстове или изображения, които трудно се виждат на екрана на проектора

Понякога картина, която изглежда перфектно на екрана на компютъра ви, се превръща в размазано петно, когато я проектирате на екран. По същия начин текстът може да бъде лесен за четене на вашия компютър, но може да работи заедно в режим на презентация. Ако имате проблеми с четенето на нещо на слайда, изтрийте го. Опитайте се да го замените, ако имате време, преди да сте насрочени да изнесете презентацията.

По -добре е да имате празно място на слайда си, отколкото да имате изображения или думи, които вашата аудитория не може да прочете. Вероятно ще се разсеят, опитвайки се да разберат какво има на слайда

Създайте ефективна PowerPoint Стъпка 22
Създайте ефективна PowerPoint Стъпка 22

Стъпка 5. Помолете някой, на когото имате доверие, да гледа вашия PowerPoint и да даде обратна връзка

В повечето случаи не е нужно да се притеснявате за това. Може обаче да искате допълнителна обратна връзка за много важна презентация. Потърсете някой, който е подобен на демографията на вашата аудитория. Покажете им презентацията си и вижте какво мислят.

  • Например, да предположим, че ще бъдете водещ лектор при набиране на средства. Това е доста важна презентация, така че може да искате някой да я провери предварително. Вероятно обаче няма да имате нужда от обратна връзка за всяка работна презентация, която давате.
  • Ако лицето отправя конструктивна критика, която има смисъл за вас, може да преразгледате PowerPoint.

Съвети

  • Вашата аудитория е по -вероятно да слуша вашата реч и да си прави бележки, ако имате по -малко текст на слайдовете си.
  • Не забравяйте да запазвате работата си често.
  • Използвайте грабители на вниманието, за да привлечете слушателите към вашия предмет.
  • Запомнете информацията си, за да не четете презентацията. Вашият PowerPoint трябва да поддържа речта ви като контур.
  • Уверете се, че можете да прочетете всичките си слайдове, преди да произнесете речта си.
  • Не използвайте глупави шрифтове или изображения, тъй като те могат да ви накарат да изглеждате непрофесионално.

Препоръчано: