6 начина за ефективно управление на имейла на Outlook

Съдържание:

6 начина за ефективно управление на имейла на Outlook
6 начина за ефективно управление на имейла на Outlook

Видео: 6 начина за ефективно управление на имейла на Outlook

Видео: 6 начина за ефективно управление на имейла на Outlook
Видео: Nastya and a compilation of funny stories 2024, Март
Anonim

Неподредената пощенска кутия може да затрудни потребителите да намерят необходимия си имейл. Microsoft Outlook е предоставил доста полезни инструменти, които ви помагат да филтрирате имейлите си и да организирате съобщенията си по по -управляем начин. Outlook може дори да ви помогне да увеличите ефективността и производителността. Независимо дали използвате Outlook 2010, Outlook 2007 или Outlook 2003, можете лесно да управлявате имейлите си, като използвате следните инструменти, за да почистите входящата си поща, както и да улесните намирането на необходимата информация.

Стъпки

Метод 1 от 6: Филтриране

Ефективно управление на имейла на Outlook Стъпка 1
Ефективно управление на имейла на Outlook Стъпка 1

Стъпка 1. Бързо филтрирайте съобщенията

Outlook 2010 има нова функция, която помага за сортиране на съобщенията по дати и подреждането им в разговор.

  • Когато използвате тази функция, съобщенията със същата тема ще се появят като разговор и потребителите могат да ги преглеждат, разширяват или свиват, като кликнат върху иконата вляво от реда Тема. Съобщенията във всеки разговор са класифицирани с най -новото съобщение, поставено отгоре. Когато се получи ново съобщение, целият разговор ще се премести в горната част на списъка с имейли, което ви помага лесно да проследявате потока от имейлите.
  • За да активирате разговора, в раздела Изглед на групата Разговор поставете отметка в квадратчето Покажи като разговор. Можете да намалите размера на разговор с функцията Почистване. Тази функция ще ви помогне да премахнете дублиращите се съобщения в разговора.
  • В раздела Начало в групата Изтриване щракнете върху Почистване, след което върху Почистване на разговор. Във всички версии на Outlook потребителите могат по -бързо да намерят съобщенията в папката на пощенската кутия, като променят начина им на класифициране в папката за имейли. Например можете да сортирате имейлите си по дата, изпращач и размер на файла или ниво на важност.
Ефективно управление на имейла на Outlook Стъпка 2
Ефективно управление на имейла на Outlook Стъпка 2

Стъпка 2. Използвайте стандартизирани теми

Менталната енергия, необходима за преместване на фокуса между постоянно променящите се теми, ви изтощава, а не силата на звука. Склонни сте да четете в последователен ред или хронологично, или от „най -важния човек“. Това е изгаряне на мозъка. Използвайте това правило вместо това; той се прилага за имейли от директни отчети и работи по -добре от веригите за разговори.

  • Определете най-добрите 2-5 проекта, които ви вълнуват най-много; създайте тематични заглавия, които да отразяват това.
  • Уведомете екипа, че ще обърнете първоначално внимание на всички тези имейли с тези стандартни тематични заглавия. Тези теми са вашите проекти с най -висок приоритет в момента - вашият имейл ще бъде сортиран по темата и първо приоритет ще бъде прочетен/отговорен.
  • Пояснете ясно, че имейлите с неподходящо заглавие ще изпратят нарушителя изпращач в черния списък за 1 x дни.

Метод 2 от 6: Групиране

Ефективно управление на имейла ви в Outlook Стъпка 3
Ефективно управление на имейла ви в Outlook Стъпка 3

Стъпка 1. Групирайте същите съобщения в папките

Създавайки нова имейл папка, потребителите могат да групират свързани съобщения заедно в папките. Например, можете да групирате съобщенията по тема, проект, комуникация или други категории, които са подходящи за вашите творби или хобита. Потребителите могат също да създадат папка за всички съобщения, изпратени от вашия шеф или някой важен, включително основната информация, която се нуждае от запазване. За да създадете нова папка в Outlook 2010, в раздела Папка, в Ново щракнете върху Нова папка. За да създадете нова папка в Outlook 2007 или Outlook 2003, в лентата с менюта щракнете върху Файл, изберете Ново, след това Папка.

Метод 3 от 6: Папка за търсене

Ефективно управление на имейла на Outlook Стъпка 4
Ефективно управление на имейла на Outlook Стъпка 4

Стъпка 1. Създайте папка за търсене, за да намерите съобщенията

Папка за търсене е бърз и удобен начин да намерите колекция от имейл съобщения. Той не запазва никакви съобщения, но предоставя виртуалните папки, които показват всички съобщения във вашата пощенска кутия въз основа на атрибутите, които търсите. Папките за търсене на Outlook предоставят функции по подразбиране, като например непрочетена поща, но можете също да създадете свое собствено правило. Например можете да използвате папка за търсене, за да намерите цялата информация, свързана с определен проект, важен клиент или предстояща среща.

  • За да създадете папка за търсене в Outlook 2010, в раздела Поща в папката, в Ново щракнете върху Нова папка за търсене.
  • За да създадете папка за търсене в Outlook 2007 или Outlook 2003, в пощата в менюто „Файл“преместете мишката до „Ново“, след което щракнете върху папката „Търсене“.

Метод 4 от 6: Филтър за имейли

Ефективно управление на имейла ви в Outlook Стъпка 5
Ефективно управление на имейла ви в Outlook Стъпка 5

Стъпка 1. Намалете нежеланите имейли с филтъра за имейли

Съхранявайте ненужните имейл съобщения от входящата поща, като използвате филтъра за нежелана поща на Outlook. Този филтър ще изпраща имейлите, които са означени като нежелани имейли, в отделна папка в пощенската кутия. Потребителите могат да преглеждат съдържанието на тази папка, за да се уверят, че няма погрешно изпратени валидни имейли. Ако е така, трябва да настроите филтъра, за да избегнете грешна маркировка на съобщенията в бъдеще.

Метод 5 от 6: Цветова категория

Ефективно управление на имейла на Outlook Стъпка 6
Ефективно управление на имейла на Outlook Стъпка 6

Стъпка 1. Задайте категория цвят

Задайте цвят на несвързана група имейл съобщения и други категории в Outlook, като бележки, контакти и срещи. Оттам потребителите могат лесно да ги идентифицират и сортират. Например, можете лесно да проследявате всички съобщения, срещи и контакти за проект за продажби на компютри, като създадете категория, наречена „Продажби на компютри“и й присвоите съобщенията.

Метод 6 от 6: Флагване

Ефективно управление на имейла ви в Outlook Стъпка 7
Ефективно управление на имейла ви в Outlook Стъпка 7

Стъпка 1. Флаг за последващи действия

Потребителите могат да използват функцията Flag for Follow Up, за да маркират имейл съобщенията и задачите, за да им помогнат да ги сортират или маркират. Флаговете ще ви подканят да проследите проблем, да посочите нечия молба или поръчка за подканено съобщение и контакт. Те също могат лесно да подредят папката ви с имейли, защото знаете точно какво да правите и кога да го направите. Имайте предвид, че когато създавате задача и задавате дата на изтичане на задачата, тя автоматично ще бъде маркирана, така че да не забравите датата на изтичане на действието и да я изпълните.

Препоръчано: