Това wikiHow ви учи как да използвате функцията „Сливане на поща“в Microsoft Word. Mail Merge ви позволява да използвате електронна таблица с информация за контакт, за да присвоите автоматично различен адрес, име или друга информация към всяко копие на документ. Това е полезно при персонализиране на бюлетини или изявления, тъй като не е нужно да пишете на ръка името или адреса на всеки човек в горната част на всеки документ.
Стъпки
Част 1 от 3: Създаване на лист за контакт
Стъпка 1. Отворете Microsoft Excel
Иконата на приложението Microsoft Excel прилича на бял "X" на тъмнозелен фон. Ще се отвори страницата на Excel "New".
Ако вече имате лист за контакти в Excel, вместо това преминете към импортиране на контактите в Excel
Стъпка 2. Щракнете върху Празна работна книга
Намира се в горната лява част на страницата „Нова“. Това ще отвори нов, празен документ на Excel.
Стъпка 3. Добавете заглавките на контактите си
Започвайки в клетката А1 и като се придвижите оттам, въведете следните заглавки:
- FirstName - Имената на вашите контакти ще бъдат в тази колона (клетка А1).
- LastName - Фамилните имена на вашите контакти ще бъдат в тази колона (клетка В1).
- Тел - Телефонните номера на вашите контакти ще бъдат в тази колона (клетка C1).
- StreetAddress - Пощенските адреси на вашите контакти ще бъдат в тази колона (клетка D1).
- Град - градовете на пребиваване на вашите контакти ще бъдат в тази колона (клетка E1).
- Състояние - Състоянията на пребиваване на вашите контакти ще бъдат в тази колона (клетка F1).
- ZIP - Пощенските кодове на вашите контакти ще бъдат в тази колона (клетка G1).
- Имейл - Имейл адресите на вашите контакти ще бъдат в тази колона (клетка H1).
Стъпка 4. Въведете информацията за вашите контакти
Започвайки от колона А, клетка 2, започнете да въвеждате информацията за контакт за всеки от хората, за които искате да генерирате сливане на поща.
Преди да продължите, уверете се, че тази информация е точна
Стъпка 5. Запазете документа си
За да направите това:
- Windows - Щракнете Файл, щракнете Запази като, кликнете два пъти Този компютър, щракнете върху място за запазване в лявата част на прозореца, въведете името на документа в текстовото поле „Име на файл“и щракнете върху Запазване.
- Mac - Щракнете Файл, щракнете Запази като…, въведете името на документа в полето „Запазване като“, изберете място за запазване, като щракнете върху полето „Къде“и щракнете върху папка и щракнете върху Запазване.
- Имайте предвид избраното от вас място за запазване-по-късно ще трябва да намерите електронната таблица на Excel.
Стъпка 6. Затворете Excel
Щракнете върху х в горния десен ъгъл на Excel (Windows) или червения кръг в горния ляв ъгъл (Mac). Вече можете да продължите към създаването на пощенското сливане в Microsoft Word.
Част 2 от 3: Импортиране на контакти в Word
Стъпка 1. Отворете Microsoft Word
Иконата на приложението Word изглежда като бяло „W“на тъмно син фон. Както при Excel, ще се отвори страницата „Нов“.
Ако имате съществуващ документ на Microsoft Word, в който искате да импортирате контактите на Excel, вместо това щракнете двукратно върху него, за да го отворите, и ще пропуснете следващата стъпка
Стъпка 2. Щракнете върху Празен документ
Това е бяло поле в горната лява част на страницата. Ще се отвори празен документ на Microsoft Word.
Стъпка 3. Щракнете върху раздела Пощенски пратки
Този раздел е в горната част на прозореца на Microsoft Word. Лентата с инструменти ще се появи точно под реда на разделите тук.
Стъпка 4. Щракнете върху Избор на получатели
Това е в секцията „Стартиране на сливане на поща“на Пощенски пратки лентата с инструменти. По този начин се появява падащо меню.
Стъпка 5. Щракнете върху Използване на съществуващ списък…
Тази опция ще намерите в падащото меню. Ще се отвори нов прозорец.
- Ако някога искате да използвате контактите на Outlook вместо това, можете да изберете Изберете от контактите на Outlook опция в падащото меню.
- Можете също да въведете временен списък с информация за контакт в Word, като изберете Въведете нов списък опция. Това е полезно, когато трябва само да създадете шепа информация за контакти.
Стъпка 6. Изберете вашия лист за контакти в Microsoft Excel
От лявата страна на прозореца щракнете върху папката, в която сте записали листа на Excel, след което щракнете върху листа на Excel, за да го изберете.
Стъпка 7. Щракнете върху Отваряне
Намира се в долния десен ъгъл на прозореца.
Стъпка 8. Потвърдете решението
Щракнете върху името на листа на Excel в изскачащия прозорец, след което щракнете върху Добре в долната част на прозореца. Вашият лист в Excel ще бъде избран като място, от което ще се зареждат вашите контакти.
Уверете се, че квадратчето „Първият ред данни съдържа заглавки на колони“в долната част на този прозорец е поставено отметка
Част 3 от 3: Използване на Mail Merge
Стъпка 1. Отидете на мястото, където искате да вмъкнете информация за контакт
Намерете мястото, където искате да вмъкнете информация за контакт (например горната част на документа) и щракнете върху него, за да поставите курсора там.
Стъпка 2. Щракнете върху Вмъкване на поле за обединяване
Това е опция в раздела „Записване и вмъкване на полета“на Пощенски пратки раздел. Ще се появи падащо меню.
Може да се наложи да кликнете върху Пощенски пратки раздел отново, преди да направите това.
Стъпка 3. Изберете тип информация
В падащото меню щракнете върху името на една от заглавките от вашия документ в Excel, за да го вмъкнете.
Например щракнете върху Първо име в падащото меню, ако искате да вмъкнете маркер за имената на контактите.
Стъпка 4. Добавете друга информация, когато е необходимо
Това може да включва адресите на контактите, фамилните имена, телефонните номера и т.н.
Стъпка 5. Щракнете върху Finish & Merge
Това е в най-дясната страна на Пощенски пратки лентата с инструменти на раздела. Това подсказва падащо меню.
Стъпка 6. Изберете опция за сливане
Щракнете върху едно от следните:
- Редактиране на отделни документи - Отваря документа на всеки получател, което ви позволява да персонализирате допълнително документите.
- Печат на документи… - Позволява ви да разпечатате копие от вашия документ за всеки отделен човек, посочен във вашия лист за контакти.
- Изпращане на имейл съобщения … - Позволява ви да изпращате документите като имейли. Имейл адресите на контактите ще бъдат избрани като имейл адреси на местоназначението.
Стъпка 7. Следвайте инструкциите на екрана
В зависимост от избраната от вас опция ще имате допълнителен формуляр за преглед (например, ако сте избрали електронна поща, ще трябва да въведете тема и след това да щракнете Добре). Това ще завърши процеса на обединяване на поща.
