Използването на функцията за автоматично филтриране на Microsoft Excel е бърз и лесен начин за сортиране на по -големи количества данни. Филтрите поддържат различни критерии, по които да сортирате данните си. За да започнете, ще трябва да генерирате набор от данни. След това остава само да изберете целта и да активирате AutoFilter, като натиснете бутона „Филтър“, разположен в раздела „Данни“, и персонализирате филтъра, както желаете. Този процес може да бъде овладян за минути, което в крайна сметка ще увеличи ефективността на Excel.
Стъпки
Част 1 от 2: Първи стъпки с автофилтър
Стъпка 1. Създайте таблица
Уверете се, че вашите данни имат заглавия на колони, за да посочите данните под тях. Заглавието е мястото, където ще бъде поставен филтърът и няма да бъде включен в сортираните данни. Всяка колона може да има уникален набор от данни (например дата, количество, име и т.н.) и да съдържа толкова записи, колкото искате да сортирате.
Можете да замразите заглавията си на място, като изберете съдържащия ред и отидете на „Изглед> Замразяване на панели“. Това ще ви помогне да следите филтрираните категории в големи масиви от данни
Стъпка 2. Изберете всички данни, които искате да филтрирате
Щракнете и плъзнете, за да изберете всички клетки, които искате да бъдат включени във филтъра. Тъй като AutoFilter е, както подсказва името, автоматичен процес, не можете да го използвате за филтриране на несъседни колони. Всички колони между тях ще бъдат настроени да филтрират с тях.
Стъпка 3. Активирайте AutoFilter
Отидете в раздела „Данни“, след което натиснете „Филтър“. След като бъдат активирани, заглавките на колоните ще имат падащи бутони. Използвайки тези бутони, можете да зададете опциите за филтриране.
Стъпка 4. Изберете критерии за филтриране
Опциите за филтри могат да варират в зависимост от типа данни в клетките. Текстовите клетки ще филтрират по текстовото съдържание, докато числовите клетки ще имат математически филтри. Има няколко филтъра, които се споделят и от двамата. Когато филтърът е активен, в заглавката на колоната ще се появи малка икона на филтър.
- Сортиране възходящо: сортира данни във възходящ ред въз основа на данните в тази колона; числата се сортират 1, 2, 3, 4, 5 и т.н., а думите се сортират по азбучен ред, започвайки с a, b, c, d, e и т.н.
- Сортиране по низходящ ред: сортира данните в низходящ ред въз основа на данните в тази колона; числата се сортират в обратен ред 5, 4, 3, 2, 1 и т.н., а думите се сортират в обратен азбучен ред, e, d, c, b, a и т.н.
- Топ 10: Първите 10 реда данни в електронната ви таблица или първите 10 реда данни от филтрираната селекция
- Специфични условия: Някои параметри на филтъра могат да бъдат зададени с помощта на логика на стойността, като например стойности на филтриране по -големи от, по -малки от, равни на, преди, след, между, съдържащи и т.н. След като изберете един от тях, ще бъдете подканени да въведете границите на параметрите (напр. След 1/1/2011 или повече от 1000).
- Забележка: филтрираните данни са скрити за гледане, НЕ изтрити. Няма да загубите никакви данни чрез филтриране.
Част 2 от 2: Персонализиране и деактивиране на автофилтър
Стъпка 1. Използвайте персонализиран автофилтър за по -сложно сортиране
Персонализираният филтър позволява да се приложат множество филтри, използвайки логика „и/или“. Опцията „Персонализиран филтър …“е изброена в долната част на падащото меню на филтъра и извежда отделен прозорец. Тук можете да изберете до две опции за филтриране, след което изберете бутона „И“или „Или“, за да направите тези филтри изключителни или приобщаващи.
Например: колона, съдържаща имена, може да бъде филтрирана от тези, съдържащи „A“или „B“, което означава, че и Андрю, и Боб ще се появят. Но нито едното, нито другото няма да се появят в набор от филтри за тези, съдържащи „А“и „В“
Стъпка 2. Изчистете филтрите си
За да изчистите един филтър, изберете падащото меню за филтрираната колона и изберете „Изчистване на филтъра от [име]”. За да изчистите всички филтри, изберете всяка клетка в таблицата и отидете в раздела „Данни“и натиснете „Изчистване“(до превключвателя Филтър).
Стъпка 3. Деактивирайте AutoFilter
Ако искате напълно да деактивирате филтрите, просто премахнете избора от опцията Автофилтър, докато таблицата е избрана.
Съвети
- Можете да видите към кои заглавия на колони са приложени филтри, като погледнете бутона на падащото меню. Ако стрелката на бутона е синя, тогава е приложен филтър в това меню. Ако стрелката на бутона е черна, значи филтър в това меню не е приложен.
- Автофилтърът подрежда данните вертикално, което означава, че опциите за филтриране могат да се прилагат само към заглавията на колони, но не и към редовете. Въпреки това, като въведете категории за всеки ред и след това филтрирате само тази колона, можете да получите същия ефект.
- Филтърът няма да работи извън празните клетки, ако оставите клетките празни.
- Архивирайте данните си, преди да използвате AutoFilter. Въпреки че автофилтърът може да бъде изключен, всички промени, направени в данните, могат да презапишат съществуващата ви информация.
Предупреждения
- Филтрирайки данните си, вие не изтривате редове, а ги скривате. Скритите редове могат да бъдат скрити, като изберете реда над и под скрития ред, щракнете с десния бутон върху тях и изберете „Unhide“.
- Запазвайте често промените си, освен ако не сте архивирали данните си и не планирате да ги замените.
