Това wikiHow ви учи как да почиствате данни в електронна таблица на Excel, когато използвате Windows или macOS. Изпълнението на проверката на правописа, премахването на дублиращи се данни, използването на функцията за намиране и замяна и преминаването към последователен формат на регистъра може да подобри качеството на вашата работна книга.
Стъпки
Метод 1 от 4: Използване на проверката на правописа
Стъпка 1. Отворете електронната си таблица в Excel
Можете да направите това, като щракнете двукратно върху файла на вашия компютър.
Преди да правите промени в електронна таблица, винаги трябва да се уверите, че имате резервно копие
Стъпка 2. Натиснете клавиша F7 на клавиатурата
Това отваря прозореца Правопис, който показва първата възможна грешка в електронната таблица.
Стъпка 3. Поправете грешка
Ако грешката е нещо, което искате да коригирате, има няколко начина да направите това:
- Ако видите правилната корекция в полето „Предложения“, изберете я, след което щракнете Промяна.
- Ако знаете правилния правопис, можете да въведете корекцията в полето в горната част на прозореца, след което щракнете върху Промяна.
- Внимавайте да използвате Промяна на всички, тъй като може да се окаже, че ще промените нещо, което не се нуждаеше от промяна. Например, ако сте променили всички случаи на „от“на „форма“, може да объркате изречение, което се нуждае от думата „от“.
Стъпка 4. Решете какво да правите с дума, която всъщност е правилна
Excel може да срещне дума, която е собствено име, специализиран или жаргонен термин, или нещо на друг език, което не се нуждае от корекция. Имате няколко възможности да се справите с това:
- Щракнете Игнорирай за да преминете към следващата грешка, или Игнорирай всичко за да пропуснете всички инстанции на тази дума.
- Щракнете Добавяне към речника за да се гарантира, че Excel счита тази дума/правопис за правилна в бъдеще.
Метод 2 от 4: Премахване на дублирани стойности
Стъпка 1. Отворете електронната си таблица в Excel
Можете да направите това, като щракнете двукратно върху файла на вашия компютър.
Преди да правите промени в електронна таблица, винаги трябва да се уверите, че имате резервно копие
Стъпка 2. Щракнете върху раздела Данни
Той е в горната част на Excel.
Стъпка 3. Щракнете върху Премахване на дубликати
Той е в групата „Инструменти за данни“в лентата на лентата в горната част на Excel. Ще се появи диалогов прозорец.
Стъпка 4. Изберете колони, които искате да проверите
Поставете отметка в квадратчето до името на всяка колона, за да проверите тази колона за дублиращи се стойности.
- За да изберете бързо всички колони наведнъж, щракнете върху квадратчето до „Избор на всички“.
- За да отмените избора на всички колони, щракнете върху квадратчето до „Премахване на избора на всички“.
Стъпка 5. Щракнете върху OK
Ще видите съобщение, в което е посочено колко дубликати са премахнати. Ако не бяха намерени дубликати, ще видите съобщение, че няма дублирани стойности.
Стъпка 6. Щракнете върху OK
Това затваря прозореца.
Метод 3 от 4: Намиране и подмяна на текст
Стъпка 1. Отворете електронната си таблица в Excel
Можете да направите това, като щракнете двукратно върху файла на вашия компютър.
- Използвайте този метод, за да търсите низ от текст и да го замените с нещо друго.
- Преди да правите промени в електронна таблица, винаги трябва да се уверите, че имате резервно копие.
Стъпка 2. Натиснете Ctrl+F (Windows) или ⌘ Command+F (macOS).
Това отваря прозореца Find and Replace.
Стъпка 3. Щракнете върху раздела Замяна
Това е вторият раздел в горната част на прозореца.
Стъпка 4. Въведете това, което търсите, в полето „Намерете какво“
Не забравяйте да включите интервали, ако е приложимо. Също така избягвайте външни пространства преди или след термините.
- Можете да използвате заместващи знаци като * и? в търсенето си.
- Например: Въведете s*d, за да търсите всяка дума, която започва с „s“и завършва с „d“(например тъжно, започнало, пропуснато).
- Например: Въведете s? D, за да търсите всяка дума, която започва с „s“, завършва с „d“и има една буква в средата (напр. Тъжна, сид, копка).
Стъпка 5. Въведете заместващия текст в полето „Замени с“
Същите правила важат и за заместващия текст.
Стъпка 6. Щракнете върху Опции, за да зададете допълнителни филтри
На този екран можете да изберете да търсите само определени редове, колони или листове в работната книга. Това е по избор.
Стъпка 7. Щракнете върху Find Next
Това показва първото съвпадение, ако има такова.
Стъпка 8. Щракнете върху Замени, за да замените думата за търсене с заместващ текст
Ако предпочитате, можете да щракнете Замени всички да замените всички копия на намерения текст с заместващ текст.
Бъдете внимателни с Замени всички, тъй като може случайно да коригирате нещо, което не се нуждае от корекция.
Метод 4 от 4: Промяна на текстови казуси
Стъпка 1. Отворете електронната си таблица в Excel
Можете да направите това, като щракнете двукратно върху файла на вашия компютър.
- Използвайте този метод, ако вашите данни съдържат грешки с главни букви, като всички главни букви, всички малки букви или някаква друга грешна конфигурация.
- Преди да правите промени в електронна таблица, винаги трябва да се уверите, че имате резервно копие.
Стъпка 2. Направете временна колона до данните, които искате да промените
Ако вашите данни съдържат заглавки на колони, не забравяйте да въведете заглавка в първата клетка във временната колона.
Стъпка 3. Въведете формулата за случайната функция в първата клетка
Ако има заглавка на колона, въведете формулата в клетката точно под нея. Формулата варира в зависимост от това какво искате да направите:
- Въведете = ПРАВИЛНО (клетка), за да промените случая на стойността на клетката в подходящ регистър (напр. Име, Порода, Адрес). Заменете „клетка“с първия номер на клетката, който искате да промените (например B2).
- Въведете = ГОРНА (клетка), за да промените регистъра на стойността на клетката на всички главни букви (напр. ИМЕ, ПОРОДА, АДРЕС). Заменете „клетка“с първия номер на клетката, който искате да промените (например B2).
- #* Тип = LOWER (клетка), за да промените регистъра на стойността на клетката на всички малки букви (напр. Име, порода, адрес). Заменете „клетка“с първия номер на клетката, който искате да промените (например B2).
Стъпка 4. Натиснете ↵ Enter или Връщане.
Клетката, съдържаща формулата, сега съдържа новия формат на клетката за клетката.
Стъпка 5. Щракнете върху клетката
Клетката сега е маркирана и заобиколена от кутия.
Стъпка 6. Плъзнете долния десен ъгъл на полето надолу до края на данните от колоната
Това важи за формулата за всички останали клетки в колоната.
