Тази статия се фокусира върху това как директно да се сравнява информация между два различни Excel файла. След като започнете да манипулирате и сравнявате информацията, може да искате да използвате Търсене нагоре, Индекс и Съпоставяне, за да подпомогнете анализа си.
Стъпки
Метод 1 от 4: Използване на функцията „Изглед на Excel“рамо до рамо
Стъпка 1. Отворете работните книги, които трябва да сравните
Можете да ги намерите, като отворите Excel, щракнете върху Файл тогава Отворено и изберете две работни книги за сравнение от менюто, което се показва.
Придвижете се до папката, където имате запазени работни книги на Excel, изберете всяка работна книга поотделно и дръжте двете работни книги отворени
Стъпка 2. Щракнете върху раздела Изглед
След като отворите една от работните книги, можете да кликнете върху Изглед раздел в горния център на прозореца.
Стъпка 3. Щракнете върху Изглед един до друг
Това се намира в групата Window на лентата за Изглед меню и има два листа като икона. Това ще издърпа двата работни листа в по -малки прозорци, подредени вертикално.
- Тази опция може да не се вижда лесно под Изглед раздела, ако имате само една работна книга, отворена в Excel.
- Ако има две отворени работни книги, Excel автоматично ще ги избере като документи за преглед едно до друго.
Стъпка 4. Щракнете върху Подреди всички
Тази настройка ви позволява да промените ориентацията на работните книги, когато се показват едно до друго.
В изскачащото меню можете да изберете да имате работните книги Хоризонтално, Вертикален, Каскада, или С плочки.
Стъпка 5. Активирайте синхронното превъртане
След като отворите двата листа, кликнете върху Синхронно превъртане (намира се под Изглед Рамо до рамо опция), за да улесните превъртането през двата файла на Excel ред по ред, за да проверите ръчно за разлики в данните.
Стъпка 6. Превъртете през една работна книга, за да превъртите и двете
След като активирате синхронното превъртане, ще можете лесно да превъртате през двете работни книги едновременно и да сравнявате по -лесно техните данни.
Метод 2 от 4: Използване на функцията за търсене
Стъпка 1. Отворете работните книги, които трябва да сравните
Можете да ги намерите, като отворите Excel, щракнете върху Файл тогава Отворено и изберете две работни книги за сравнение от менюто, което се показва.
Придвижете се до папката, където имате запазени работни книги на Excel, изберете всяка работна книга поотделно и дръжте двете работни книги отворени
Стъпка 2. Решете от коя клетка искате потребителят да избира
Тук по-късно ще се появи падащ списък.
Стъпка 3. Щракнете върху клетката
Границата трябва да потъмнее.
Стъпка 4. Щракнете върху раздела ДАННИ в лентата с инструменти
След като кликнете върху него, изберете ПРОВЕРКА в падащото меню. Трябва да се появи изскачащ прозорец.
Ако използвате по -стара версия на Excel, лентата с инструменти DATA ще се появи, след като изберете ДАННИ раздел и дисплей Потвърждаване на данни като опция вместо Валидиране.
Стъпка 5. Щракнете върху List в списъка ALLOW
Стъпка 6. Щракнете върху бутона с червената стрелка
Това ще ви позволи да изберете източника си (с други думи, първата си колона), който след това ще бъде обработен в данни в падащото меню.
Стъпка 7. Изберете първата колона от вашия списък и натиснете Enter
Щракнете Добре когато се появи прозорецът за валидиране на данните. Трябва да видите кутия със стрелка, която ще падне, когато щракнете върху стрелката.
Стъпка 8. Изберете клетката, където искате да се показва другата информация
Стъпка 9. Щракнете върху разделите Вмъкване и Справка
В по -старите версии на Excel можете да пропуснете щракването върху Вмъкване раздела и просто щракнете върху Функции раздел, за да изтеглите Търсене и справки категория.
Стъпка 10. Изберете Търсене и справка от списъка с категории
Стъпка 11. Намерете Търсене в списъка
Когато щракнете двукратно върху него, трябва да се появи друго поле и можете да щракнете Добре.
Стъпка 12. Изберете клетката с падащия списък за lookup_value
Стъпка 13. Изберете първата колона от вашия списък за Lookup_vector
Стъпка 14. Изберете втората колона от вашия списък за Result_vector
Стъпка 15. Изберете нещо от падащия списък
Информацията трябва автоматично да се промени.
Метод 3 от 4: Използване на XL Comparator
Стъпка 1. Отворете браузъра си и отидете на
Това ще ви отведе до уебсайта на XL Comparator, където можете да качите две работни книги на Excel за сравнение.
Стъпка 2. Щракнете върху Избор на файл
Това ще отвори прозорец, в който можете да навигирате до един от двата документа на Excel, които искате да сравните. Не забравяйте да изберете файл и за двете полета.
Стъпка 3. Щракнете върху Напред>, за да продължите
След като сте избрали това, в горната част на страницата трябва да се появи изскачащо съобщение, което ви уведомява, че процесът на качване на файлове е започнал и че обработката на по-големи файлове ще отнеме повече време. Щракнете Добре за да затворите това съобщение.
Стъпка 4. Изберете колоните, които искате да бъдат сканирани
Под всяко име на файл има падащо меню, което казва Изберете колона. Кликнете върху падащото меню за всеки файл, за да изберете колоната, която искате да бъде маркирана за сравнение.
Имената на колоните ще бъдат видими, когато щракнете върху падащото меню
Стъпка 5. Изберете съдържание за вашия файл с резултати
В тази категория има четири опции с мехурчета до тях, едната от които ще трябва да изберете като указания за форматиране за вашия документ с резултати.
Стъпка 6. Изберете опциите, за да улесните сравнението на колони
В долната клетка на менюто за сравнение ще видите още две условия за сравнение на вашия документ: Игнорирайте главни/малки букви и Игнорирайте "интервалите" преди и след стойностите. Поставете отметка в квадратчето за двете преди да продължите.
Стъпка 7. Щракнете върху Напред>, за да продължите
Това ще ви отведе до страницата за изтегляне на вашия документ с резултати.
Стъпка 8. Изтеглете вашия сравнителен документ
След като качите работните си книги и зададете параметрите си, ще имате документ, показващ сравнения между данните в двата файла, достъпни за изтегляне. Щракнете върху подчертаното Натисни тук текст в Изтеглете файла за сравнение кутия.
Ако искате да стартирате други сравнения, щракнете върху Ново сравнение в долния десен ъгъл на страницата, за да рестартирате процеса на качване на файл.
Метод 4 от 4: Достъп до Excel файл директно от клетка
Стъпка 1. Намерете имената на вашата работна книга и лист
-
В този случай използваме три примерни работни книги, разположени и наименувани, както следва:
- C: / Compare / Book1.xls (съдържащ лист, наречен „Продажби 1999“)
- C: / Compare / Book2.xls (съдържащ лист с име „Sales 2000“)
- И двете работни книги имат първата колона „A“с името на продукта и втората колона „B“с сумата, продавана всяка година. Първият ред е името на колоната.
Стъпка 2. Създайте работна книга за сравнение
Ще работим върху Book3.xls, за да направим сравнение и да създадем една колона, съдържаща продуктите, и една с разликата на тези продукти между двете години.
C: / Compare / Book3.xls (съдържащ лист с име „Сравнение“)
Стъпка 3. Поставете заглавието на колоната
Само с отворен „Book3.xls“отидете в клетка „A1“и въведете:
- = 'C: / Сравнете [Book1.xls] Продажби 1999 г.'! A1
- Ако използвате друго местоположение, заменете „C: / Compare \“с това местоположение. Ако използвате различно име на файл, премахнете „Book1.xls“и вместо това добавете името на файла си. Ако използвате различно име на лист, заменете „Sales 1999“с името на вашия лист. Внимавайте да не отваряте препращания от вас файл („Book1.xls“): Excel може да промени референтния файл, който добавяте, ако го отворите. В крайна сметка ще получите клетка със същото съдържание като клетката, за която споменахте.
Стъпка 4. Плъзнете надолу клетка „A1“, за да изброите всички продукти
Вземете го от долния десен квадрат и го плъзнете, като копирате всички имена.
Стъпка 5. Назовете втората колона
В този случай го наричаме „Разлика“в „В1“.
Стъпка 6. (Например) Оценете разликата на всеки продукт
В този случай, като въведете клетка „B2“:
- = 'C: / Compare [Book2.xls] Sales 2000'! B2-'C: / Compare [Book1.xls] Sales 1999 '! B2
- Можете да извършите всяка нормална операция в Excel с посочената клетка от посочения файл.
