Загубата на информация в документ на Word може да бъде разочароващо. Microsoft Word разполага с вградена функция за поправка на документи, която може да ви помогне да възстановите загубена информация и да възстановите повреден файл. Има и стъпки, които можете да предприемете, преди да използвате тази функция, които могат да ви помогнат при възстановяването на вашата информация и след това, ако помощните програми на Word не работят. Стъпките по -долу ви казват как да възстановите информацията си и, ако е необходимо, как да се опитате да поправите документ на Word.
Стъпки
Стъпка 1. Архивирайте документа си
Дори ако вашият файл е повреден, наличието на дубликат означава, че все още имате шанс да възстановите информацията в него, ако случайно унищожите файла, опитвайки се да го поправите. Поставете този архив на флаш устройство или друг сменяем носител.
Ако имате предварително записана версия на документа, може да искате да го архивирате и след това да го отворите на същия или друг компютър. Ако сте направили няколко промени от предишната версия към текущата, може да ви е най -лесно да пресъздадете промените
Стъпка 2. Опитайте да отворите други документи в Word на същия компютър
Вашият документ може да не е повреден. Ако имате проблеми с отварянето на други документи на Word на същия компютър, може да е виновна вашата версия на Word, а не документът.
Стъпка 3. Потърсете други копия на вашия документ
Ако имате копие на документа си на друг компютър или сте го изпратили по имейл, все пак може да имате добро копие на документа, с което да работите.
- Погледнете датата/часа на файла, ако го имате на друг компютър. Ако той е същият като „повредения“файл, но все още се отваря, може да имате проблем с операционната система на компютъра с повредения файл или със самия твърд диск.
- Ако сте изпратили документа по имейл наскоро, проверете папката „Изпратени“на вашата имейл програма за имейла, към който сте прикачили документа. След това можете да го изтеглите в друга папка на компютъра, където сте намерили повредения файл, или на друг компютър, за да видите дали Word ще го отвори.
Стъпка 4. Стартирайте помощната програма CHKDSK
Изпълнението на CHKDSK ви позволява да проверите за повреда на ниво файлова система. Ако няма такъв, проблемът наистина е с вашия документ. Ако има, ремонтът на файловата система на CHKDSK може да поправи документа ви.
Стъпка 5. Запазете документа в различен файлов формат
Ако можете да отворите документа с вашата версия на Word, запазването му във формат като.rtf (формат с богат текст) или.txt (текстов формат ASCII) може да изтрие кодовете, които са повредили файла във формат.doc или.docx. След като отворите преобразувания документ, можете да запазите отново нова версия на документа във формат.doc или.docx, за да видите дали проблемът се връща.
- Имайте предвид, че.txt форматът не поддържа функции за форматиране на текст, като удебелен шрифт, курсив и подчертаване. Ако вашият документ включва широко форматиране, запишете го във формат.rtf, за да запазите форматирането, преди да го запазите отново във формат.doc или.docx.
- Имайте предвид също, че някои документи на Word могат да бъдат повредени по такъв начин, че файл, записан в различен файлов формат в Word, може да не може да бъде отворен отново.
Стъпка 6. Извлечете текста с друг текстов процесор или програма за текстов редактор
Ако не можете да отворите документа в Word, все пак може да успеете да го отворите с друга програма за текстообработка или с програма за текстов редактор, която чете.doc или.docx формат. Всяко от тях може да ви позволи да възстановите текста от вашия документ.
Стъпка 7. Използвайте вградената помощна програма за преобразуване на текст на Word
Ако вашият документ на Word е запазен в по -стария.doc формат, може да успеете да го възстановите с конвертора на Word на „Възстановяване на текст от всеки файл“. Начинът на достъп до тази помощна програма зависи от вашата версия на Word.
- В Word 2003 изберете Open от менюто File.
- В Word 2007 щракнете върху бутона Microsoft Office в горния ляв ъгъл и след това изберете Open от менюто File.
- В Word 2010 щракнете върху раздела Файл и след това изберете Отвори от менюто Файл.
- От диалоговия прозорец Отваряне във вашата версия на Word изберете „Възстановяване на текст от всеки файл“от падащия списък Файлове от тип и след това изберете файла, който искате да конвертирате. Вашият текст ще бъде възстановен, но всяко форматиране или графики ще бъдат загубени. (Текстът на горния и долния колонтитул ще бъде записан, но ще се появи в тялото на възстановения текст; самите заглавни и долни колонтитули ще бъдат загубени.)
- След като използвате тази помощна програма, нулирайте падащия списък Файлове от тип до един от форматите на документи на Word, за да попречите на Word да използва ненужно помощната програма за възстановяване на текст.
Стъпка 8. Използвайте функцията за отваряне и поправка на Word
Тази функция поправя (или се опитва да поправи) документи на Word при отваряне, разбира се. За да използвате тази функция, изпълнете следните стъпки:
- Изберете опцията Отваряне за вашата версия на Word, както е описано в предишната стъпка.
- Изберете файла, който искате да отворите и поправите в диалоговия прозорец Отваряне.
- Щракнете върху стрелката надолу до бутона Open и изберете Open and Repair от менюто.
Стъпка 9. Използвайте сенчесто копие на документа
Windows Vista и Windows 7 имат възможност да създават сенчести копия на някои документи. Можете да проверите дали съществува сенчесто копие на вашия Word документ, като щракнете с десния бутон върху него и изберете Properties от изскачащото меню. В диалоговия прозорец Свойства изберете раздела Предишни версии и изберете една от наличните версии.
- Разделът Предишни версии се появява само ако вашият твърд диск е форматиран в NTFS.
- Преди да можете да използвате функцията за сенчесто копиране, първо трябва да я конфигурирате.
- Имайте предвид, че копие в сянка няма да бъде толкова пълно, колкото резервното копие, което сте създали.
Стъпка 10. Възстановете заглавката на файла, като вземете части от други заглавки на файлове на документи на Word
Ще трябва да отворите няколко неповредени документа на Word с програма за редактиране на файлове, за да идентифицирате компонентите на заглавката. Сравнявайки ги с заглавката на файла на вашия повреден файл, може да успеете да идентифицирате повреда в заглавката на файла. След това можете да замените повредените компоненти на заглавката с добри компоненти от друг документ на Word, за да поправите файла.
Стъпка 11. Използвайте помощна програма за възстановяване на трета страна
Ако нито една от функциите за възстановяване на Word не работи, може да се наложи да използвате приложение за възстановяване на трета страна, като OfficeRecovery или Ontrack Easy Recovery, за да поправите вашия документ на Word. Ако обаче файлът ви е сериозно повреден, помощната програма на трета страна също може да не работи.
Имайте предвид, че някои помощни програми за възстановяване на трети страни могат да се предлагат с големи етикети с цени в зависимост от това колко функции съдържат. Също така бъдете внимателни, когато изтегляте програми като тези извън интернет, тъй като те могат да съдържат зловреден софтуер
Съвети
- Най -добрият начин да предотвратите необходимостта от поправяне на повредени документи на Word е да ги запазвате редовно и да ги архивирате редовно на друг компютър или сменяем носител.
- Понякога Word може да запази по -стара незапазена версия на файл. Не забравяйте да проверите историята на ревизиите, като отидете на Файл> Управление на версиите.
