Ако работите известно време, вероятно знаете колко важни са имейлите. Тъй като няма начин да предадете тон или език на тялото по интернет, лесно е да се тълкува погрешно нечие съобщение, когато го видите на екрана. Продължете да четете, за да научите как можете да пишете имейли, които са ясни, кратки и ефективни в професионална среда.
Стъпки
Метод 1 от 10: Пишете имейли, когато можете да се съсредоточите
Стъпка 1. Ако сте разсеяни, вашият имейл може да не е така добре сглобен
Когато имате имейл за писане, опитайте се да седите непрекъснато, когато не мислите за милион други неща. Писането ви ще бъде по -ясно и ще можете да се съсредоточите върху граматиката, тона и общото послание.
- Това е особено важно, ако имейлът ви се изпраща до множество хора.
- Пишете имейли в тиха стая и приберете телефона и други разсейващи фактори.
Метод 2 от 10: Задайте тона с първите си няколко думи
Стъпка 1. Вашата встъпителна фраза може да окаже голямо влияние
Ако искате тонът ви да бъде лек и непринуден, отворете нещо като: „Здравей Джесика! Надявам се, че сте прекарали добре уикенда.” Ако искате да го запазите малко по -професионално, просто кажете нещо като „Здравей Дейвид“.
Опитайте се да избегнете нещо твърде задушно, като „Скъпи Робърт“. Изглежда малко безлично
Метод 3 от 10: Дръжте имейлите си кратки
Стъпка 1. Дългите съобщения са склонни да объркат получателя ви
Опитайте се да бъдете кратки и стегнати, ако е възможно. Дръжте изреченията си кратки и не добавяйте твърде много подробности-ако се окажете, че пишете повече от 1 или 2 абзаца, вероятно трябва да дадете на хората информацията чрез видео чат или лично.
- Опитайте се да стигнете бързо до въпроса и избягвайте да пишете много приятни неща.
- Хората са склонни да четат имейли на кратко. Ако добавите твърде много информация, има вероятност част от нея да се загуби.
- Дръжте имейлите си кратки, но се опитайте да избягвате тъпи изречения или отговори с една дума. Те могат да изглеждат малко груби, особено на компютърен екран.
Метод 4 от 10: Посочете ясно какво ви трябва
Стъпка 1. Ако искате нещо, уверете се, че е разбираемо
Не бийте да заяждате ясно и директно това, от което се нуждаете, за да няма недоразумения. Ако има времева линия, не забравяйте да включите и това. Не забравяйте обаче да поддържате тона си лек. Например:
- „Имам нужда от този месечен отчет за напредъка във входящата си поща до понеделник вечерта.“
- „Ако можете да ми изпратите този формуляр за обратна връзка до края на седмицата, това би било чудесно.“
Метод 5 от 10: Организирайте мислите си с параграфи
Стъпка 1. Това ще помогне на хората да прочетат информацията лесно
Когато преминете към нова тема, отделете я с нов параграф, така че имейлът ви да може да се преглежда. Това ще помогне на вашия читател бързо да сканира съобщението, за да намери частите, които са най -подходящи за тях.
Използвайте думи като „също“, „следващ“и „последен“, за да започнете абзаците си
Метод 6 от 10: Добавете конкретна тема
Стъпка 1. Нека хората знаят за какво точно е имейлът
Уверете се, че темата ви е специфична; например, вместо да напишете „Отчет“, опитайте нещо като „Месечен доклад за планиране: юни 2021 г.“Вашите колеги ще имат по -голяма вероятност да го отворят и прочетат, ако знаят, че е важно и уместно за тях.
Това също помага да държите имейлите си извън папката със спам
Метод 7 от 10: Корекция за правописни грешки
Стъпка 1. Грешките наистина могат да отхвърлят вашето съобщение
Докато повечето проверки на правописа ще улавят грешно написани думи, те няма да могат да уловят грешния избор на дума или нечие грешно изписано име. Трябва също да прочетете за липсващи пунктуационни или граматически грешки, тъй като те могат да накарат читателя да мисли, че не ви е грижа. Прекарайте 2 до 3 минути в четене на имейла си, преди да го изпратите, за да се уверите, че няма очевидно очевидни грешки.
В професионална обстановка е много важно да изписвате правилно нечие име. Отделете минута, за да проверите отново дали го имате точно преди да го изпратите, за да избегнете всякакви неудобства в бъдеще
Метод 8 от 10: Прочетете отново имейлите си за тон
Стъпка 1. Помислете как вашите получатели ще прочетат вашето съобщение
Нещо като „Да поговорим по -късно“може да ви се стори невинно, но вашият колега, който го чете, може да мисли, че има проблеми или че сте ядосани. Променете го на нещо като: „Имате ли време да поговорите по -късно за предстоящите промени в отчета?“за да стане малко по -ясно.
- Никога не използвайте всички главни букви в имейлите си! Писането на изречение с главни букви обикновено се разглежда като викане на някого през екрана на компютъра.
- Вместо нещо от рода на „Изпратете промените си до утре сутринта“. опитайте нещо от рода на: „Тъй като крайният срок е утре следобед, ще се нуждая от вашите промени до утре сутринта. Кажете ми дали този график работи за вас."
Метод 9 от 10: Пауза, преди да отговорите на възпалителен имейл
Стъпка 1. Ако получите имейл, който ви кара да се чувствате ядосани, отделете секунда за дишане
Вместо да създавате режещ отговор, пребройте до 10 (или 1 000), докато се почувствате спокойни. След това прочетете отново имейла, за да видите дали наистина е обидно или не. Шансовете са, че може да сте погрешно тълкували съобщението и всъщност не е толкова лошо.
Ако все още изпитвате нужда да създадете гневен отговор, изчакайте 24 часа, преди да го изпратите. След това прегледайте отговора си след ден, за да видите дали все още искате да го изпратите или не
Метод 10 от 10: Дайте на хората ползата от съмнението
Стъпка 1. Трудно е да предадете положителен тон в имейл
Ако прочетете нещо, изпратено от колега, и веднага се обиждате, направете крачка назад и прочетете отново написаното от тях. Опитайте се да се запитате дали има друг начин тоналът да бъде интерпретиран-този имейл наистина ли е груб или просто са откровени?
Например, някой може да напише: „Имам нужда от този доклад до довечера“. На пръв поглед това изглежда малко студено и неемоционално. Това обаче не е непременно грубо, просто е фактическо и кратко
Съвети
Имейлите често се разглеждат като не спешни. Ако имате нужда от отговор веднага, опитайте се да говорите лично с колегата си или чрез видео чат
Предупреждения
- Въпреки че емотиконите и емотиконите показват тон, не ги използвайте за професионален имейл.
- Не изпращайте обидни или възпалителни имейли, особено на човек, когото не познавате много добре.
