Архивирането е съхранение или съхраняване на информация. Организациите преобразуват хартиени документи в цифрови всеки ден, за да увеличат продължителността на живота на документите. Това, съчетано с огромното количество данни, генерирани от компютрите днес, означава, че архивирането на документи само ще нарасне. Ако знаете как да архивирате документи, можете да освободите място, така че компютърът ви да обработва текущите документи по -ефективно.
Стъпки
Стъпка 1. Архивирайте документи в zip файл
Особено полезни с важни, но рядко необходими файлове, zip файловете намаляват пространството, което документите заемат на вашия твърд диск.
- Просто маркирайте файлове, които искате да конвертирате в zip формат.
- Щракнете с десния бутон на мишката и след това изберете „Изпрати до“.
- Искате да изпратите файловете в „Компресирана (цип) папка“.
- Проверете дали файловете наистина са там, като щракнете двукратно върху папката zip. Ако са, тогава можете да изтриете оригиналните файлове.
Стъпка 2. Мигрирайте документите си на отделен носител за съхранение
Популярни възможности за цифрово архивиране са външни лентови устройства, външни твърди дискове или палци.
Стъпка 3. Архивирайте документите на CD или DVD, ако имате CD или DVD рекордер
Архивирането е друг начин за архивиране, въпреки че вероятно знаете този метод с друго име - запис на диск. Например, Windows използва файлова система на живо и формат Mastered (по -добре за съвместимост на други устройства) за копиране на файлове на компактдискове или DVD дискове.
- Поставете записващ CD или DVD в CD или DVD рекордера на вашия компютър за файловата система на живо.
- Когато се появи диалоговият прозорец, щракнете върху „Записване на файлове на диск с данни“.
- Дайте име на диска, след което щракнете върху „Напред“.
- Изчакайте празна папка, за да се появи дискът. Това означава, че дискът е форматиран и готов за копиране на файлове.
- Отворете папката с документите, които искате да архивирате, и плъзнете файловете в празната папка на диска.
- За формат Mastered поставете записващ CD или DVD в CD или DVD рекордера на компютъра.
- Когато се появи диалоговият прозорец, щракнете върху „Записване на файлове на диск с данни“.
- Дайте име на диска и кликнете върху „Показване на опциите за форматиране“.
- Изберете „Mastered“и натиснете „Next“.
- Изчакайте празна папка, за да се появи дискът. Това означава, че дискът е форматиран и готов за копиране на файлове.
- Отворете папката с документи, които искате да архивирате, и плъзнете тези файлове в празната папка на диска.
Стъпка 4. Изпратете документи в хранилище извън обекта
- Освен че функционират като място за архивирани файлове, защитените места за съхранение извън обекта защитават данните от бедствия като пожар и повреди на твърдия диск.
- Тъй като толкова много компании предлагат тази услуга, трябва да се свържете директно с компания за подробности относно начина им на работа и какви гаранции са включени в архивирането на документи извън сайта.
Стъпка 5. Използвайте софтуер за цифрово архивиране
- Един от най -известните методи за запазване на външния вид на документа е създаването на PDF файл. Предлаган от Adobe, този софтуер - известен като Adobe Acrobat - улеснява конвертирането на документи във формат PDF от различни софтуерни програми. Има и няколко безплатни програми, които ще създават тези файлове.
- Фактът, че спецификациите са публични, означава, че бъдещите версии на софтуера на Adobe ще могат да четат по -ранни версии на документи.
- Освен това PDF Readers са лесно достъпни за безплатно изтегляне от уеб сайта на Adobe.
Стъпка 6. Бъдете в крак с технологиите за архивиране на документи
С бързото разгръщане на технологиите това, което е актуално днес, може да е остаряло утре. Това може да бъде проблем при мигриране на архивирани файлове в нова система.
Съвети
- Каталогизирайте архивираните файлове, така че вие или други хора да можете да намерите необходимите файлове с течение на времето. Това може да бъде толкова просто, колкото именуване на файлове или папки с име на съдържанието и датите, които файловете обхващат. Например, ако архивирате бизнес записи, можете да дадете име на една папка „Бизнес файлове 1 -во тримесечие 1997 г.“. В по -големите системи архивите най -вероятно използват метаданни за каталогизиране.
- Друга причина за архивиране на файлове е, че понякога има законови изисквания, които налагат запазването на информация.
Предупреждения
- Мултимедийните данни често са свързани със специфичен хардуер или софтуер и може да не са достъпни извън собствени системи.
- Една опасност е рискът от повреда на файлове. Уверете се, че използвате добре тествана система за архивиране на вашата информация.
- Липсата на система за архивиране на документи може да доведе до неволна загуба на файлове, особено ако те са изтрити по погрешка.
