Ако нямате място в имейла на IBM Notes, но не сте готови да изтриете имейли, помислете за архивирането им. Архивирането на имейли означава копиране на съобщения на друго място на вашия компютър. Научете се как да архивирате IBM Notes, за да освободите място във вашия акаунт, като същевременно запазите оригиналните имейли. Той също така помага на вашия компютър и софтуер да работят с най -висока производителност.
Стъпки
Стъпка 1. Ограничете размера на вашия пощенски файл
Поддържайте размера на вашия пощенски файл по -малък от 500 MB. (Някои организации може да изискват по -строго ограничение, например 200 MB.)
- Проверете размера на данните си, като отидете на Файл, База данни, Свойства. В Lotus 8 отидете на Файл, Приложения, Свойства.
- Щракнете върху раздела „i“. Числото след "Дисково пространство" е колко данни имате в момента в IBM Notes.
Стъпка 2. Научете предварително зададените настройки на вашата организация
Ако използвате IBM Notes за училище или работа, може вече да има налични настройки за архив. Това помага на организациите да контролират количеството имейли на потребител, както и общото представяне на компютрите в организацията. Ако настройките за архив вече са установени, говорете с персонала на техническите системи, за да видите дали могат да бъдат променени.
Стъпка 3. Определете желаните настройки за архив
Можете да архивирате всички имейли на IBM Notes или да изберете конкретни. Вие също ще трябва да решите колко често искате IBM Notes да се архивира.
- Отворете съответното приложение (Поща).
- Отидете на Действия, Архив, Настройки.
- Отидете в раздела Критерии и се уверете, че е избрано „По подразбиране за последната промяна“.
- Кликнете върху „OK“, за да запазите промените.
- Уверете се, че Критериите са активирани.
Стъпка 4. График на автоматични архиви
Планирането на автоматични архиви гарантира, че архивирате редовно и последователно. Спестява ви и време.
- Отворете съответното приложение (Поща).
- Отидете на Действия, Архив, Настройки.
- Отидете в раздела График. Уверете се, че е избрано „Графично архивиране“.
- Изберете подходящия час и ден, в който искате компютърът ви да архивира вашите файлове.
Стъпка 5. Архивирайте ръчно IBM Notes
Дори ако планирате автоматично архивиране, пак можете да архивирате ръчно по всяко време.
- Отворете съответното приложение (Поща).
- Отворете пощата или папката, които искате да архивирате.
- Отидете на Actions, Archive, Archive Now.
- Щракнете върху Да, за да архивирате според предварително зададените настройки.
Стъпка 6. Архивирайте с помощта на метода плъзгане и пускане
Това е просто друг начин за ръчно архивиране на IBM Notes.
- Отворете съответното приложение (Поща).
- Отворете пощата или папката, които искате да архивирате.
- Изберете подходящите съобщения.
- Плъзнете съобщението (ите) до необходимия архив във вашия навигационен екран.
Стъпка 7. Преглед на архивирани съобщения
Въпреки че сте архивирали имейл, все пак може да се наложи да имате достъп до него от време на време. Архивният ви файл ще имитира папките, които сте настроили във вашия акаунт в IBM Notes. Всичко ще остане организирано така, както сте го проектирали.
- Отворете съответното приложение (Поща).
- Щракнете върху Архив в панела за навигация.
- Изберете подходящия архив (т.е. по подразбиране за последна промяна).
Съвети
- Архивирайте важни имейли. Ако имате важни имейли в IBM Notes, не забравяйте да ги копирате на друго място, като CD или DVD. Това ви осигурява допълнително копие в случай, че нещо се случи със сървъра или копието, съхранено на вашия персонален компютър.
- Изтрийте стари и ненужни съобщения, особено ако съдържат прикачени файлове. Това също ще помогне за намаляване на размера на данните ви и ще подобри производителността на вашия компютър.
