Ако трябва да преместите списък или таблица с данни от Word в Excel, не е нужно да копирате и поставяте всяка отделна информация в собствената й клетка в електронната таблица. Като правилно форматирате първо вашия Word документ, можете лесно да импортирате целия документ в Excel само с няколко кликвания.
Стъпки
Метод 1 от 2: Конвертиране на списък
Стъпка 1. Разберете как документът ще бъде преобразуван
Когато импортирате документ в Excel, ще се използват определени знаци, за да се определи какви данни влизат във всяка клетка в електронната таблица на Excel. Извършвайки няколко стъпки за форматиране, преди да импортирате, ще можете да контролирате как ще се показва последната електронна таблица и да сведете до минимум количеството ръчно форматиране, което трябва да извършите. Това е особено полезно, ако импортирате голям списък от документ на Word в Excel.
Този метод работи най -добре, когато имате списък с множество записи, всеки от които е форматиран еднакво (списък с адреси, телефонни номера, имейл адреси и т.н.)
Стъпка 2. Сканирайте документа за грешки при форматирането
Преди да започнете процеса на преобразуване, ще искате да се уверите, че всеки запис е форматиран по същия начин. Това означава поправяне на пунктуационни грешки или реорганизиране на всички записи, които не съответстват на останалите. Това ще гарантира, че данните се предават правилно.
Стъпка 3. Покажете символите за форматиране във вашия документ на Word
Показването на обикновено скритите символи за форматиране ще ви помогне да определите най -добрия начин за разделяне на записите. Можете да ги покажете, като щракнете върху бутона „Показване / скриване на абзацните марки“в раздела Начало или чрез натискане на Ctrl+⇧ Shift+*
Повечето списъци ще имат или един знак за абзац в края на всеки ред, или един в края на реда и един в празния ред между записите. Ще използвате знаците, за да вмъкнете знаците, използвани от Excel, за да правите разлика между клетките
Стъпка 4. Заменете знаците на абзаца между всеки запис, за да се освободите от допълнителното място
Excel ще използва интервал между записите, за да определи редовете, но ще трябва да се отървете от него засега, за да подпомогнете процеса на форматиране. Не се притеснявайте, след малко ще го добавите отново. Това работи най -добре, когато имате един знак за абзац в края на запис и един в пространството между записи (две подред).
- Натиснете Ctrl+H, за да отворите прозореца Find and Replace.
- Въведете ^p ^p в полето Find. Това е кодът за две последователни маркировки на абзац. Ако всеки запис е един ред и между тях няма празни редове, използвайте един ^p вместо това.
- Въведете разграничаващ знак в полето Замяна. Уверете се, че това не е знак, който се появява навсякъде в документа, като например ~.
- Щракнете върху Замени всички. Ще забележите, че записите могат да се комбинират, но това не е проблем в момента, стига разделителният знак да е на правилното място (между всеки запис)
Стъпка 5. Разделете всеки запис в отделни полета
Сега, когато вашите записи са разделени, така че да се появяват в следващите редове, ще искате да определите какви данни ще се показват във всяко поле. Например, ако всеки запис е име на първия ред, уличен адрес на втория ред и състояние и пощенски код на третия ред, можете да
- Натиснете Ctrl+H, за да отворите прозореца Find and Replace.
- Премахнете една от знаците ^p в полето Find.
- Променете знака в полето Замяна на запетая,.
- Щракнете върху Замени всички. Това ще замени останалите символи на абзаца със сепаратор със запетая, който ще раздели всеки ред в поле.
Стъпка 6. Заменете разграничаващия знак, за да завършите процеса на форматиране
След като извършите двете стъпки „Намери и замени“по-горе, вашият списък вече няма да изглежда като списък. Всичко ще бъде на един ред, със запетаи между всяка част от данните. Тази последна стъпка „Намери и замени“ще върне данните ви в списък, като същевременно запази запетаите, които определят полетата.
- Натиснете Ctrl+H, за да отворите прозореца Find and Replace.
- Въведете ~ (или какъвто и да е символ, който първоначално сте избрали) в полето Find.
- Въведете ^p в полето Замяна.
- Щракнете върху Замени всички. Това ще раздели вашите записи обратно на отделни групи, разделени със запетаи.
Стъпка 7. Запазете файла като обикновен текстов файл
След като форматирането приключи, можете да запишете документа като текстов файл. Това ще позволи на Excel да чете и анализира вашите данни, така че да влизат в правилните полета.
- Щракнете върху раздела Файл и изберете „Запазване като“.
- Щракнете върху падащото меню „Запазване като тип“и изберете „Обикновен текст“.
- Дайте име на файла както предпочитате и щракнете върху Запазване.
- Ако се появи прозорецът Преобразуване на файлове, просто щракнете върху OK.
Стъпка 8. Отворете файла в Excel
След като сте записали файла в обикновен текст, можете да го отворите в Excel.
- Щракнете върху раздела Файл и изберете Отваряне.
- Щракнете върху падащото меню „Всички файлове на Excel“и изберете „Текстови файлове“.
- Щракнете върху Напред> в прозореца на съветника за импортиране на текст.
- Изберете „Comma“в списъка Delimiter. Можете да видите как записите ще бъдат разделени в визуализацията в долната част. Щракнете върху Напред>.
- Изберете формата на данните за всяка от колоните и щракнете върху Готово.
Метод 2 от 2: Конвертиране на таблица
Стъпка 1. Направете таблица в Word с вашите данни
Ако имате списък с данни в Word, можете да го преобразувате във формат на таблица в Word и след това бързо да копирате тази таблица в Excel. Ако вашите данни вече са във формат на таблица, преминете към следващата стъпка.
- Изберете целия текст, който искате да преобразувате в таблица.
- Щракнете върху раздела Вмъкване и след това върху бутона Таблица.
- Изберете „Преобразуване на текст в таблица“.
- Въведете броя редове на запис в полето "Брой колони". Ако имате празен ред между всеки запис, добавете един към общия брой.
- Щракнете върху OK.
Стъпка 2. Проверете форматирането на вашата таблица
Word ще генерира таблица въз основа на вашите настройки. Проверете го отново, за да се уверите, че всичко е там, където трябва да бъде.
Стъпка 3. Щракнете върху малкия бутон „+“, който се появява в горния ляв ъгъл на таблицата
Това ще се покаже, когато задържите мишката върху масата. Щракването върху това ще избере всички данни в таблицата.
Стъпка 4. Натиснете
Ctrl+C да копирате данните.
Можете също да кликнете върху бутона „Копиране“в раздела Начало.
Стъпка 5. Отворете Excel
След като данните бъдат копирани, можете да отворите Excel. Ако искате да поставите данните в съществуваща електронна таблица, заредете я. Поставете курсора в клетката, в която искате да се показва горната лява клетка на таблицата.
Стъпка 6. Натиснете
Ctrl+V да поставите данните.
Отделните клетки от таблицата Word ще бъдат поставени в отделни клетки в електронната таблица на Excel.
Стъпка 7. Разделете всички останали колони
В зависимост от типа на данните, които импортирате, може да се наложи да направите допълнително форматиране. Например, ако импортирате адреси, градът, абревиатурата на държавата и пощенският код може да са в една и съща клетка. Можете да накарате Excel да ги раздели автоматично.
- Щракнете върху заглавието на колоната, която искате да разделите, за да изберете цялата колона.
- Изберете раздела „Данни“и щракнете върху бутона „Текст в колони“.
- Щракнете върху Напред> и след това изберете „Запетая“в полето Разделители. Ако използвате горния пример, това ще отдели града от съкращението на държавата и пощенския код.
- Щракнете върху Готово, за да запазите промените.
- Изберете колоната, която все още трябва да бъде разделена, и повторете процеса, като изберете „Space“вместо „Comma“като разделител. Това ще отдели съкращението на държавата от пощенския код.
