По своята същност имейлите не са толкова официални, колкото писането на писма. Все пак ще имате моменти, когато трябва да сте по -официални при писането на имейли. Помислете кой е получателят и след това изберете поздрав, подходящ за ситуацията. След като разберете това, можете да преминете към форматиране на поздрава и изписване на началните изречения.
Стъпки
Част 1 от 3: Разглеждане на получателя
Стъпка 1. Решете колко формално трябва да бъдете
Дори ако пишете „официален“имейл, колко официален е този имейл, зависи от човека, който го получава. Например, няма да използвате същото ниво на формалност, когато пишете професор, което бихте направили, когато кандидатствате за работа.
Когато за първи път се свързвате с някого, по -добре е да сте по -официални, отколкото трябва, само за да сте в безопасност
Стъпка 2. Намерете името на човека
Направете малко проучване, за да изкопаете името на човека, ако още не го знаете. Познаването на името на човека прави поздрава да изглежда по -личен, дори когато използвате официални техники за имейла си.
Стъпка 3. Следвайте примера на човека
Ако човекът вече ви е изпратил имейл, добре е да копирате стила му на поздрав. Например, ако те използват „Здравей“и вашето име, приемливо е да отговорите в същия стил, като използвате „Здравей“и името на лицето, когато се обръщате към имейла.
Част 2 от 3: Избор на поздрав
Стъпка 1. Върнете се на „Скъпи
"" Уважаеми "(последвано от името на човека) е стар резервен режим по някаква причина. Той е официален, без да е задушен и тъй като се използва толкова често, често става невидим в поздрав, което е добре. Не искам поздравът ви да изпъква, защото е неподходящ.
Стъпка 2. Опитайте „Поздрави“, когато не знаете името на човека
Поздрави е сравнително официален поздрав, който можете да използвате в бизнес имейли, особено ако не знаете името на човека. Винаги обаче е по -добре да разберете името на човека, ако е възможно.
Можете също да използвате „Към кого може да се отнася“, ако имейлът е особено официален и не знаете името на човека. Този поздрав обаче може да отблъсне някои хора
Стъпка 3. Помислете за „Здравей“или „Здравей“в малко по -малко официални имейли
Имейлите обикновено са по -малко официални от писмата като цяло, така че можете да се измъкнете с нещо като „Здравей“в донякъде официален имейл. Например, ако изпращате имейл на вашия професор, особено на този, с когото действително взаимодействате, „Здравей“или „Здравей“трябва да работи добре.
Стъпка 4. Пропуснете „Хей
„Докато„ Здравей “може да е приемливо в полуформален имейл,„ Хей “вероятно не е. Това е много неформален поздрав, дори в речта, така че трябва да го избягвате във всякакъв вид официален имейл. Дори и да познавате шефа си сравнително добре, например, най -добре е да пропуснете „Хей“, когато им изпратите имейл.
Стъпка 5. Използвайте заглавие вместо име, когато е необходимо
Понякога, когато пишете на човек, знаете само заглавието му в компанията или организацията. В този случай можете просто да замените титлата на лицето вместо името на лицето, като например „Уважаеми мениджъри по наемане“, „Уважаеми комисия по наемане“или „Уважаеми професоре“.
Стъпка 6. Добавете почетния знак на човека, за да стане по -официален
Когато е възможно, добавете „г -н“, „госпожа“, „д -р“или „професор“преди името на лицето, за да стане по -официално. Също така използвайте фамилното или пълното име на лицето, за да бъдете по -официални, а не само името на лицето.
Част 3 от 3: Форматиране и започване на имейла
Стъпка 1. Поставете поздрава на първия ред
Горният ред трябва да бъде поздравът, който сте избрали, последван от името на човека. Използвайте заглавие за лицето, когато е възможно, като г -н, г -жа или д -р, последвано от неговото име и фамилия.
Стъпка 2. Използвайте запетая
По принцип след поздрава ще използвате запетая. В официални писма можете да използвате двоеточие, но това обикновено е твърде официално за имейл, дори официално. Запетая ще бъде достатъчна в повечето случаи, въпреки че може да използвате двоеточие, ако пишете мотивационно писмо в имейл.
Стъпка 3. Преминете към следващия ред
Поздравът отива на собствен ред в горната част, така че след като го напишете, натиснете клавиша за връщане, за да преминете към следващия ред. Ако използвате прекъсвания на редове вместо отстъпи, за да правите абзаци, ще трябва да оставите празен ред между поздрава и първия параграф.
Стъпка 4. Представете се в началното изречение, ако е необходимо
Ако пишете на някого за първи път, трябва да предоставите въведение, дори ако познавате човека в реалния живот. Давайки представа на човека кой сте, го насърчава да продължи да чете.
- Например, можете да напишете: „Казвам се Джесика Хилс и съм маркетинг директор на XYZ Company“. Можете също така да включите как познавате човека: „Казвам се Робърт Смит и съм от вашия маркетинг клас (Маркетинг 101, който се среща във вторник и четвъртък по обяд).“
- Ако вече познавате човека и сте го писали преди, можете да използвате първото изречение като поздрав. Например, можете да кажете: „Благодаря ви, че се свързахте с мен толкова бързо“или „Надявам се, че се справяте добре“.
Стъпка 5. Преминете към точката
Повечето официални имейли трябва да стигнат бързо до въпроса. Това означава, че първото или второто ви изречение трябва да въведат причината, поради която пишете на получателя. Не забравяйте да бъдете възможно най -кратки, когато описвате целта си.
