Това wikiHow ще ви научи как да направите сливане на поща в Microsoft Office или OpenOffice.org. Сливането на поща е супер удобна функция, която ви позволява автоматично да персонализирате документ за всеки получател, на когото се изпраща. По този начин не е необходимо да променяте документа поотделно за всеки получател. Това спестява много време и е много лесно да се направи! Стъпките по-долу ще ви преведат през целия процес стъпка по стъпка.
Стъпки
Метод 1 от 3: Подготовка
Стъпка 1. Създайте файл с данни
Това може да бъде файл с електронна таблица, файл с база данни или дори текстов документ с подходящо форматиране. Най -често се използват файлове с електронни таблици; това ръководство предполага, че използвате електронна таблица.
-
Вашият файл с данни трябва да съдържа цялата информация, която ще трябва да се променя от копие на копие. Например, ако пишете формуляр, вашият файл с данни ще съдържа имената и евентуално адресите на всички, на които възнамерявате да изпратите писмото.
Поставете по един елемент от информацията във всяка клетка по ред, така че всеки тип информация (име, фамилия, почетен и т.н.) да бъде в собствена колона
-
Направете разумни имена на колони. Сливането с поща чете данни в колони. Той ще приеме, че първият запис във всяка колона с информация е общото име за този тип информация, така че използвайте имена, които имат смисъл за вас.
Например, започнете колона с имена, като напишете „firstname“, след което поставете всички имена под нея. Когато бъдете попитани кое поле да вмъкнете в писмото си, ще видите „име“като опция и ще запомните какво се съдържа в тази колона
- Потребителите на Microsoft Office, които също използват Outlook за електронната си поща, могат да използват вместо това адресната си книга на Outlook като файл с данни, ако желаят.
Стъпка 2. Запазете файла с данни
Запазете го някъде, където лесно можете да го намерите, и го наречете с нещо, което лесно ще запомните.
Стъпка 3. Изпишете основния си документ
Това е документът, в който ще вмъквате информация. Например, ако пишете формуляр, първият документ е писмото. Всеки елемент, който обединяването с поща ще попълни за вас (като имена), трябва да остане празно засега.
Метод 2 от 3: Обединяване на поща в MS Office
Стъпка 1. Отворете прозореца със задачи за сливане на поща
От основния си документ щракнете върху прозореца, за да го отворите. Ако не го виждате, отворете менюто Инструменти и изберете Mail Merge от списъка.
Стъпка 2. Отговорете на въпросите на MS Office
Инструментът за обединяване на поща в Office има няколко стъпки, предназначени да улеснят живота ви, като обединят файловете ви по -умно и точно.
- Започнете, като му кажете какъв документ пишете. Щракнете върху най -подходящото и след това щракнете върху Напред.
- Кажете му какъв „начален документ“(първичен документ) искате да използвате. Ако сте изпълнили тези стъпки, трябва да можете да изберете „използвайте този документ“. Щракнете върху Напред.
Стъпка 3. Изберете файла за обединяване
Това е файлът с данни, който сте създали по -рано. Изберете подходящия бутон за избор и щракнете върху Напред, за да потърсите файла и да го свържете с основния си документ.
Ако предпочитате да използвате адресната си книга на Outlook, вместо това щракнете върху тази опция
Стъпка 4. Изберете какви данни да използвате
Office ви позволява да избирате или премахвате избора на редове с информация, както желаете. Това ви позволява да изберете кои елементи от информацията във файла с данни искате да обедините в основния документ, което прави файла с данни по -полезен с времето, докато го използвате за различни неща. Когато сте доволни, щракнете върху Напред.
Данните могат да бъдат сортирани, като щракнете върху заглавките на всяка колона. Това може да бъде полезно, ако трябва бързо да търсите много информация
Стъпка 5. Вмъкнете полета с данни
На следващата страница от панела със задачи ще бъдете подканени да напишете документа си, ако все още не сте го направили, и ще ви бъде представен масив от опции за вмъкване на данни от файла в документа.
-
Вмъкнете поле с данни, като поставите курсора на мястото, където ще бъде полето, след което щракнете върху съответния бутон в панела със задачи, за да го вмъкнете там.
Можете да изтриете неправилно поставени или дублирани полета с данни, като натиснете клавиша Delete, същият като обикновена буква или цифра
-
Предварително зададените опции се променят леко в зависимост от типа документ, който сте казали на Office, че пишете. Office прави всичко възможно да попълни подходящата информация от данните, които му предоставяте. Например, ако пишете формуляр за бизнес писмо, може да видите опция за вмъкване на адресен блок, който включва името и фамилията на всеки получател и пълния адрес, добре организиран на няколко реда.
- Някои от предварително зададените опции ще отворят допълнителни прозорци, за да попълните подходяща информация. Всички те са повече или по -малко ясни и лесни за разбиране.
- Ако използвате предварително зададена настройка и изглежда, че не можете да намерите правилната информация, щракнете върху бутона с надпис „Съпоставяне на полета“, за да научите програмата кои от имената на полетата ви отговарят на стандартните й имена. Например, можете да му покажете, че той трябва да използва категорията „Фамилия“във вашия файл с данни, за да попълни данните „Фамилия“в адресния блок.
- За да използвате вашите собствени полета, щракнете върху „още опции“. Ще можете да видите имената, които сте дали на всяка колона, и да ги използвате вместо това.
Стъпка 6. Проверете буквите си
Сливането на поща няма да показва конкретната информация в полетата, които прилагате към основния си документ, докато не го отпечатате, но Office предлага функция за предварителен преглед, която ви позволява да проверите и да се уверите, че информацията се показва правилно според начина, по който сте поставили полета във вашия документ. Не се колебайте да го използвате, докато не се уверите, че всичко е наред.
Стъпка 7. Завършете сливането
Последният екран на панела със задачи за сливане на поща ви информира, че всичко е на място и е готов за отпечатване на вашите документи. На всеки отпечатан документ ще се показва един набор от информация и програмата ще отпечата толкова копия, колкото има набори информация.
Ако искате да направите индивидуални редакции на конкретни букви, можете също да направите това от този екран на прозореца на задачите, като кликнете първо върху „редактиране на отделни букви“
Метод 3 от 3: Обединяване на поща в OpenOffice.org
Стъпка 1. Създайте база данни
В OpenOffice.org файл за база данни винаги е необходим за обединяване на поща; все пак първо можете да създадете данните си в електронна таблица.
- От основния си документ отворете менюто Файл и изберете да създадете нов файл с база данни.
- В прозореца, който се показва, изберете опцията „свързване към съществуваща база данни“. От падащото меню изберете „електронна таблица“и след това щракнете върху Напред.
- На следващия екран насочете OpenOffice.org към файла с електронни таблици, който искате да използвате. Можете да изберете дали да защитите базата данни с парола, като поставите отметка в квадратчето под местоположението на файла. Щракнете върху Напред, когато сте готови.
-
На този екран изберете дали да регистрирате базата данни за по -лесен достъп по -късно и решете дали искате да отворите файла с базата данни, за да го редактирате в момента. (Вероятно няма да ви се наложи, ако току -що сте създали файла на електронната таблица.) Щракнете върху Готово, за да запазите базата данни.
Не забравяйте да дадете на базата данни име, което лесно да запомните
Стъпка 2. Вмъкнете вашите полета
След като сте свързали информацията си с база данни, която OpenOffice.org може да разбере, е просто да използвате тази база данни за обединяване на поща, стига да знаете къде да търсите.
- От менюто Вмъкване изберете „полета“, а след това „друго …“от подменюто. Като алтернатива можете да въведете control-F2.
- В прозореца, който се показва, щракнете върху раздела „база данни“.
-
Щракнете върху бутона Преглед в долната дясна част на прозореца и намерете файла на базата данни, който току -що създадохте.
След като изберете вашата база данни, тя ще се появи в списъка, озаглавен „Избор на база данни“в дясната страна на прозореца
- От списъка „тип“в лявата част на прозореца изберете „полета за обединяване на поща“.
- Кликнете върху + до вашата база данни и под нея трябва да се появи файл с електронна таблица. Кликнете върху + до че, и ще видите имената на полетата, които сте избрали, когато сте създавали електронната си таблица.
-
Изберете полето, което искате да вмъкнете, и щракнете върху Вмъкване, за да поставите полето в основния си документ.
- Не забравяйте да поставите курсора там, където искате вашето поле да бъде вмъкнато, преди да вмъкнете, или ще трябва да изрежете и поставите, за да го преместите в правилната позиция.
- Както в Office, текстовите полета се третират като буквено -цифрови знаци в основния ви документ. Можете да ги преместите с интервала и да ги изтриете с клавиша за изтриване.
Стъпка 3. Завършете сливането
Проверете отново всяко поле за правилно поставяне. Когато сте готови, отпечатайте основния си документ. Сливането на поща ще отпечата едно копие за всеки набор от записи във файла, който сте обединили в документа.
Съвети
- Програмите за текстообработка често имат шаблони, които можете да използвате за създаване на първични документи.
- Не забравяйте да разбиете полетата на възможно най -конкретни термини. Например, можете да използвате учтиво заглавие (г -н, г -жа, госпожица), име и фамилия за името. Това са три полета за имена, така че използвайте три отделни колони с по един тип поле във всяка колона.
