Ако трябва да напуснете офиса за малко или планирате да заминете на почивка, може да искате да уведомите хората, които ви изпращат имейл, че сте далеч. Ако имате акаунт в Exchange, Outlook се предлага с вградена функционалност. Ако нямате акаунт в Exchange, все още можете автоматично да отговаряте на имейли, като създадете няколко правила. Следвайте това ръководство, за да настроите автоматичните си отговори, независимо дали имате акаунт в Exchange или не.
Стъпки
Метод 1 от 4: Outlook 2010/2013
Стъпка 1. Включете автоматичните отговори
Изберете папка на Exchange. Изберете папката от вашия магазин за съобщения. Трябва да имате избрана папка Exchange, за да видите опцията Автоматични отговори. Отворете менюто Автоматични отговори (Извън офиса). Можете да намерите това, като щракнете върху раздела Файл и след това изберете раздела Информация.
Стъпка 2. Конфигурирайте отговорите си
В менюто Автоматични отговори поставете отметка в квадратчето с надпис Изпращане на автоматични отговори. Можете да регулирате времето, през което асистентът е активен, като поставите отметка в квадратчето и зададете часа и диапазона от дати.
Стъпка 3. Напишете отговорите си
За имейли, изпратени от вашия сървър за обмен, използвайте раздела Вътре в моята организация. За отговори на имейли, получени от някой друг, използвайте раздела Извън моята организация. След като сте доволни от отговорите си, щракнете върху OK.
Стъпка 4. Деактивирайте автоматичните отговори
Ако зададете период от време за вашите автоматични отговори, асистентът ще приключи автоматично, когато периодът от време приключи. Ако не сте задали диапазон, той ще продължи, докато не отворите менюто „Автоматични отговори“и изберете „Не изпращайте автоматични отговори“.
Метод 2 от 4: Outlook 2007
Стъпка 1. Включете Office Assistant
Щракнете върху раздела Инструменти. В менюто Инструменти изберете Асистент извън офиса. Поставете отметка в квадратчето „Изпращане на автоматични отговори извън офиса“. Можете да регулирате времето, през което асистентът е активен, като поставите отметка в квадратчето и зададете часа и диапазона от дати.
Стъпка 2. Напишете отговорите си
За имейли, изпратени от вашия сървър за обмен, използвайте раздела Вътре в моята организация. За отговори на имейли, получени от някой друг, използвайте раздела Извън моята организация. След като сте доволни от отговорите си, щракнете върху OK.
Стъпка 3. Деактивирайте Асистент извън офиса
Ако зададете период от време за вашите автоматични отговори, асистентът ще приключи автоматично, когато периодът от време приключи. Ако не сте задали диапазон, той ще продължи, докато не отворите менюто за автоматични отговори и изберете „Не изпращайте автоматични отговори извън офиса“.
Метод 3 от 4: Outlook 2003
Стъпка 1. Включете Office Assistant
В менюто Инструменти изберете Асистент извън офиса. Поставете отметка в квадратчето „В момента съм извън офиса“.
Стъпка 2. Напишете отговорите си
В полето с надпис „Автоматичен отговор само веднъж на всеки подател със следния текст:“въведете отговора, с който искате да отговорите.
Стъпка 3. Добавете правила
Можете да добавяте правила към своя Асистент, като например препращане на съобщения от определени податели до друг получател. Щракнете върху бутона Добавяне на правило …, за да конфигурирате персонализирано правило. Например, можете да създадете правило, което да препраща поща от конкретен клиент към вашия сътрудник, така че важните имейли да не бъдат пропуснати, докато сте далеч.
Стъпка 4. Деактивирайте Асистент извън офиса
Помощникът извън офиса ще продължи, докато не отворите менюто Автоматични отговори и изберете „Не изпращайте автоматични отговори извън офиса“.
Метод 4 от 4: Изпратете автоматичен отговор без акаунт в Exchange
Стъпка 1. Създайте своя шаблон
Без акаунт в Exchange опциите за автоматичен отговор не са налични. Все още е възможно да се настрои автоматизиран отговор, като се използва шаблон и няколко правила. Започнете, като създадете нов имейл. Това ще бъде шаблонът за вашия автоматичен отговор.
- Изберете тема, която лаконично обяснява ситуацията. Например „Извън офиса до“. Можете също така да напишете думите „автоматичен отговор“в Темата, за да уведомите получателя незабавно, че отговорът е автоматизиран.
- Напишете кратко съобщение. В тялото на имейла напишете общо съобщение, което може да се отнася за всеки, който го получи. Уведомете получателя как да се свърже с вас или с кого друг да се свърже.
Стъпка 2. Запазете вашия шаблон
След като сте доволни от съобщението, щракнете върху Запазване като … В падащото меню „Запазване като тип“изберете Шаблон на Outlook. Това ще запише файла като шаблон, който се зарежда в Outlook.
Стъпка 3. Създайте правилата
За да може автоматичният отговор да работи правилно, ще трябва да дефинирате някои правила за автоматизиране на процеса. В Office 2003/2007 щракнете върху менюто Инструменти и изберете Правила и предупреждения. В Office 2010/2013 щракнете върху раздела Файл, изберете Информация, след което щракнете върху Правила и сигнали. Това ще отвори менюто E-Mail Rules.
- Щракнете върху бутона Ново правило. Ще бъдете помолени да изберете шаблон. От секцията „Започнете от празно правило“изберете „Проверете съобщенията, когато пристигнат“. Щракнете върху Напред.
- Определете на кои съобщения ще се отговаря. Ако искате да отговорите на всяко съобщение, което получавате във входящата си поща, поставете отметка в квадратчето за „къде е моето име в полето До“. Можете да го стесните, като посочите конкретни изпращания или имейли с конкретни думи в темата или текста. Щракнете върху Напред, след като направите своя избор
- Заредете вашия шаблон. Изберете полето „отговор чрез конкретен шаблон“в следващия прозорец, за да заредите съобщението, което сте създали по -рано. Щракнете върху връзката в описанието на полето за „конкретен шаблон“. Това ще отвори диалогов прозорец с въпрос къде да търсите шаблони. Изберете „Потребителски шаблони във файловата система“. Отворете съобщението, което сте създали по -рано.
- Задайте вашите изключения. След като шаблонът се зареди, можете да дефинирате случаи, когато не искате отговорът да бъде изпратен, например до конкретен получател или за конкретни типове съобщения. Щракнете върху Напред, след като направите своя избор.
- Назовете правилото си. Преди да можете да завършите, ще трябва да зададете име за правилото си. Потребител нещо, което е лесно да се запомни, така че можете да деактивирате правилото бързо в бъдеще. Поставете отметка в квадратчето „Включване на това правило“, за да активирате правилото, след което щракнете върху Готово.
Стъпка 4. Деактивирайте правилото
Когато се върнете в офиса, можете да деактивирате правилото, като отворите отново менюто Правила и сигнали. Изберете правилото Out of Office, което сте създали от списъка си с активни правила, след което щракнете върху бутона Изтриване.
Видео - Използвайки тази услуга, може да се сподели част от информацията с YouTube
Съвети
- Организацията обикновено се определя като вашата компания и включва хора, които имат акаунт на Exchange Server във вашата система за електронна поща.
- Менюто Инструменти се появява в главния прозорец на Outlook. Главният прозорец е същият прозорец, който се появява при стартиране на Outlook и включва менютата Файл, Редактиране, Изглед, Отидете, Инструменти, Действия и Помощ. Няма меню Инструменти в прозорци, където да създавате или преглеждате елементи като имейл съобщения, контакти или задачи.
- Когато е поставено отметка в квадратчето Автоматичен отговор на хора извън моята организация, в раздела Извън моята организация се показва (Вкл.) До името на раздела.
- Контактът трябва да съществува във вашата папка с контакти на Exchange Server. Ако контактът съществува само в папка, която е част от файл на лични папки (.pst), съобщението за автоматичен отговор няма да бъде изпратено.
