Помощникът извън офиса в Microsoft Outlook ви позволява да настроите автоматичен отговор, който да се изпраща до хора, които ви изпращат имейл, когато не сте достъпни или извън офиса. Функцията Out of Office е достъпна само за потребители с акаунт в Microsoft Exchange; потребителите на дома с акаунти, които не са на Exchange, могат да създадат шаблон извън офиса и да създадат правило, така че Outlook да изпраща отговора автоматично. Ако не сте сигурни кой акаунт имате, знайте, че сметките на Exchange са най -често бизнес или училищни акаунти. Това wikiHow ще ви покаже как да настроите отговор извън офиса в Outlook както с Exchange, така и с не-Exchange акаунт.
Стъпки
Метод 1 от 4: Използване на Outlook 2019-2010 и Outlook за Office 365
Стъпка 1. Стартирайте Microsoft Outlook на вашия персонален компютър
Ще намерите това приложение в менюто "Старт".
Стъпка 2. Щракнете върху Информация в раздела Файл
Ще видите това на лентата над входящата си поща, заедно с Начало, Изпращане/Получаване, Папка, Изглед и Групи.
Стъпка 3. Щракнете върху Автоматични отговори (Извън офиса)
Това ще отвори диалоговия прозорец Автоматични отговори.
Ако тази опция не е налична, може да използвате акаунт, който не е на Exchange. Следвайте метода в тази статия, за да разрешите автоматични отговори за акаунти без размяна
Стъпка 4. Щракнете, за да изберете квадратчето до „Изпращане на автоматични отговори
” Когато щракнете върху полето, то ще се запълни с отметка, която показва, че е активирано.
Ако искате да посочите час, щракнете, за да изберете квадратчето до „Изпращане само през този период от време“, след това изберете начален и краен час. Например, ако планирате да отидете на почивка за две седмици, изберете периода от време, през който ще бъдете в отпуска, така че автоматичният отговор да бъде активен само докато сте навън
Стъпка 5. Щракнете върху раздела Вътре в моята организация
Ще видите това над голямото, празно текстово поле.
Стъпка 6. Въведете автоматичния отговор, който искате да изпратите на хора, които ви изпращат имейл от вашия офис или компания
Стъпка 7. Щракнете върху раздела Извън моята организация
Ще видите това над голямото, празно текстово поле.
Стъпка 8. Въведете автоматичния отговор, който искате да изпратите на хора, които ви изпращат имейли извън вашата организация
Има падащо меню за типа и размера на шрифта, както и бутоните за форматиране на текста в съобщението ви
Стъпка 9. Щракнете върху OK
Хората, които ви изпращат имейл, докато не сте в офиса, ще получат автоматичните отговори, които сте създали. Ако не сте избрали времеви диапазон, автоматичният отговор ще се изпрати, докато не изключите функцията.
Метод 2 от 4: Използване на Outlook 2007
Стъпка 1. Стартирайте Microsoft Outlook на вашия персонален компютър
Това ще намерите в менюто "Старт".
Стъпка 2. Щракнете Out of Office Assistant в раздела Tools
Ще намерите раздела Инструменти в менюто в горния ляв ъгъл на прозореца на програмата. Ще се отвори диалоговият прозорец Out of Office Assistant.
Ако тази опция не е налична, може да използвате акаунт, който не е на Exchange. Следвайте метода в тази статия, за да разрешите автоматични отговори за акаунти без размяна
Стъпка 3. Щракнете, за да изберете кръга до „Изпращане на автоматични отговори извън офиса
”
Ако искате да посочите час, щракнете, за да изберете квадратчето до „Изпращане само през този период от време“, след това изберете начален и краен час. Например, ако планирате да отидете на почивка за две седмици, изберете периода от време, през който ще бъдете в отпуска, така че автоматичният отговор да бъде активен само докато сте навън
Стъпка 4. Щракнете върху раздела Вътре в моята организация
Ще видите това над голямото, празно текстово поле.
Стъпка 5. Въведете автоматичния отговор, който искате да изпратите на хора, които ви изпращат имейл от вашия офис или компания
Стъпка 6. Щракнете върху раздела Извън моята организация
Ще видите това над голямото, празно текстово поле.
Стъпка 7. Въведете автоматичния отговор, който искате да изпратите на хора, които ви изпращат имейли извън вашата организация
Има падащо меню за типа и размера на шрифта, както и бутоните за форматиране на текста в съобщението ви
Стъпка 8. Щракнете върху OK
Лица, които ви изпращат имейл, докато не сте в офиса, ще получат автоматичните отговори, които сте създали. Ако не сте избрали времеви диапазон, автоматичният отговор ще се изпрати, докато не изключите функцията.
Метод 3 от 4: Използване на Outlook 2003
Стъпка 1. Стартирайте Microsoft Outlook на вашия персонален компютър
Ще намерите тази програма в менюто "Старт".
Стъпка 2. Щракнете Out of Office Assistant в раздела Tools
Ще намерите раздела Инструменти в менюто в горния ляв ъгъл на прозореца на програмата. Ще се отвори диалоговият прозорец Out of Office Assistant.
Ако тази опция не е налична, може да използвате акаунт, който не е на Exchange. Следвайте метода в тази статия, за да разрешите автоматични отговори за акаунти без размяна
Стъпка 3. Щракнете, за да изберете кръга до „В момента съм извън офиса
”
Стъпка 4. Въведете съобщение в текстовото поле
Хората, които ви изпратят имейл, ще получат отговора ви само веднъж, докато не се върнете в офиса.
Стъпка 5. Щракнете върху OK
Всички страни, които ви изпратят имейл, ще получават отговора ви „Извън офиса“за неопределено време или докато не изберете „В момента съм в офиса“.
Метод 4 от 4: Използване на сметки без борса
Стъпка 1. Стартирайте Microsoft Outlook на вашия персонален компютър
Това ще намерите в менюто "Старт".
Стъпка 2. Щракнете върху Нов имейл в раздела Начало
Ще видите раздела в лентата над входящата си поща, заедно с Файл, Изпращане/Получаване, Папка, Изглед и Групи. Ще се отвори празен имейл.
Стъпка 3. Редактирайте имейла на шаблона извън офиса
Оставете редовете To… и CC… празни.
- Въведете тема за имейла, например „Извън офиса“, така че хората да знаят, че получават автоматичен отговор от вас.
- Въведете отговора, който искате автоматично да бъде изпратен до тези, които ви изпращат имейл в тялото на имейл съобщението. Това съобщение ще се използва като шаблон „извън офиса“.
Стъпка 4. Щракнете върху раздела Файл и щракнете върху Запиши като
Това ще отвори диалоговия прозорец „Запазване като“.
Стъпка 5. Щракнете върху Шаблон на Outlook от падащото меню „Запазване като тип“
Стъпка 6. Въведете име за шаблона на съобщението, след което щракнете върху Запазване
Този шаблон вече може да се използва, когато не сте достъпни по имейл в личния си акаунт в Outlook.
Стъпка 7. Щракнете върху раздела Файл и щракнете върху Управление на правила и сигнали
За да може вашият шаблон да се изпраща автоматично до потребителите, докато не сте налични, трябва да създадете правило, което инструктира Outlook да отговаря автоматично на имейли, използвайки този шаблон.
Стъпка 8. Щракнете върху Ново правило
Ще видите това в раздела Правила за имейл. Ще се появи диалогов прозорец Съветник за правила, който ще ви преведе през създаването на правило.
Стъпка 9. Щракнете, за да изберете „Прилагане на правила към съобщенията, които получавам
” Ще видите това под заглавката „Започнете от празно правило“.
Щракнете Следващия два пъти, за да продължите да създавате правилото. Ще щракнете Следващия на страница с опции, но искате да оставите полетата празни за стъпка 1 и 2 празни, за да работи правилото ви.
Стъпка 10. Щракнете върху квадратчето до „отговори с помощта на конкретен шаблон
” Ще видите това под заглавието „Какво искате да направите със съобщението?“
Стъпка 11. Щракнете върху връзката „определен шаблон“в Стъпка 2
Ще се появи кутия.
Стъпка 12. Изберете „Потребителски шаблони във файлова система“от падащото меню „Погледни“
Щракнете двукратно, за да изберете шаблона, който сте създали по-рано, за да използвате като автоматичен отговор извън офиса
Стъпка 13. Щракнете върху Напред
Вие сте насочени към последната стъпка в съветника за правила, където можете да дадете име на правилото си, да зададете изключения и да го прегледате.
Въведете име за създаденото от вас правило за автоматичен отговор
Стъпка 14. Щракнете върху Готово
Всички потребители, които ви изпратят имейл, сега ще получат автоматичния отговор, който сте създали с помощта на шаблона.
