ATTN е кратка форма на думата „внимание“и обикновено се използва в имейли и писмена кореспонденция, за да посочи желания получател. Най -добрият начин да използвате ATTN в кореспонденцията по имейл е като включите това в темата. По този начин е ясно за кого е съобщението и е по -вероятно вашият имейл да бъде прочетен от правилния получател.
Стъпки
Метод 1 от 3: Добавяне на ATTN към имейл
Стъпка 1. Започнете темата с ATTN
В някои случаи, като заявление за работа, може да имате само общ имейл за компания, но искате да спечелите вниманието на конкретно лице или отдел. Най -добрият начин да направите това е да напишете в темата като „ATTN: Джон Смит“.
Като алтернатива, ако не знаете имена, можете да напишете „ATTN: Мениджър по наемане“или „ATTN: Отдел маркетинг“
Стъпка 2. Включете друга подходяща информация в темата
Наред с привличането на вниманието на определен човек или група хора, трябва да включите и няколко важни подробности относно съдържанието на имейла си. Това ще го направи по -подходящ и вероятно ще бъде отворен и прочетен по -бързо.
Например, можете да кажете „ATTN: John Smith re: Content Marking Position“
Стъпка 3. Започнете тялото на имейла с ATTN, когато темата е пълна
Можете също да включите ATTN съобщение в тялото на имейл или в прикачен документ. По този начин все още съобщавате за кого е предназначено съобщението и можете да използвате темата единствено, за да посочите целта на имейла. Това може да се наложи, когато отговаряте на имейл и темата вече е създадена.
- Например, можете да започнете тялото на имейла, като кажете „ATTN: Sandeep Kumar“
- Може да искате да включите индикатора ATTN както в темата, така и в текста на имейла.
Метод 2 от 3: Определяне кога да се използва ATTN в имейли
Стъпка 1. Използвайте ATTN, когато нямате имейл адреса на желания получател
Ако не знаете директния имейл адрес на лицето или отдела, до който трябва да се свържете, можете да изпратите имейл до адреса за контакт, предоставен на уебсайта на компанията. След това трябва да посочите в темата, използвайки ATTN, към кого трябва да бъде насочено съобщението.
Стъпка 2. Включете ATTN във вътрешната комуникация
Използвайте ATTN, когато пишете вътрешна бележка, която може да е от значение за редица хора във вашия отдел или група, но изисква прякото внимание на един или двама души. По този начин вие все още информирате всички, но също така давате приоритет на кого директно говори съобщението.
Можете да напишете „ATTN: Мери Смит отново: цели за продажби“, но да изпратите съобщението до целия екип по продажбите
Стъпка 3. Посочете, че вашият имейл е важен, като използвате ATTN
Можете също така да посочите, че нещо се нуждае от незабавно внимание, като използвате съкращението ATTN в темата си. Например, можете да напишете „Отчетите за заплатите изискват спешен ATTN“.
Метод 3 от 3: Осигуряване на вашите имейли за привличане на внимание
Стъпка 1. Включете тема
Когато изпращате имейл, е много важно винаги да включвате тема. Това е възможност за вас да подчертаете имейла си и да предоставите някои подробности относно съдържанието на имейла. Имейл, който не включва тема, е по -вероятно да бъде изтрит или изгубен във входящата поща, или ще дразни получателя, защото е принуден да отвори имейла, за да разбере за какво става въпрос.
Стъпка 2. Дръжте темата кратка
Повечето пощенски кутии за имейли ще разкриват само около 60 знака от темата, а мобилният телефон ще показва само около 25 до 30 знака. В резултат на това трябва да поддържате темата кратка и първо да напишете най -важната информация.
Кратките формуляри, като „ATTN“и „RE“улесняват включването на повече информация в темата
Стъпка 3. Напишете нещо закачливо
Входящите кутии често са наводнени със спам и рекламни материали и много хора изтриват имейли, преди дори да бъдат отворени. Ако изпращате имейл до човек, когото не познавате директно, важно е имейлът ви да се откроява. Можете да привлечете вниманието на получателите, като напишете закачлива и креативна тема.
- Можете да напишете „Не искам нищо от вас“, ако се обръщате към някой, на когото се възхищавате, но никога не сте се срещали лично. Например, това може да е любим автор или някой, на когото гледате във вашата индустрия.
- Като алтернатива можете да кажете „печелете повече пари, като разширите клиентската си база“. Това би било полезно, ако искате да установите бизнес връзки и искате имейлите ви да се отварят.
Стъпка 4. Включете важни подробности
Много е важно винаги да включвате важна информация за съдържанието на имейла. Ако пишете имейл на съвместна работа по проект, не забравяйте да поставите заглавието на проекта в темата. По този начин вашият колега ще знае за какво става въпрос и може да го приоритизира според нуждите.
- Можете също да кажете нещо като „необходим отговор“. Това вероятно ще направи вашия имейл по -приоритетен.
- Като алтернатива, писането на „бърз въпрос повторно: обедна среща“вероятно ще привлече внимание, защото показва, че това ще бъде лесен отговор.
