Имейлът е често срещана форма на комуникация и знанието как да се представите на някого по имейл може да помогне за вашата кариера и усилията за работа в мрежа. Писането на кратък и ясен уводен имейл ще увеличи шансовете получателят ви да отдели време да го прочете и да се ангажира с вас. Избягвайте някои от по -често срещаните грешки, за да сте сигурни, че се откроявате от тълпата.
Стъпки
Метод 1 от 3: Започнете силно
Стъпка 1. Направете темата си ясна
Получателят ви трябва да има добра представа за какво е имейлът, преди дори да го отвори. Дръжте го също кратък; дългата тема може да бъде тромава. За въвеждащ имейл обикновено е напълно приемливо да напишете „Въведение - Вашето име“.
Мобилните устройства обикновено показват само около 25-30 знака на темата, така че дръжте го кратък
Бакшиш:
Не забравяйте първо да напишете темата! Честа грешка е запазването на темата за последно, което може да доведе до забравяне да я напишете изобщо.
Стъпка 2. Отворете с бизнес поздрав
Не започвайте с „Здравей“или „Здравей“. Можете да използвате такива поздрави, след като опознаете човека. Започнете с изпитан бизнес поздрав. Избягвайте да използвате името на получателя в поздрава.
- „Уважаема г -жо/г -н/г -жа.“- Ако изобщо не сте сигурни относно семейното положение на жената, която изпращате по имейл, винаги трябва по подразбиране да използвате „Ms.“тъй като е по -малко самонадеян.
- „За кого може да се отнася“- Това трябва да се използва само ако не сте сигурни кой ще получи съобщението.
Стъпка 3. Представете се
Първото ви изречение трябва да се представи на получателя. Това им позволява да свържат име с останалата част от имейл съобщението.
- "Моето име е…"
- Посочете заглавието си, ако е приложимо. Ако имате няколко заглавия, не ги изброявайте всички, а само най -важното или подходящо.
Метод 2 от 3: Поддържайте го сбит
Стъпка 1. Обяснете как сте получили имейл адреса на получателя
Уведомете получателя как сте разбрали информацията за контакт с него. Това помага да покажете, че сте преминали през подходящите канали, за да достигнете до тях.
- „Вашият офис мениджър ме насочи към този имейл адрес“
- „Намерих този имейл адрес на вашия уебсайт“
- „Така и така казах, че трябва да се свържа с вас“
Стъпка 2. Говорете за последния път, когато се срещнахте (ако е приложимо)
Повдигането на паметта на човека може да доведе до повече ангажираност.
- „Говорихме за кратко на конференцията миналата седмица“
- „Говорихме по телефона вчера“
- „Видях презентацията ви на…“
Стъпка 3. Споделете общ интерес
Това може да ви помогне да се свържете с получателя си и да предпази бизнес имейлите ви да изглеждат твърде студени. За да определите взаимните интереси, може да се наложи да направите малко проучване на получателя. Възможните области на изследване включват Facebook, Twitter и LinkedIn.
- Уверете се, че уведомявате човека къде сте намерили този взаимен интерес, в противен случай ще излезете като преследвач.
- Ако е възможно, опитайте се да поддържате взаимните интереси свързани с бизнеса, като например нещо във вашата област или професионална страст, която и двамата споделяте.
Стъпка 4. Посочете причината да се свържете
Не чакайте твърде дълго, за да стигнете до точката. Никой няма да прочете имейл, състоящ се от множество абзаци, много преди да се появи нещо, наподобяващо смисъла. Обяснете ясно и пряко какво искате и защо се свързвате с този човек за това. Ако питате за съвет или отправяте друго искане, уверете се, че е управляемо, особено ако това е първият ви контакт.
- „Интересно ми е да науча повече за…“
- „Бих искал да се срещна с вас, за да обсъдим …“
- "Бих искал вашето мнение за …"
Стъпка 5. Дръжте имейла си фокусиран върху една тема
Оставянето на вашия имейл меандър може да накара получателя ви да загуби интерес или да забрави защо сте изпратили имейл на първо място.
Бакшиш:
Попитайте само получателя в имейла си.
Метод 3 от 3: Подписване
Стъпка 1. Благодарете на получателя за отделеното време
Никой не обича да преглежда целия им имейл, така че не забравяйте да благодарите на получателя, че отдели време да прочете вашия. Тази проста любезност значително ще подобри настроението на получателите и ще увеличи шансовете да получите отговор.
- „Оценявам, че отделихте време да прочетете този имейл.“
- „Благодаря, че отделихте време от графика си, за да прочетете това.“
Стъпка 2. Подайте призив за действие
Помолете получателя да ви пише обратно, да се обади, да обмисли вашето предложение или нещо друго, за да го ангажира. Задаването на въпрос е друг чудесен начин за увеличаване на ангажираността.
- „Обади ми се, когато имаш малко свободно време“
- „Да се видим скоро за обяд“
- "Какво мислите за …?"
- "Очаквам с нетърпение вашия отговор"
Стъпка 3. Прекратете имейла
Когато приключвате професионален имейл, уверете се, че краят ви е благодарен, но сбит. Едно просто приветствие в края ще запази имейла ви професионален, като същевременно изразява благодарността ви.
- "На Ваше разположение,"
- "Благодаря ти,"
- „С уважение/сърдечни пожелания“,
- "Най -доброто",
- Избягвайте „Искрено ваш“, „Искрено ваш“, „Наздраве!“, „Мир“, „Благодаря ви за вниманието“.
Стъпка 4. Включете подписа си
Ако не сте конфигурирали вашата имейл услуга да включва вашия подпис, не забравяйте да завършите с вашето име, заглавие и информация за контакт. Не претоварвайте тази част с пет телефонни номера, два имейл адреса и три уебсайта. Оставете го просто, така че получателят да знае най -добрия начин да се свърже отново с вас. Избягвайте да включвате цитати в подписа си.
-
-
- Джо Смит
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
-
Стъпка 5. Проверка на имейла
Преди да кликнете върху бутона „Изпращане“, отделете малко време, за да прочетете няколко пъти имейла си, като коригирате всички грешки, които откриете по пътя. Тъй като този имейл вероятно ще бъде първият ви контакт с получателя, трябва да оставите възможно най -доброто впечатление. Грешките в правописа и граматическите грешки бързо ще направят имейла ви много по -малко професионален.
