Това wikiHow ви учи как да създадете индекс страница за вашия документ на Microsoft Word. Microsoft Word идва с вграден инструмент за индексиране, който може автоматично да създава индекс въз основа на избраните от вас записи. Всичко, което трябва да направите, е да използвате инструмента за маркиране на запис, за да маркирате всяка дума или фраза, която искате да добавите към индекса. Условията във вашия индекс могат да сочат към конкретни страници в документа или да препращат към други индексирани записи.
Стъпки
Част 1 от 3: Маркиране на вашите записи
Стъпка 1. Отворете документ на Microsoft Word
MS Word ви позволява да добавяте индекс към всеки документ, независимо от неговата дължина, стил или предмет. Преди да можете да добавите индекс към вашия документ, ще трябва да преминете през всяка страница, за да маркирате термините, които искате да се появят в индекса.
Стъпка 2. Изберете дума или група думи за вашия индекс
Можете да изберете дума или фраза, като я маркирате с мишката.
Стъпка 3. Щракнете върху раздела Препратки
Той е в лентата с инструменти в горната част на Word.
Стъпка 4. Щракнете върху бутона Маркиране на запис
В зависимост от вашата версия на word тази икона обикновено се появява в панел на лентата с инструменти с надпис „Index“. Това е иконата на лист хартия със знак минус и знак плюс.
Стъпка 5. Променете начина, по който думата или фразата се появяват в индекса
Ще видите думата или фразата, които сте избрали в полето „Основен запис“в горната част на прозореца. Засега по този начин тази дума или фраза ще се появи в индекса, който ще създавате. Ако искате да промените формулировката, главни букви или други параметри, можете да направите това, като редактирате текста в полето „Основен запис“.
Ако искате да коригирате лицето, размера, стила или цвета на този шрифт във вашия индекс, можете да го направите тук. Просто маркирайте думата или фразата в „Основен запис“, щракнете с десния бутон върху маркираната област и след това изберете Шрифт. Направете желаните промени в шрифта и след това щракнете Добре.
Стъпка 6. Добавете подносно (по избор)
Мислете за основните записи като за свои собствени редове във вашия индекс. Под основното вписване в индекса ще се появи подвъзел. Може да е полезно първо да прегледате документа си и да създадете основни записи, а след това да се върнете и да добавите подвектори.
- Например, ако сте избрали думата фамилни имена и планирате да индексирате всички фамилни имена във вашия документ, може да искате да добавите маркиране на всяко фамилно име в документа с основния запис „Фамилни имена“и след това да посочите самото фамилно име като подсистема.
- Можете също така да добавите запис от трето ниво, който ще се появи под подмножество в индекса. За да направите това, просто въведете двоеточие след подмножеството и след това въведете записа от трето ниво.
Стъпка 7. Изберете местоположението, посочено в индексния запис
Когато Word изгражда индекс въз основа на вашите маркирани записи, той просто ще изброи номера на страницата на записа, който сте избрали по подразбиране. Например, ако сте маркирали думата „Фамилни имена“на страница 2, индексът ще изброи „страница 2“като местоположението на записа за фамилни имена. Това е така, защото „Текуща страница“е изборът по подразбиране в секцията „Опции“.
- Ако предпочитате избрания запис да се позовава на друг запис (помислете, когато видите „Вижте също“в индекс), изберете „Препратка“и след това въведете името на другия запис до „Вижте“.
- Ако искате записът да сочи към диапазон от страници, а не към една страница, ще трябва да създадете отметка за този диапазон от страници. Ако имате отметка, изберете „Диапазон на страниците“и след това изберете отметката си от падащото меню.
Стъпка 8. Форматирайте номерата на страниците във вашия индекс
Под заглавието „Формат на номера на страница“изберете дали да се показват номерата на страниците в Удебелен и/или Курсив колкото е необходимо.
Стъпка 9. Щракнете върху Маркиране, за да запазите новия си запис
Този бутон ще маркира маркирания термин и ще го добави към вашия индекс със съответния номер на страница, диапазон или препратка.
-
След като маркирате запис в индекса, маркерите за абзаци ще се включат незабавно и ще видите избраната дума или фраза във вашия документ, обградена с къдрави скоби със специално форматиране, подобно на това:
{XE "запис"}
- Ако е твърде объркващо да видите документа си в този формат, можете да превключите обратно към стандартния изглед, като щракнете върху У дома и след това щракнете върху символа на абзаца ¶ в лентата с инструменти.
- Ако искате да маркирате всички случаи на една и съща дума или фраза в целия си документ, можете да щракнете върху Маркирайте всички бутон в долната част. Това би добавило номера на страницата за всички случаи на тази дума или фраза към нейното вписване в индекса.
Стъпка 10. Продължете да маркирате записи
Прозорецът "Mark Index Entry" остава отворен, след като маркирате запис, което улеснява преминаването към следващия запис, който искате да маркирате. За да продължите, маркирайте друг термин във вашия документ и след това щракнете върху прозореца „Маркиране на запис в индекса“, за да го добавите към полето „Основен запис“. След като персонализирате този запис по ваш вкус, щракнете върху Марк за да го запазите и да преминете към следващия.
-
След като маркирате основните си записи, преминете и маркирайте всички подзаглавия или записи от трето ниво. Доста неудобно е да се направи:
- Маркирайте думата или фразата, които искате да изброите като подсистема. Използвайки нашия пример за фамилия, да речем, че сте създали основен запис за Фамилни имена и искате да добавите фамилията „Уилямс“към списъка с фамилии в индекса. Започнете, като маркирате първия екземпляр на „Уилямс“във вашия документ.
- След това щракнете върху прозореца Mark Index Entry. Това добавя „Williams“към полето „Main entry“(засега).
- Въведете или поставете подсистемата (Уилямс, в нашия пример) в полето за подвъзел.
- Заменете текста в полето "Основен запис" с името на основния запис (Фамилии, в нашия пример).
- Редактирайте всички подробности и щракнете Марк (или Маркирайте всички).
Част 2 от 3: Вмъкване на индексната страница
Стъпка 1. Щракнете с курсора на мишката там, където искате да поставите индекса
В повечето случаи ще искате да поставите индекса си в края на документа-просто превъртете надолу и щракнете върху първия празен ред под съществуващото ви съдържание.
Стъпка 2. Щракнете върху раздела Вмъкване
Той е в горната част на Word.
Стъпка 3. Вмъкнете прекъсване на страница, така че индексът да е на собствената си страница (по избор)
Обикновено искате индексът ви да се показва на собствената си страница в края на документа. За да се уверите, че това се случва, щракнете върху Вмъкване раздела и изберете Разделител на страница в лентата с инструменти, за да добавите нова страница за вашия индекс.
Стъпка 4. Щракнете върху раздела Препратки
Той е в горната част на Word.
Стъпка 5. Щракнете върху бутона Insert Index
Този бутон се намира до Маркирайте влизането бутон в лентата с инструменти за справки. Това отваря прозорец, озаглавен "Индекс".
Стъпка 6. Изберете вашия тип индекс
Можете да изберете Вдлъбнато или Тичам в в горния десен ъгъл на прозореца. Индексираният индекс ще бъде по-лесен за навигация за читателите, докато индексът за изпълнение ще заема много по-малко място на страницата.
Докато правите промени в индекса, винаги ще виждате визуализация в полето "Визуализация на печат" в горния ляв ъгъл на този прозорец
Стъпка 7. Изберете броя колони
Вашият индекс ще се показва в две колони по подразбиране, но можете да изберете различен номер, като щракнете върху стрелките нагоре или надолу до полето „Колони“.
Ако щракнете върху стрелката надолу достатъчно пъти, стойността ще се промени на „Автоматично“, което автоматично ще коригира номерата на колоните, за да пасне най -добре на количеството съдържание в индекса
Стъпка 8. Изберете индекс дизайн от менюто "Формати"
Това падащо меню е под изображението за предварителен печат. Изберете някой от дизайните от падащото меню, за да персонализирате външния вид на вашия индекс.
- Можете също да създадете свой собствен дизайн, като изберете От шаблон и щракване върху Промяна бутон долу вдясно. Това ви позволява да персонализирате шрифтове, интервали и стил за всички записи и подматериали, за да създадете свой собствен формат за дизайн.
- Ако искате номерата на страниците да бъдат подравнени вдясно, вместо вдясно след всеки запис, поставете отметка в квадратчето до „Подравняване на десните номера на страниците“.
Стъпка 9. Щракнете върху OK, за да запазите индекса си
Това създава индекс, който съдържа всички записи, които сте маркирали в целия си документ. Можете да използвате този индекс, за да търсите страниците, където важни термини и понятия са споменати по време на вашето писане.
Част 3 от 3: Редактиране на запис в индекса
Стъпка 1. Щракнете върху раздела Начало
Той е в горната част на Word. Ако сте открили грешка в индекса, като например правописна грешка или неправилен термин, можете да коригирате грешките на ръка и след това да актуализирате индекса с помощта на инструмента за актуализиране на индекса.
Стъпка 2. Превъртете до грешката, която искате да коригирате
Първо, ако не сте в изглед на абзац, щракнете върху У дома и след това щракнете върху иконата Абзац ¶ да ги покаже. След това превъртете до записа „XE“за записа, който искате да коригирате. Не забравяйте, че всички индексирани препратки започват с „XE“и са заобиколени от тези къдрави скоби, които видяхте по -рано.
Стъпка 3. Направете промените
-
Променете текста в кавичките:
Ако текстът е неправилен, коригирайте го сега, като редактирате това, което е вътре в кавичките.
-
Изтриване на запис:
Ако искате напълно да премахнете запис от индекса, изберете цялото поле за въвеждане на индекса (включително къдравите скоби) с мишката и след това натиснете Изтрий ключ.
- Можете да щракнете върху иконата Абзац в раздела Начало, когато приключите, за да изключите маркерите за абзаци.
Стъпка 4. Превъртете надолу и щракнете върху вашия индекс
След като сте направили промени в индекса, ще трябва да го актуализирате. Щракването върху индекса го избира за актуализиране.
Стъпка 5. Натиснете клавиша F9 на клавиатурата
В зависимост от клавиатурата може да се наложи да натиснете Fn за да използвате клавиша F9. Това актуализира индекса, за да отразява вашите промени.
Ако това не работи, щракнете върху Препратки раздела и след това щракнете върху Актуализирайте индекса на лентата с инструменти.
Видео - Използвайки тази услуга, може да се сподели част от информацията с YouTube
Съвети
- Маркирането на индексните записи автоматично ще включи Показване на всички непечатни знаци опция. Можете да изключите това по всяко време, като кликнете върху иконата на абзац в раздела Начало.
- Ако маркирате повече записи във вашия документ след вмъкване на индекса и те не се показват автоматично, щракнете върху индекса и натиснете F9 клавиш на клавиатурата.
