Написали сте страхотен имейл, но когато дойде време да напишете заключителните си изявления, просто не знаете какво да кажете. Това е напълно нормално. Намирането на ясен и кратък начин за прекратяване на имейл може да бъде разочароващо, но не е невъзможно. Всичко, което трябва да направите, е да добавите кратко резюме на вашите точки, да предложите приятелско завършване и да се отпишете с правилната дума или фраза.
Стъпки
Метод 1 от 3: Сключване на официален имейл
Стъпка 1. Потвърдете отново целта си за писане
Това не е необходимо за кратки имейли или бързи отговори на нечий въпрос. Ако обаче сте написали дълъг имейл или имате работа с множество теми или притеснения, добавете кратко заключително изречение, за да обобщите информацията или искането си.
Ако например кандидатствате за работа, можете да включите информация относно вашите пълномощия и опит. След това можете да обобщите имейла си, като напишете: „Въз основа на моя опит и опит вярвам, че бих бил отличен кандидат за тази позиция.“
Стъпка 2. Добавете заключителен ред
С едно изречение завършете имейла си с израз на благодарност или молба за контакт. Ако се обръщате към някой друг, можете да напишете „Благодаря ви за отделеното време“или „Очаквам с нетърпение да се срещна с вас“. Ако отговаряте на някого, можете да затворите с „Моля, не се колебайте да се свържете с мен, ако имате допълнителни въпроси“.
Точното затваряне, което трябва да използвате, зависи от темата на вашия имейл. Само не забравяйте да поддържате заключението си кратко, учтиво и подходящо за вашия имейл
Стъпка 3. Изберете вашето излизане
При прекратяване на официален имейл винаги се очакват отписвания. Когато приключите официалния имейл, искате да изберете учтиво и уважително отписване. Опитайте затваряне като „Поздрави“, „Искрено“, „Благодаря“или „Най -добри пожелания“.
- Избягвайте използването на стенографии или съкращения. Винаги е най-добре да изпишете пълни думи в официална регистрация.
- Опитайте се да избягвате затваряния, които са твърде близки или официални. Регистрациите като „Любов“са твърде лични за официален имейл, докато „С уважение към вас“е подходящо само при обръщение към държавни служители.
Стъпка 4. Въведете пълното си име
Когато приключвате официален имейл, винаги искате да използвате вашето име и фамилия. Не знаете колко хора на име Джон или Лиза познава получателят. Добавянето на фамилното ви име им помага да ви припомнят по -бързо и по -ясно.
Метод 2 от 3: Прекратяване на неофициален имейл
Стъпка 1. Дайте причина за прекратяване на имейла
Внимателно завършете имейла си, като дадете бърза заключителна бележка, преди да се отпишете. Тя трябва да бъде приятелска и не трябва да съдържа много подробности. Изречение от рода на: „Както и да е, трябва да поразбирам книгите!“е напълно добра заключителна реч.
Стъпка 2. Дръжте комуникационната линия отворена
Добавете кратко изявление, което дава на получателя да разбере, че искате да чуете отговора му. Да напишеш „Кажи ми, ако имаш нужда от нещо друго“или „Нямам търпение да чуя какво си правил“, е приятелско и непринудено.
Стъпка 3. Излезте
Прекратяването на неформален имейл може да бъде много по -непринудено от официалния имейл. В зависимост от получателя, отписванията могат да включват:
- Любов
- Наздраве
- Ще се видим
- Твоя
- Чао
Стъпка 4. Подпишете името си
С неофициален имейл обикновено не е нужно да подписвате цялото си име. Получателят вече знае кой сте. Напълно приемливо е просто да подпишете собственото си име.
Ако пишете на близък човек, можете да използвате и псевдоним. Ако приятели или членове на семейството ви се обаждат с псевдоним, може да бъде забавно и приятелски да го използвате, когато се отпишете
Метод 3 от 3: Използване на блок за подпис
Стъпка 1. Решете дали е необходим подпис
Ако изпращате личен имейл, няма нужда от подпис. Блокът за подпис включва информация, включително вашето заглавие, вашата информация за контакт и информацията за вашата компания или организация. Не се притеснявайте да включите тази информация, ако изпращате неофициален или личен имейл. Вместо това просто подпишете името си.
- Често вашата компания или организация ще изисква подпис и те ще ви уведомят каква информация изискват. Попитайте вашата компания дали имат стандартизиран блок за подписи, който искате да използвате.
- Ако вашата компания не предоставя стандартен блок за подпис, можете също да копирате блок от някой друг във вашата организация и да замените техните данни за контакт с вашите.
Стъпка 2. Добавете вашата информация
Вашият блок с подписи трябва да включва няколко основни неща. Най -малкото тя трябва да съдържа вашето име и фамилия, заглавие, телефонен номер и имейл адрес. Можете също така да изберете логото на вашата компания или организация, уебсайта и връзките към социалните медии като LinkedIn, YouTube и Facebook.
- Ако вашата компания или организация няма стандартен формат за подпис, следвайте този основен поток: Поставете името си първо, последвано от заглавието ви на следващия ред. След това добавете своя имейл и телефонен номер и поставете последно информацията за вашата компания или група.
- Опитайте се да поддържате подписа си кратък и прост. Използвайте три или четири реда текст. Добавете лого, вместо да въвеждате името на вашата компания, и използвайте поредица от икони на социални мрежи, вместо да въвеждате URL адреси.
- Внимавайте да включите твърде много информация в социалните медии. Връзките трябва да са към информация за социалните медии на вашата компания. Ако вашата компания няма акаунти в социалните медии, по принцип не е подходящо да се свързвате със собствените си акаунти, освен ако изрично не е казано да го направите.
Стъпка 3. Запазете подписа си за многократна употреба
Повечето имейл клиенти, включително Gmail и Outlook, ви позволяват да запазите подписа си, така че да можете да го добавите с едно щракване, вместо да го изписвате. Проверете в настройките на имейла си, за да настроите подписа си.
