Имейлът сега е една от най-често използваните форми на комуникация, заедно с текстови съобщения, телефонни обаждания и приложения за незабавни съобщения. Кореспонденцията с имейла е била толкова често срещана, че много хора са забравили как правилно да я създадат. Добре съставеният имейл отразява професионализма и искреността в съобщението, което предава, така че е абсолютно необходимо човек да знае как да форматира имейл съобщение.
Стъпки
Стъпка 1. Съставете темата на имейла си
Темата на имейл съобщение служи като кратко обобщение за какво е съобщението. Темата ви трябва да е ясна и сбита, така че да може да даде на получателя представа каква е темата на вашия имейл само с няколко прости думи.
- Например, ако пишете на някого за някакъв бизнес, не усложнявайте темата с твърде много подробности като „Харесва ми колата, която шофирате. Обичам синия му цвят и колелата са великолепни.”
- Ясно заявете мотива си директно в темата. Например: „Заинтересован купувач на вашия син седан.“
Стъпка 2. Включете правилните поздрави
Не започвайте незабавно имейла с това, което трябва да кажете. Включете общи поздрави като „Поздрави“или „Добър ден“. Не бихте искали случаен човек да се качи и веднага да говори с вас, без дори да ви поздрави, нали? Същото е и с имейлите.
За да направите поздрава си по -личен, включете фамилията на получателя си в поздрава си
Стъпка 3. Напишете тялото на съобщението си
В зависимост от вида на съобщението, което пишете и на кого го изпращате, можете да го напишете както искате.
- Ако пишете на някой близък до вас, можете да направите имейла си личен; но ако пишете бизнес писмо, трябва да поддържате имейла възможно най -професионален.
- Също така трябва да имате предвид формата на вашето съобщение. Не използвайте трудно четими стилове, размери и формати на шрифта и избягвайте използването на главни букви. Главните букви в цифровия свят приличат на викане.
Стъпка 4. Включете заключителна бележка
Не просто прекратявайте имейла си там, където свършва съобщението ви. Напишете заключителни бележки като „С уважение“, „С най -добри пожелания“или всичко, което смятате, че ще бъде най -подходящо за имейла, който пишете.
Заключителните бележки определено трябва да вървят добре с вашия имейл. Защо? Защото, ако пишете бизнес съобщение, не бихте искали да напишете „С любов твоя“като заключителни бележки за писмото си; би било неуместно
Стъпка 5. Добавете подпис
Въпреки че вашият имейл адрес вече включва вашето име във всеки имейл, който изпращате, все пак се препоръчва да включите подпис към всяко съобщение, което съставяте. Подписите могат да бъдат просто обикновен текст или, ако искате да бъдете креативни, снимки (като лога, марки на марката и т.н.).
Използвайте опцията Подпис на всяко приложение за уеб поща или имейл клиент, което имате, за да създадете свой собствен подпис
Съвети
- Освен форматирането на имейл съобщения, трябва да използвате и правилно имейл адреси. Изпращането на съобщения до вашия приятел от детството чрез „[email protected]“е добре, но това не е толкова добра идея, когато изпращате бизнес имейли до шефа си.
- Използвайте подходящ интернет етикет, когато създавате имейли. Не изпращайте спам съобщения или съобщения до непознати контакти.
- Винаги проверявайте двукратно вашето имейл съобщение, преди да го изпратите, за да избегнете изпращането на няколко съобщения до един получател. Съобщенията ви могат да бъдат маркирани като СПАМ, ако го направите.
