Конвертирането на Excel файл в PDF улеснява хората да отварят и преглеждат файла на различни платформи-дори ако нямат Microsoft Office. PDF файловете също са по -лесни за отпечатване и разпространение от електронните таблици на Excel. Ако имате Microsoft Excel, можете лесно да конвертирате електронната си таблица в PDF, като я запазите или експортирате в приложението. Ако нямате Excel, можете да използвате Google Sheets, инструмент в Google Диск, за да направите преобразуването безплатно.
Стъпки
Метод 1 от 3: Използване на Google Диск
Стъпка 1. Отидете на
Ако трябва да конвертирате електронна таблица на Excel в PDF, но нямате Excel, не се притеснявайте-можете да използвате инструменти, вградени в профила ви в Google, за да направите преобразуването безплатно.
Ако още не сте влезли в профила си в Google, влезте, когато бъдете подканени
Стъпка 2. Щракнете върху +Ново
Той е в горния ляв ъгъл на вашия Google Диск.
Стъпка 3. Щракнете върху Качване на файл
Това отваря файловия браузър на вашия компютър.
Стъпка 4. Изберете електронната си таблица в Excel и щракнете върху Отваряне
Това качва електронната таблица във вашия Google Диск.
Стъпка 5. Щракнете върху електронната таблица на Excel във вашия Google Диск
Това отваря електронната таблица в Google Sheets, безплатния редактор на електронни таблици на Google.
Стъпка 6. Щракнете върху менюто Файл и изберете Изтегляне
Списък с опции за изтегляне ще се разшири.
Стъпка 7. Щракнете върху PDF документ (.pdf)
Това показва предварителен преглед на вашия PDF файл в прозореца за печат на Google Sheets.
Стъпка 8. Настройте оформлението на вашия PDF
Ако визуализацията за печат не изглежда така, както искате, използвайте десния панел, за да направите необходимите промени, преди да продължите.
- PDF ще се запише в същата ориентация като електронната таблица (обикновено пейзажен режим). Ако предпочитате да е в портретен (вертикален) режим, изберете Портрет под „Ориентация на страницата“.
- Променете мащаба (размера/вместването на страницата) и размера на полето, ако е необходимо.
- Щракнете Форматиране за да изберете дали да се показват линии на мрежата и/или бележки, да се коригира реда на страниците и да се промени подравняването.
- За да добавите заглавни и долни колонтитули към горната и долната част на страниците, щракнете върху Заглавни и долни колонтитули, след което поставете отметки в квадратчетата, за да изберете коя информация да се показва.
- Ако вашата електронна таблица съдържа много данни и прекъсва на нечетни места, щракнете върху ЗАДАВАЙТЕ ИНСТРУМЕНТНИ ПАРКУМИ НА СТРАНИЦИТЕ в десния панел. Тук можете да плъзнете сините линии, за да регулирате къде започва и свършва всяка страница. Щракнете ПОТВЪРЖДАВАЙТЕ ПЕРЕКРИТИЯ горе вдясно, за да запазите промените си.
Стъпка 9. Щракнете върху ИЗНОС
Това е синият бутон горе вдясно. Това ви подканва да запазите новия си PDF файл на вашия компютър.
Ако изтеглянето не започне автоматично, изберете място, на което ще запазите PDF файла, след което щракнете върху Запазване да го изтеглите.
Метод 2 от 3: Използване на Excel за Windows
Стъпка 1. Изберете частта от електронната таблица на Excel, която искате да конвертирате в PDF (по избор)
Ако има само определена част от файла Excel, която искате да превърнете в PDF формат, изберете я сега. В противен случай преминете към следващата стъпка.
Обърнете внимание, че преобразуванията в PDF не могат лесно да бъдат върнати обратно в лист на Excel, но този метод ще запази оригиналното ви копие
Стъпка 2. Щракнете върху менюто Файл
Намира се в горния ляв ъгъл.
Стъпка 3. Щракнете върху Експорт в менюто
Това отваря панела за експортиране.
Стъпка 4. Щракнете върху Създаване на PDF/XPS
Потърсете иконата, която прилича на лист хартия с колан.
Стъпка 5. Щракнете върху бутона Опции …
Това ще ви позволи да коригирате настройките за PDF файла, който ще създадете.
Стъпка 6. Изберете вашите PDF опции и щракнете върху OK
- Ако сте избрали област от електронната си таблица, която да запазите като PDF, изберете Избор под „Публикуване на какво“. Това гарантира, че само тази избрана област се запазва като PDF.
- Ако предпочитате да запишете целия видим работен лист като PDF, изберете Активни листове вместо.
- Ако искате да изберете конкретни страници от работната книга, за да ги запазите като PDF, използвайте падащите менюта „Страница (и)“, за да определите първата и последната страница.
- Щракнете Добре продължавам.
Стъпка 7. Изберете вашата оптимизация (по избор)
Над бутона „Опции“можете да изберете как искате да оптимизирате PDF файла. Повечето хора могат да се придържат към „Стандарт“, освен ако електронната таблица е много голяма. "Минимален размер" ще намали размера на по -голям файл до нещо по -лесно управляемо.
Ако искате да промените местоположението, на което запазвате файла, можете да отидете до тази папка в прозореца сега
Стъпка 8. Дайте име на файла и щракнете върху Публикуване
Това експортира избраната информация в нов PDF файл с името, което сте въвели.
Стъпка 9. Прегледайте PDF файла
По подразбиране PDF файлът ще се отвори автоматично за преглед. Ако не се отвори автоматично, просто щракнете двукратно върху името на файла в папката, в която сте го запазили.
Всъщност не е възможно да редактирате PDF сега, така че ако трябва да направите промени, ще искате да ги направите в документа на Excel и след това да създадете нов PDF
Метод 3 от 3: Използване на Excel за Mac
Стъпка 1. Уверете се, че горните и долните колонтитули на всичките ви листове са еднакви (по избор)
Ако използвате Excel 2011 и искате да запишете няколко работни листа в един PDF файл, всеки работен лист ще трябва да има идентични заглавни и долни колонтитули. Ако не са, всеки лист ще бъде създаден като отделен PDF документ, но също така лесно можете да ги обедините след това.
- Изберете всички работни листове в цялата си работна книга. За да направите това, щракнете върху раздела за първия лист в долната част на Excel, задръжте Преместване и след това щракнете върху раздела на последния лист, за да изберете всички.
- Щракнете върху Оформление раздела и след това щракнете върху Заглавен и долен колонтитул.
- Щракнете върху Персонализиране на заглавката… и Персонализирайте долния колонтитул… бутони за редактиране на горните и долните колонтитули за всички листове.
Стъпка 2. Изберете частта от електронната таблица на Excel, която искате да конвертирате в PDF (по избор)
Ако има само определена част от електронната таблица, която искате да превърнете в PDF, изберете я сега. В противен случай преминете към следващата стъпка.
Преобразуванията в PDF не могат лесно да бъдат преобразувани обратно в лист на Excel, но този метод ще запази оригиналното ви копие
Стъпка 3. Щракнете върху менюто File и изберете Save As
Можете също да натиснете Command + Shift + S за да отворите опцията Запазване като.
Ако искате да запишете PDF файла в нова папка, можете да изберете тази папка сега. # Въведете различно име за файла. Името на текущия Excel файл се показва в полето „Запазване като“. Ще трябва да въведете различно име (дори и да е малко по -различно), за да избегнете случайно презаписване на файла с електронна таблица
Стъпка 4. Щракнете върху менюто „Форматиране“или „Файлов формат“и изберете PDF
Това меню може да има малко по -различно име в зависимост от вашата версия на Excel.
Стъпка 5. Изберете какво се включва в PDF
В долната част на прозореца можете да изберете Работна тетрадка (за да конвертирате цялата работна книга), Лист (за да запазите само активния лист като PDF), или Избор (за да запазите само избраната област като PDF).
Стъпка 6. Щракнете върху Запазване или Експорт.
Ще видите различна опция в зависимост от вашата версия на Excel.
Ако заглавките не съвпадат на файл с няколко листа, за всеки лист ще бъде създаден отделен файл
Стъпка 7. Присъединете се към отделните PDF файлове (ако е необходимо)
Ако запазването на Excel файла като PDF доведе до множество PDF файлове, можете бързо да ги обедините заедно с Preview. Ето как:
- Отворете първия PDF файл, като щракнете двукратно върху името му в папката му.
- Щракнете върху Изглед меню и изберете Миниизображения.
- Щракнете върху последната миниатюра, за да я изберете. Това казва на Preview да добави следващия PDF в края на текущия документ.
- Щракнете върху редактиране меню и изберете Вмъкване > Страница от Файл.
- Изберете следващия PDF в диапазона и щракнете Отворено.
- Повторете този процес, докато не добавите всички PDF файлове.
- Щракнете Файл и изберете Експортирайте като PDF.
