Винаги е разочароващо, когато трябва да чакате отговор, независимо дали става въпрос за интервю за работа, бизнес предложение или просто да правите планове с приятел. Изпращането на последващ имейл може да бъде много ефективно при получаване на този отговор, особено ако направите искането си след разумно изчакване и го напишете ясно, сбито и с уважение. За да подобрите допълнително шансовете си за успех, направете възможно най -много от „работата с краката“, за да улесните нещата за получателя.
Стъпки
Метод 1 от 3: Избор кога и къде да изпратите последващи действия
Стъпка 1. Изчакайте поне 3 работни дни, за да изпратите последващи действия
Няма универсално правило за това колко време трябва да изчакате, преди да изпратите последващ имейл. Добро правило е 3 работни дни, освен ако лицето за връзка не е посочило конкретна дата, когато ще отговори. В този случай изчакайте поне 1 работен ден след тази дата.
- Например, ако лицето е казало, че ще отговори преди или във вторник, 19 -ти, изчакайте поне до сряда, 20 -ти, за да отговорите.
- За проследяване на интервю за работа обикновено е по-добре да изчакате поне 5 работни дни.
- Не е необходимо да се броят само работни дни (тоест пропускане на уикендите и празниците) при проследяване в лично качество.
- Не приемайте най-лошото, че не сте получили работа или че те не се интересуват от вашето бизнес предложение-само защото не сте получили бърз отговор. Вашето лице за контакт може просто да е наистина заето!
Стъпка 2. Адресирайте имейла директно на лицето за контакт
Това винаги е така за личните имейли, разбира се, и обикновено най-добрата стратегия за проследяване на бизнеса. Ако човекът ви е предоставил своята информация за контакт или ви е поканил да се свържете с тях, винаги изпращайте съобщението директно до него (и само до тях).
- Ако лицето не ви е предоставило информацията си за връзка или ви е поканило да продължите с него, изпратете имейла си на вашето насочено лице за контакт (като административен асистент или координатор по набиране на персонал). Поискайте в темата съобщението да бъде насочено към лицето, с което сте имали работа преди.
- Ако сте имали предишен контакт с лицето по имейл, използвайте същите имейл адреси „до“и „от“, както преди.
Стъпка 3. Изпратете не повече от 2 последващи имейла общо
Достатъчно трудно е да знаете кога да изпратите последващи действия, така че какво ще кажете за последващи действия? Ако първото ви проследяване остане без отговор, изчакайте поне 1-2 работни дни, за да изпратите второто проследяване. Ако това второ съобщение остане без отговор, спрете да проследявате или се свържете с някой друг в рамките на бизнеса.
- Въпреки че можете да създадете ново последващо съобщение, ако желаете, също е добре да изпратите същото съобщение като вашето първоначално последващо действие, но добавете бележка в горната част, както следва: “(Том: Изпратих това последващо действие във вторник и нямам търпение да се свържа с вас относно възможностите за бизнес, които обсъждахме миналия четвъртък. Благодаря, Ян)”
- Като общо правило, изобщо не се притеснявайте (да не получите работа и т.н.), ако трябва да изпратите 1 последващо действие. Притеснявайте се малко, ако трябва да изпратите 2 последващи действия. Започнете да се притеснявате малко повече, ако не чуете отговор след второто проследяване!
Стъпка 4. Предварително отстранете необходимостта от последващи действия с благодарствен имейл
Винаги е учтиво да изпратите благодарствен имейл в деня след всяка бизнес среща-особено, но не само, интервю за работа-както и след много сценарии за личен контакт. Ако сложите последващо споменаване в тази благодарност, може да успеете да насърчите отговор, без да се налага да изпращате отделни последващи действия няколко дни по-късно.
- Имейлът с благодарности може да използва почти същия формат и съдържание като последващ имейл, само с малко повече място, посветено на благодарността на човека и малко по-малко изразходвано за искане на отговор.
- Това обаче не се счита за „официално“проследяване, така че все още можете да изпратите до 2 „реални“последващи действия, ако е необходимо!
Метод 2 от 3: Форматиране на последващи имейли
Стъпка 1. Обърнете се директно към предишния си контакт в темата
Ако темата ви е неясна или без значение, последващите действия може да се окажат непрочетени или в кошчето. Избирайте думите си внимателно, така че темата да се свърже незабавно и изрично с взаимодействието ви с получателя.
- Една от стратегиите е да добавите „RE:“към описанието на предишното ви взаимодействие, така че да прочете като продължение на това събитие: „RE: Интервю в петък, 9/23 в 11 ч.“.
- Друг вариант е да включите вашето име, кратък и директен дескриптор и причината за вашия имейл: „Тери Регула 9/23 интервю за проследяване“.
- Никога не приемайте, че човекът ще разпознае вашия имейл адрес и ще отвори съобщението. Използвайте темата в своя полза.
Стъпка 2. Назовете получателя в поздрава си и му благодарете в заключението си
Въпреки че можете да бъдете подходящо неформални за личен последващ имейл, последващият бизнес трябва да балансира уважителната формалност и фамилиарността, получена от предишното ви взаимодействие. В повечето случаи, например, можете да поздравите човека с името му-стига той да се представи като „Джо Селмон“или да каже „наричай ме Барб“.
- Поздравът ви обикновено може да изглежда така: „Скъпи Джо“или „Скъпа Барб“, освен ако не смятате, че е подходяща повече формалност: „Уважаеми господин Селмон“или „Уважаеми д -р Бенет“.
- За края, благодарете им за последен път и използвайте собственото си и фамилно име: „Благодаря ти, Стив Карауей“.
Стъпка 3. Използвайте не повече от 3-4 абзаца, всеки с 2-3 изречения
Що се отнася до писането на последващи действия, преминете към точката и стигнете бързо! Това не означава да напишете само едно изречение, но означава създаване на рационализиран имейл без излишно съдържание. Създайте постни, чисти абзаци по следните редове (или подобни):
- Поздрав
- Параграф 1: благодаря и ясно изявление, което проследявате.
- Параграф 2: кратко резюме на подробностите за вашия контакт.
- Параграф 3: бързо потвърждаване на вашия интерес или желание.
- Параграф 4: изявление, че „очаквате с нетърпение“актуализация или че „ще бъде оценено“.
- Затваряне
Стъпка 4. Предоставете цялата необходима информация, от която се нуждае получателят
Уверете се, че другият човек трябва да направи възможно най-малко, за да ви даде последващи действия. Единствената причина, поради която все още не са се свързали с вас, вероятно е, че са били заети. Така че, ако трябва да прегледат бележките или файловете си, за да получат информация за предишното ви взаимодействие, е по -вероятно да решат, че не си струва времето да се свържат с вас сега.
- Ако сте имали интервю, споменете конкретната дата и час, името на позицията и или много бързо резюме на интервюто или избран анекдот или епизод от него. Например: „Пиша, за да проследя интервюто ни миналия понеделник, 23-и по обяд. Сигурно си спомняте, че бях толкова нетърпелив да говоря за позицията на мениджър продажби, че почти разля кафето си на бюрото ви!”
- Не забравяйте да предоставите ясна информация за всяка форма на контакт, която искате да имат възможност да използват: имейл, телефон/текст, поща и т.н.
Метод 3 от 3: Да бъдеш ясен, сбит и уважителен
Стъпка 1. Благодарете на получателя и заявете, че проследявате веднага в началото
Не погребвайте факта, че пишете продължение в средата на имейла. Вместо това, уведомете човека веднага защо се обръщате към него-и му покажете известна благодарност, докато го правите!
Опитайте нещо подобно: „Благодаря отново, че отделихте време да се срещнете с мен миналия четвъртък. Пиша, за да проследя тази среща и вашите мисли по предложението ми."
Стъпка 2. Ограничете отново взаимодействието си и потвърдете бързо интереса си
Дайте на лицето опреснение за предишния си контакт, особено в бизнес сценарий, когато знаете, че другият човек е провеждал много интервюта, срещи и т.н. Уверете се, че те веднага запомнят кой сте и какво сте обсъждали.
Например: „За мен беше удоволствие да представя плана си за рационализиране на вашите операции по фактуриране и се надявам, че споделяте ентусиазма ми от съвместната работа по прилагането му.“
Стъпка 3. Бъдете директни и учтиви, не настойчиви, извиняващи се или пасивно-агресивни
Не се срамувайте да продължите! Хубаво е да потвърдите интереса и желанието си да знаете къде стоите, стига да го правите учтиво и с уважение. Не забравяйте, че не дължите отговор при вашите условия, но отправете искане, а не искане.
- Използвайте тон като този: „Очаквам с нетърпение да чуя позицията си по отношение на общността.
- Не бъдете настоятелни: „Обещахте отговор до вчера и трябва да се свържа с вас възможно най -скоро.“
- Не бъдете и пасивно-агресивни: „Предполагам, че не съм получил работата, тъй като никога не сте ми се обаждали, но бих искал потвърждение за това.“
Стъпка 4. Покажете и кажете на получателя, че оценявате времето му
Използването на ясна тема и незабавното достигане до точката на вашия имейл показва уважение към времето на другия човек. Също така е добра идея да посочите конкретно веднъж или два пъти в съобщението, че оценявате времето, което ви посвещават. Прекаляването с ласкателство не е необходимо или дори полезно, но проявяването на известно уважение винаги подобрява шансовете ви за бърз отговор.
- Например: „Знам, че сте наистина заети през това време на годината и оценявам времето, което сте прекарали в общуване с мен.“
- Или: „Отново благодаря, че отделихте време да отговорите на въпросите ми миналия четвъртък. Имам само още една бърза молба."
- Ако човекът е бил твърде зает, за да се свърже с вас, да покажете и да му кажете колко цените времето му е чудесен начин да го накарате да отговори!
