Писането на приятелски напомнящ имейл може да бъде сложно. Не искате да изглеждате натрапчиви или нетърпеливи, но е важно да предадете съобщението си. Задайте приятелски тон в имейла си с поздрави и смекчени изрази. Покрийте необходимото от вашия имейл с напомняне, така че получателят ясно да знае какво искате. Осигурете имейл без грешки, така че да се натъкнете не само като приятелски, но и професионален.
Стъпки
Част 1 от 3: Определяне на приятелски тон
Стъпка 1. Поздравете получателя
В бизнес ситуации може да се наложи да използвате стандартен поздрав, като „Скъпи такива и такива“. Все повече обаче персонализираните имейли стават стандарт. Някои поздрави по имейл, които могат да ви помогнат да постигнете приятелски тон от самото начало, включват:
- здравей Джон
- Здрасти
- Отдавна не сме се виждали
- Хей!
Стъпка 2. Посочете връзката си с получателя
Ако просто се придържате към напомнянето, съобщението ви може да изглежда студено. Посочете вашата лична връзка с получателя, като включите фрази, които отразяват вашето приятелство и споделен опит. Те могат да включват:
- Как върви училището?
- Приятелю, как си?
- Миналия уикенд прекарах страхотно с теб.
- Кога за последен път говорихме, преди месец?
- Това пътуване, което направихме заедно, беше вълнуващо! Скоро ще трябва да го направим отново.
Стъпка 3. Омекотете изразите си
Това е особено важно за напомнящата част на имейла. Ако е минало известно време, откакто сте били в контакт с получателя, може да е подходящо да предложите леко извинение или извинение, за да се свържете само с цел напомняне. Някои примери за омекотени изрази включват:
- Знам, че не беше известно време откакто си говорихме, но исках да ви напомня за …
- Нещата бяха толкова забързани с новото бебе, чак сега се сетих да ви напомня …
- Знам, че сте били заети, затова не исках да ви притеснявам, но исках да изпратя напомняне …
Стъпка 4. Бъдете учтиви
Ако напомнянето е важно, лесно можете да се натъкнете на твърде силно. Имайте предвид, че получателят има неща, които се случват в живота му. Не забравяйте да кажете „моля“и „благодаря“и еквивалентни изрази. Можете да включите учтиви фрази като:
- Съжалявам, че ви притеснявам, но исках да се уверя…
- Ако можете да отговорите на този имейл веднага щом имате време …
- Благодаря, че отделихте време, за да прочетете всеки отговор на това напомняне. Оценявам го.
- Ще очаквам с нетърпение вашия отговор.
Част 2 от 3: Покриване на необходимото
Стъпка 1. Използвайте тема
Не е нужно да пишете умна тема. Ясните и конкретни ще бъдат най -полезни. Това ще позволи на получателя да разбере целта на имейла с един поглед. Някои общи опции за приятелско напомняне по имейл могат да включват:
- Проверка
- Бързо напомняне за…
- Предстоящо пътуване/събитие/и т.н.
- Брой служители за пътуване/събитие/и т.н.
Стъпка 2. Не забравяйте да включите напомнянето си
Когато се опитвате толкова много да бъдете приятелски и учтиви, може да е лесно да оставите нещо важно, като действителното напомняне. Поставете напомнянето си в началото на имейла, малко след поздрава и кратка лична връзка. Например:
- "Здрасти, Отдавна не говорихме, Бен. Как са жена ти и децата ти? Моите ме държат доста зает, но исках да се свържа с вас за …"
-
Хей!
Бабо, исках да ти изпратя съобщение. Съжалявам, че бях толкова зает. Просто исках да ви напомня за нашата дата за обяд …"
Стъпка 3. Използвайте кратък език
Като цяло е вярно, че учтив език използва по -дълги изрази. Например фразата „Работете по -усилено“би била по -политическа като „Може да е добра идея, ако работите по -усилено“. Макар и учтиви, тези дълги изрази могат да затруднят определянето на фокуса на имейла ви.
Използвайте опростена структура за вашия имейл. Това може да изглежда по следния начин: Поздрав (отваряне) → Лична връзка → Напомняне → Отдаване (затваряне)
Стъпка 4. Редактирайте ненужната информация
За всяко изречение и всяка част от всяко изречение се запитайте: "Това необходимо ли е?" В някои случаи „необходимо“може да означава нещо толкова широко като „Необходимо е, така че имейлът ми да не звучи студено“. Премахнете ненужните части от имейла.
По принцип наречията (като „много“, „наистина“, „наистина“, „изключително“и „определено“) могат да бъдат премахнати, за да направят съобщението ви по -кратко
Стъпка 5. Затворете имейла с одобрение
„Valediction“е фантазия, която означава „сбогом“. Валекциите включват изрази като „Най -добри“, „Поздрави“, „С уважение наистина“и „Искрено“. Вашият подпис трябва да следва валидицията ви. Тези общи валидиции обаче могат да изглеждат като безлични. Може да опитате нещо като:
- Твоя приятел
- Наздраве
- Всичко най-хубаво
- Приятен ден
- Таг, ти си това
- Очаквам с нетърпение да те чуя
Част 3 от 3: Осигуряване на имейл без грешки
Стъпка 1. Проверка на имейла ви
Дори бърз преглед на имейла ви веднъж или два пъти бързо ще премахне много прости грешки, които може да са се промъкнали при писането му. След като приключите с съставянето, коригирайте имейла си за правопис и граматика.
- Много имейл услуги имат безплатна програма за проверка на граматиката и правописа. Качеството им ще зависи от вашия имейл доставчик. В някои случаи тези пулове може да не са много точни.
- Не забравяйте да проверите темата си, поздрава и валидицията си (затваряне). Лесно е да ги пренебрегнете и да се съсредоточите само върху тялото на имейла си.
Стъпка 2. Прочетете имейла си на глас
Ако пишете важен имейл или наистина искате да бъдете особено приятелски или учтиви с някого, прочетете имейла си от началото до края на глас. Звучи ли разговорно? Ако е така, вашият имейл е готов за изпращане.
Препишете изречения или пасажи, които звучат тромаво. Използвайте най -добрата си преценка, когато оценявате това. Това ще варира от човек на човек, в зависимост от стила ви на говорене
Стъпка 3. Накарайте друг човек да прегледа имейла
За важни съобщения, като тези, предназначени за бизнес, може да искате друг човек да провери напомнянето, преди да го изпрати. Ако сте написали кратък имейл, това обикновено отнема малко време и може да помогне за улавяне дори на най -малките грешки.
- Проверете вашата услуга за онлайн съобщения. Изпратете съобщение до приятел онлайн, като попитате нещо като: "Хей, можеш ли да прочетеш кратък имейл, който трябва да изпратя? Ще отнеме само минута."
- Не забравяйте да изразите благодарността си към всеки, който чете по имейла ви. В крайна сметка ти правят услуга.
