Имейл за потвърждение уведомява друго лице, че сте получили съобщение или заявка, дори ако не можете да дадете пълен отговор веднага. Въпреки че не е необходимо да изпращате потвърждение за всеки личен имейл, който получавате, трябва да отговорите в професионална или бизнес среда, когато се обърнете директно. Ако трябва само да кажете на другия човек, че сте получили имейла му, изпратете кратко потвърждение, за да го уведомите. Ако лицето е поискало услуга или е поръчало продукт, предоставете повече информация за това кога да очаквате отговор или как да разрешите всички проблеми.
Стъпки
Метод 1 от 2: Потвърждаване, че сте получили имейл
Стъпка 1. Отговорете, ако сте посочени в реда До: или сте посочени в съобщението
Проверете в горната част на имейла, за да видите дали изпращачът е посочил вашия имейл адрес в реда „До:“. Ако не сте в списъка там, прегледайте тялото на имейла, за да видите дали вашето име се появява някъде там. Ако видите името си, не забравяйте да изпратите потвърждение, тъй като сте били адресирани директно.
Ако вашият имейл адрес е посочен само в реда „CC“на имейла, но не сте споменат в тялото, тогава не е нужно да изпращате потвърждение, тъй като съобщението вероятно е изпратено до голяма група хора
Внимание:
Избягвайте да потвърждавате спам съобщения, тъй като те могат да продължат да ви изпращат имейли, ако отговорите.
Стъпка 2. Обърнете се към изпращача по име в поздрава
Започнете поздрава си в горната част на имейла си, така че другият човек да го види веднага, когато го отвори. Използвайте официален поздрав, като „Здравей“или „Скъпи“, последван от името им. Ако отговаряте на началник или на някой, когото не познавате, използвайте заглавието му, последвано от фамилията му. Ако познавате добре другия човек, можете да използвате неговото име.
Например, можете да кажете „Здравейте, г -жо Дейвис“или „Скъпи Джонатан“, като ваш поздрав
Стъпка 3. Споменете накратко, че сте прочели имейла
Използвайте само няколко изречения за признанието си, така че да не изглежда твърде многословно. Благодарете на човека за изпращането на имейла или го уведомете, че сте получили неговото съобщение. Ако има някакви конкретни подробности, повторете ги в началните си изречения, за да покажете, че сте били прочетени чрез тяхното съобщение.
- Например, можете да напишете нещо от рода на „Благодаря ви, че ми изпратихте съобщение за срещата следващата седмица“или „Получих и прочетох вашия имейл по отношение на нашия нов потенциален клиент“.
- Ако нямате време да прочетете имейла, можете да кажете нещо от рода на: „Благодаря, че се обърнахте към мен. Получих вашето съобщение и ще го прочета веднага щом мога."
Стъпка 4. Дайте прогнозно време за отговор, ако имейлът има заявка или въпрос
Ако имате време да отговорите напълно веднага, направете го възможно най -скоро, за да покажете, че сте надеждни и надеждни. В противен случай предоставете времева рамка, в която другият човек може да очаква друго съобщение от вас, за да не мисли, че го игнорирате. Бъдете внимателни и не надценявайте колко скоро можете да отговорите, ако смятате, че може да отнеме повече време.
- Например, можете да кажете „Ще мога да ви получа тази информация в рамките на 2 дни“или „Ще се свържа отново по -късно днес, за да обсъдим въпроса допълнително“.
- Ако не знаете колко време ще отнеме отговора, използвайте „Ще се свържа с вас възможно най -скоро с всякакви въпроси или коментари“.
- Ако няма искане или проблем, които трябва да адресирате в имейла, не е нужно да отговаряте с времеви рамки.
Стъпка 5. Завършете имейла със затваряне и вашето име, преди да го изпратите
Използвайте официално заключение в имейла си, като „Най -добър“или „Благодаря отново“, за да помогнете на съобщението да звучи по -професионално. Напишете името си след приключване, за да завършите съобщението си. Уверете се, че всичко е написано правилно, преди да щракнете върху бутона Изпращане.
- Например, можете да напишете „Най -добро, Бет“или „Благодаря отново, Травис“.
- Можете също да посочите телефонен номер или алтернативен имейл адрес след името си, ако искате да дадете на другия човек различен начин да се свърже с вас.
Стъпка 6. Последвайте с имейл с пълен отговор възможно най -скоро
Ако първоначалният имейл е имал заявка или въпрос, отделете време да напишете пълен отговор, когато можете. Разгледайте изцяло всички притеснения или въпроси в съобщението, за да покажете, че сте отделили време, за да обмислите съобщението им. Поддържайте вежлив и позитивен тон през цялото съобщение, за да поддържате добър репертоар с тях.
Ако имате нужда от повече време, например ако чакате отчет или документ, опитайте да изпратите последващ имейл с актуализация и нова времева рамка, така че другият човек да не мисли, че сте забравили за тях
Метод 2 от 2: Отговаряне на бизнес услуги и поръчки
Стъпка 1. Поставете името на човека, към когото се обръщате, в горната част на имейла
Започнете с официален поздрав, като „Здравей“или „Скъпи“, за да поддържате професионален тон в съобщението си. Ако не познавате добре човека, използвайте неговото заглавие, последвано от фамилното му име, за да останете официални. Ако сте по -запознати с човека или той посочва името му, вместо това можете да се обърнете към него.
Например, можете да напишете „Уважаеми г -н Кристенсан“или „Здравей Дана“, като ваш поздрав
Стъпка 2. Благодарете на човека и споменете продукта или услугата, които са поискали
Изразете искрена благодарност към човека в началното изречение на вашия имейл. В същото изречение повторете продукта, който лицето е поръчало, или какви проблеми или притеснения са споменали в предишна кореспонденция. По този начин човекът ще разпознае, че сте отделили време, за да прочетете или обработите предишните му съобщения.
Например, можете да кажете: „Благодарим ви, че поръчахте 2 кутии шоколадови бонбони от нашия магазин“, или „Благодарим ви, че се обърнахте по отношение на откриването на работа, за което сте кандидатствали“
Стъпка 3. Дайте на човека времева рамка кога да очаква отговор или доставка
Споменете в следващото изречение колко време ще отнеме на другия човек да чуе отговора ви, за да не чувства, че сте забравили за тях. Уверете се, че предоставеният от вас срок е точен и честен, в противен случай може да се разстроят, ако не ви чуят.
Например, можете да кажете „Можете да очаквате вашия пакет в рамките на 3 работни дни“или „Моля, позволете 1–2 работни дни, за да отговорим“
Вариант:
Ако не знаете колко време ще отнеме отговора, кажете нещо като: „Ще се свържем с вас възможно най -скоро, за да отговорим на притесненията ви.“
Стъпка 4. Дайте предложения, ако има проблеми, които не можете да разрешите чрез имейл
Ако не можете директно да разрешите проблема им, опитайте да препоръчате други опции, които биха могли да бъдат по -полезни. Поддържайте вежлив и разбиращ тон в цялото съобщение, така че да не звучи негативно или да изглежда неискрено. Опитайте се да дадете възможно най -много подробности на човека, за да може той да предприеме следващите стъпки, за да разреши проблемите си.
Например, можете да кажете: „Съжалявам, че има проблем с прехвърлянето на пари към вашата разплащателна сметка. Опитайте да разгледате нашите често задавани въпроси, за да видите дали проблемът ви е решен. В противен случай може да се наложи да посетите банката си и да говорите с мениджъра на акаунта си, за да потвърдите транзакциите си."
Стъпка 5. Оставете информацията за контакт в долната част на имейла
Завършете имейла си с официално закриване, като „Най -добър“или „Благодаря отново“, така че да завършите съобщението с добра бележка. Не забравяйте да включите името си след затварянето. Ако искате да дадете на другото лице възможности да се свърже с вас, можете също да оставите телефонен номер, алтернативен имейл адрес или уебсайт след името си.
