Повечето хора са написали безброй имейли и се чудят защо трябва да чакат дълго за отговор. Осигуряването на спешност на имейл е просто, но трябва да подбирате думите си внимателно. Разчитайте на чувствителни към времето думи, докато призовавате читателя да действа незабавно. Докато поддържате имейла си кратък и последователен в тон, можете да накарате всеки имейл да звучи спешно.
Стъпки
Част 1 от 3: Създаване на тема тема
Стъпка 1. Вижте получателя в темата си
Ако се обърнете директно към другия човек, вашият имейл се откроява повече. Можете да направите това, като споменете името на човека или като използвате думите „вие“и „вашето“. Тези думи са директни, разговорни и насърчават получателя да отвори имейла.
- Например, започнете темата с фраза като „Хей Бил!“или „Обадихте ли се вече?“
- Ако не знаете името на човека, можете да посочите личен детайл като местоположението на получателя. Например, кажете „Най -добрите ресторанти във вашия град“.
Стъпка 2. Използвайте спешен език в темата
Важно е да предадете спешност възможно най -скоро. Насърчете читателя да кликне върху имейла, като включи призив за действие или препратка към недостиг. Тези тактики предполагат, че читателят трябва да действа веднага, за да се възползва от имейла.
- Например, използвайте думи и фрази като „Побързай!“или „остават 24 часа“, за да се обадите на читателя да действа сега.
- Подскажете, че нещо е ограничено, например като кажете: „Този артикул излита от рафтовете“.
Стъпка 3. Подскажете какво има вътре в имейла
Проследете спешната дума с ясна картина за това какво читателят трябва да очаква в имейла. Използвайте думи, ориентирани към действие, за да предложите на читателя как да реагира. Уверете се, че поддържате темата ясна и сбита, така че заглавието да не е объркващо.
- Например, можете да кажете нещо като: „Побързай! Това е продажба."
- Можете също да обясните имейла чрез числа. Например, кажете „5 начина да намалите сметката си за електричество“.
Стъпка 4. Задайте въпрос на читателя за алтернативен начин да бъдете ангажирани
Един въпрос може да бъде чудесен начин да подскажете какво има във вашия имейл. Въпросът трябва да е от значение за читателя. Той трябва да се позовава на спешно събитие или тема, която читателят трябва да знае, като ги насърчава да прочетат имейла веднага.
- Например, можете да кажете нещо като: „Последен шанс - поръчали ли сте билети вече?“
- Друг пример е: „Как можете да бъдете по -продуктивни днес?“
Част 2 от 3: Структуриране на текста на имейла
Стъпка 1. Водете с решение на съответния проблем
В текста обяснете защо изпращате имейла. Покажете на читателя какво прави този имейл спешен и защо трябва да отговори на него възможно най -скоро. Бъдете възможно най -конкретни, за да подскажете какво може да получи другият човек от четенето на имейла ви.
- Например, можете да кажете нещо от рода на: „Уморихте се да ходите наоколо с износени обувки? Нашата продажба има маркови обувки на най-ниски цени."
- Можете да напишете: „Обадете се на клиента днес, за да влезете в крайния срок.“
Стъпка 2. Опишете целта на имейла в кратки изречения
Избягвайте да правите спешен имейл дълъг и объркващ. Ограничете се до няколко кратки изречения или абзаци. Предайте съобщението си по начин, който е лесен за разбиране и граматически правилен.
- За да не правите съобщението си твърде дълго, опитайте се да направите списък с най -важните моменти, които трябва да направите.
- Много фирми включват изображение в имейла. Реклама за продажба обяснява ефективно целта на имейла.
Стъпка 3. Използвайте нежен и неконфронтационен тон
Опитвайки се да звучи спешно, може да излезете натрапчив или плашещ. Избягвайте да изисквате читателят да обърне внимание и да отговори, тъй като това се отразява по -често, отколкото не. Вместо това съчетайте думи, свързани с времето, с предложения за действия, които читателят трябва да предприеме.
- Например, кажете: „Остават 5 места в самолета. Моля, обадете се днес, за да запазите мястото си.”
- За да не звучи плашещо, бъдете малко косвени. Например, кажете: „Кражбата на самоличност се увеличава с 5% всяка година, което прави по -важно от всякога защитата на вашата лична информация.“
Стъпка 4. Включете призив за действие в края
Използвайте последното изречение на имейла си, за да насочите читателя към действието, което искате да предприеме. Това трябва да бъде конкретно, така че включете всяка информация, от която се нуждаят, за да отговорят на вашия имейл. Това може да бъде натискане на бутон, връзка към уебсайт или телефонен номер.
- Например, ако искате някой да се обади, кажете „Моля, обадете ми се днес“и последвайте с телефонния си номер.
- Посочете точната връзка към уебсайта. Ако искате човек да види конкретен продукт, публикувайте връзката към страницата на продукта, а не към цялостния уебсайт.
- Ако искате да насочите някого към физическо място, това ще ви помогне да предоставите указания, карти и други справки.
Част 3 от 3: Прецизиране на имейла
Стъпка 1. Използвайте имейл адрес, който е лесно разпознаваем
Много хора виждат първо имейл адреса и ако той не е разпознаваем, те могат да пропуснат имейла. Уверете се, че вашият имейл адрес подсказва какво друго лице може да очаква да види в имейла. Персонализирайте имейл адреса си, за да го направите по -видим.
- Например, използвайте вашето име. Имейлът трябва да изглежда нещо като „Джон Смит, wikiHow“или „[email protected]“.
- Избягвайте използването на произволни числа и символи, тъй като това не е професионално и прави имейла ви да изглежда като спам.
Стъпка 2. Създайте краен срок за отговор на имейла
За да звучи спешно, оставете впечатлението, че читателят трябва да действа сега. Дори и да нямате конкретен срок, преструвайте се, че има такъв. Уверете се, че посочвате този срок възможно най -често в имейла.
- Например можете да кажете „Тази сделка приключва утре“.
- Ако нямате конкретен срок, опитайте да кажете „Моля, отговорете до вторник“или „Ще съм благодарен, ако отговорите до 17:00 часа“.
Стъпка 3. Прочетете отново имейла, за да се уверите, че той има постоянна цел
Цялата информация в имейла трябва да се отнася до целта ви за изпращането й. Тази цел е това, което трябва да се подчертае в темата и в целия текст. Всеки детайл трябва да доведе до тази цел, като казва на читателя какво трябва да знае, за да действа според него. Редактирайте всички детайли, които не отговарят, тъй като те отклоняват спешния тон.
- Ако продавате продукт, ще включите характеристиките на продукта и най -големите ползи. Дългите истории или малките детайли може да разсейват вниманието.
- Например, ако се обръщате към клиент, може да искате да му кажете: „Спестете 20%, когато пазарувате в новия ми уебсайт“.
- Помислете какво човек трябва да знае. Ако вече сте се свързали с някого, не е нужно да повтаряте това, което сте казали преди.
Стъпка 4. Избягвайте да пишете с главни букви или стенография
Добрите техники за писане и граматически смисъл правят вашия имейл толкова по -лесен за разбиране. Избягвайте използването на много удивителен знак или ненужни главни букви. Използвайте подходящ език и бъдете уважителни.
- Избягвайте стенограми като „u“, „ur“, „plz“и емотикони.
- Много удивителни знаци, главни букви или цифри също могат да задействат филтър за спам, което означава, че вашият имейл може изобщо да не се вижда.
Съвети
- Поддържайте имейла си последователен и изпълним от темата до последното изречение.
- Уверете се, че имейлът се фокусира върху това, което искате да изразите. Изтрийте всичко, което противоречи на вашето съобщение.
- Винаги препрочитайте и редактирайте имейла си, преди да го изпратите. Често ще намерите места, които трябва да бъдат по -кратки и спешни.
