Звучи просто, но нали? Прави ли правилните стъпки? Има начин за управление на имейли с помощта на Microsoft Outlook Mail Folders, но не винаги е очевидно как да го направите ефективно.
Стъпки
Стъпка 1. Определете индивиди или групи хора, от които редовно получавате имейли
Стъпка 2. От Outlook Mail, Действия, Правила и Сигнали създайте нови правила за всяка отделна група или лице, от което редовно получавате имейли, и насочете тези имейли да бъдат преместени в определена папка под папката Входящи
Стъпка 3. Определете дали искате А) да бъдете предупредени, когато получите специално съобщение от този индивид или група и/или Б) да го маркирате като прочетено незабавно
Прегледайте другите опции за действие, за да видите дали те могат допълнително да ви помогнат.
Стъпка 4. Създайте нови правила за всяка отделна група или лице, на което редовно изпращате имейли, и насочете тези имейли да бъдат преместени като копие на имейла, който изпращате в определена папка под папката Изпратени
Стъпка 5. Въз основа на приоритета, решете кога и в какъв ред искате да спрете обработката на правило
Това е особено важно, когато работите с правила, които се отнасят до имейлите ви изпращам - в противен случай ще запазвате няколко копия на един и същи имейл.
Стъпка 6. Направете едно изпратено правило в долната част на всички изпратени правила със Спрете обработката
Това правило ще улавя всички имейли, които не са поставени в отделни подпапки.
Стъпка 7. Постоянно оценявайте изпратените имейли, които отиват в папката Изпратени, които не се преместват в друга подпапка
Броят на съобщенията в Изпратено папка може да посочи кога е време за създаване на нови подкатегории на изпратения имейл.
Стъпка 8. Постоянно оценявайте имейлите на Inbox, които отиват във Inbox и не се преместват в друга подкатегория
Броят на съобщенията в основната Входящи папка може да определи кога е време за създаване на нови подкатегории на получения имейл.
Видео - Използвайки тази услуга, може да се сподели част от информацията с YouTube
Съвети
- Ключът към управлението на имейли с помощта на Microsoft Outlook е да се научите как да създавате имейл категории и да давате приоритет на имейлите си - мислете за това като подрязване и премахване на плевелите от вашата имейл градина - така че можете да се възползвате от процъфтяването на информацията, с която разполагате.
- Помислете за промяна на свойствата на папките, за да се покаже общият брой елементи, а не общият брой непрочетени елементи, особено ако вече получавате сигнали за получаване на важни нови съобщения.
- За папките, за които създавате Изпратено поща, коригирайте изгледа (щракнете с десния бутон върху лентата за показване/сортиране на папката, персонализирайте текущия изглед, полета и т.н.), за да премахнете От и Получено и добавете Да се и Изпратено поле.
- Веднъж Изпратено и Получено имейлите са категоризирани, по -лесно е да видите откъде идва „растежът на имейлите“и да решите къде да режете и да създадете нови клонове.
- Например рекламните имейли може да си струва да бъдат прегледани при първото им пристигане, но скоро остаряват и могат да бъдат премахнати. Банкови известия и разписки, които може да искате да задържите по -дълго.
- Може да искате да добавите и други полезни полета към изгледа на вашата папка. Размер ви позволява да виждате и сортирате по размера на съобщението. Можете да решите да разтоварите имейл папките си с по -големи имейли и да ги управлявате извън имейла (т.е. да запазите важни прикачени файлове или да запазите цял имейл на място извън Outlook).
- Нуждаете се от помощ със спам в Outlook? спамбеи. Бързо е. Това е лесно. Безплатно е.
Предупреждения
- Когато броят на съобщенията в дадена папка се доближи до определен брой (50? 100? 200?), Е време да оцените плевенето, подрязването, подкатегоризирането на имейлите ви в тази папка.
- Трябва да направите домашната си версия на Outlook тестов пример за създаване на правила за имейл на Outlook, преди да направите промени в работната си версия на Outlook (или обратно, в зависимост от това, което ви интересува повече).
