Да се научите да използвате Mail Merge в Microsoft Word може да бъде трудна задача, ако се опитвате да използвате помощта на Microsoft. Ще очертаем много по -линеен процес - създаване на файлов адрес в Excel, обединяване в Word и добавяне на намерения и по -фини подробности. Този прост процес може да ви спести часове да се занимавате с етикети, като гарантирате, че по -късно не прибягвате до тяхното писане!
Забележка: Това е за Office 2003; инструкциите за други версии могат да варират.
Стъпки
Стъпка 1. Създайте файл с адреси в Microsoft Excel, като вмъкнете имена и адреси по следния начин:
Стъпка 2. Ред 1 трябва да има заглавия, преди да започнете да добавяте адресите от ред 2 нататък
- Поставете първите имена в колона А.
- Поставете фамилните имена в колона Б.
- Поставете адресите на улиците в колона C.
- Поставете градовете в колона D.
- Поставете окръга в колона Е.
- Поставете пощенските кодове в колона F.
- Запазете файла. Запомнете местоположението и името на файла.
- Затворете Excel.
Стъпка 3. Отворете Word и отидете на „Инструменти/Писма“и „Пощенски съобщения/Сливане на поща“
Ако панелът на задачите не е отворен от дясната страна на екрана, отидете на View/Task Pane и кликнете върху него. Трябва да се появи панелът на задачите
Стъпка 4. Попълнете радио бутона Етикети в панела на задачите
Стъпка 5. Щракнете върху Опции на етикета и изберете етикета, който използвате от списъка
Щракнете върху OK, след като сте избрали.
Стъпка 6. Щракнете върху Напред:
„Изберете получатели“.
Стъпка 7. Кликнете върху „Преглед“и отидете до файла, който току -що сте запазили в Excel и сте запазили в Моите документи
Отворете този файл и ще се отвори диалогов прозорец. Всички получатели трябва да бъдат избрани по подразбиране. Ако не, направете го и щракнете върху OK.
Стъпка 8. Щракнете върху Напред:
„Подредете етикетите си“.
Стъпка 9. Кликнете върху „Още елементи
.. Оставете полетата за база данни (горе вдясно) избрани и щракнете върху полетата, които искате да вмъкнете. Кликнете върху тях в реда, в който ще се появят на етикета. Това обикновено е Име, Фамилия, Уличен адрес, Град, окръг, Пощенски код код. Игнорирайте факта, че всички те се озовават на един ред, когато приключите с избора, можете да добавите интервали и връщане на каретка там, където искате, на етикета. Когато всички полета са поставени, щракнете върху OK. Ако забравите едно място курсора, където искате да отиде (полето вдясно от курсора вероятно ще стане сиво-това е ОК), след което щракнете отново върху „Още елементи …“и изберете полето, което искате да добавите. Щракнете върху ЗАКРИВАНЕ на прозореца веднъж сте приключили с вмъкването на всички необходими полета.
Стъпка 10. Добавете интервали и каретка, така че етикетът да изглежда правилен
Игнорирайте го, когато полето след местоположението на някоя от двете стане сиво, пространството ще бъде добавено, вместо да замества полето.
Стъпка 11. Преместваме целия адрес леко надясно, като „увеличаваме отстъпа“веднъж
Това зависи от размера на етикета, който използвате, но изглежда по -добре!
Ако всичко е там, където искате, щракнете върху Актуализиране на всички етикети. Трябва да видите полетата, копирани във всички етикети
Стъпка 12. Щракнете върху Напред:
„Визуализирайте етикетите си“.
Стъпка 13. Ако сте доволни, щракнете върху Напред:
„Завършете сливането“. На този екран можете да редактирате отделни етикети или да отпечатвате. струва си да кликнете върху РЕДАКТИРАНЕ НА ИНДИВИДУАЛНИ ЕТИКЕТИ и да щракнете върху ВСИЧКИ и ОК, дори ако сте доволни от него, за да имате достъп до всички страници с етикети.
Запазете файла, преди да направите нещо друго
Стъпка 14. Можете също да използвате търговски онлайн инструменти, за да извършите обединяването на пощата си, за да създадете етикети
Предимството е, че те могат да бъдат по -лесни и по -бързи за използване.
