Имейлите са бърз и лесен начин да се свържете с колеги и други бизнес партньори и са ефективен инструмент за насрочване на всякакви срещи. Независимо дали се опитвате да уговорите среща с колега, висшестоящ или напълно непознат, първо трябва да форматирате имейла с ясна тема и основния текст. След като сте отписали имейла си и сте го изпратили, изчакайте 3-5 дни, преди да изпратите последващ отговор.
Стъпки
Метод 1 от 2: Форматиране на имейла
Стъпка 1. Посочете в темата, която искате да срещнете
Посочете ясно целта си в темата на имейла, така че получателят веднага да знае, че искате да се срещнете с тях. Избягвайте да използвате неясни думи като „Среща“или „Възможно време за среща“. Вместо това използвайте конкретни дати и часови рамки в темата, така че получателят ви да знае какво да очаква веднага.
Например, напишете нещо подобно: „Искане за среща за 5/17 в 11 ч.“
Стъпка 2. Използвайте подходящ поздрав, за да започнете имейла си
Опитайте да използвате стандартен, официален поздрав, когато започнете да пишете съобщението си. Ако се обръщате към държавен служител или друго видно лице, което никога не сте срещали, използвайте пълното му заглавие в заглавието. Ако се свързвате с колега или началник, използвайте почетен знак като „господин“, „госпожа“, „Mx.“Или „госпожица“. Като общо правило, опитайте да използвате поздрави като „Уважаеми“, „Здравей“и „Здравей“, за да започнете имейла си.
- Ако се обръщате към общ офис или група вместо към физическо лице, вместо това използвайте „Към кого може да се отнася“.
-
Например, ако се обръщате към вашия началник, опитайте да съставите поздрава по следния начин:
„Уважаеми г -н Джаксън, Надявам се, че този имейл те намира добре! Исках да се свържа с вас във връзка с евентуална среща."
Стъпка 3. Представете се, ако се срещате с напълно непознат
Посветете първия си параграф на кратко въведение, ако пишете на държавен служител или друго лице, което никога не сте срещали досега. Съсредоточете се върху вашето име, длъжност и професионална връзка, така че получателят да знае кой сте и защо се обръщате към него. Ако се свързвате с някой, когото вече познавате, като шеф или колега, не се чувствайте задължени да включите уводен параграф.
- Вашето въведение не трябва да отнеме много време за четене.
-
Опитайте да напишете нещо подобно:
Уважаема г -жо Аткинс, Казвам се Сара Клемент и работя в приюта за животни в окръг Джоунс.
Стъпка 4. Опишете причината за срещата и нейната обща важност
В началото на имейла (след вашето представяне, ако сте избрали да включите такъв), посочете типа среща, която искате да имате с получателя, и дали това ще бъде официална или случайна връзка. След като обясните за какво е срещата, разяснете защо срещата е важна за задачата, която се опитвате да изпълните. Опитайте се да държите обяснението си кратко, тъй като получателят може да няма много време да прегледа имейла ви.
Например, опитайте се да напишете нещо подобно: „Можете ли да се срещнете с мен следващата седмица, за да обсъдим предстоящото усилие за осиновяване? Тъй като вие сте настоящият финансов съветник на приюта за животни, вярвам, че бихте могли да предоставите много представа за работния бюджет на организацията за събитието."
Стъпка 5. Предложете възможно място и час за вашата среща
Опитайте да помислите за място, което е добре познато и лесно достъпно за получателя. Ако работите в същата сграда или общо местоположение като човека, на когото изпращате имейл, вижте дали можете да се срещнете по време на обедната почивка. Ако вие и получателят не живеете или работите на близко място, опитайте да предложите ресторант или друга обществена зона, където бихте могли да се срещнете. Освен това споменете редица времена, които работят за вас, за да може получателят да ви каже по -лесно наличността им.
- Ако и двамата имате натоварени графици, помислете за насрочване на телефонна или видеоконферентна среща.
- Например, напишете нещо подобно: „Бихте ли могли да се разхождате до приюта за животни известно време тази седмица? Ще бъда на рецепцията всеки ден от 9 до 5.
Стъпка 6. Поискайте получателят да отговори на вашето съобщение
Тъй като технически планирате събитие, учтиво помолете получателя да отговори с тяхната наличност. Ако се свързвате с особено зает човек, не забравяйте, че може да отнеме ден или 2, за да отговори. обратно.
Например, кажете нещо подобно: „Ако можете да ме уведомите за наличността си за следващата седмица, наистина ще съм ви благодарен!“
Стъпка 7. Използвайте сърдечен затварящ език, когато приключвате имейла
Изгответе заключително изречение, което преразглежда целта на вашия имейл, така че получателят ясно да разбере целта на срещата. Използвайте приятелски тон, за да подпишете имейла си, като използвате фрази като „Искрено“, „Благодаря“или „Най -добри пожелания“. След като напишете отписването, оставете подпис под името си, който повтаря позицията ви или текущата ви кариера.
- Предоставете вашия език на получателя. Ако говорите с колега, отписването като „Ще се видим скоро“би имало повече смисъл от „С уважение към вас“. Ако се свързвате с началник, „С уважение“или „Най-добри пожелания“би било по-подходящо от случайно отписване като „Ще се видим“.
-
Например напишете нещо подобно:
Очаквам с нетърпение скоро да се срещна с вас, тъй като искам това усилие за осиновяване да бъде възможно най -успешно.
На Ваше разположение, Сара Клемент
Координатор на дейностите, приют за животни в окръг Джоунс
Стъпка 8. Включете всички подходящи прикачени файлове, свързани със срещата
Прикачете всички документи, електронни таблици или други подходящи файлове, които биха могли да помогнат за подготовката на получателя за срещата. Ако се обръщате към някого по сложна тема, включете всички брошури или информационни листове, които са необходими, за да помогнете на получателя да разбере темата на срещата.
Например, ако обсъждате промени в бюджета за предстоящо събитие, може да искате да включите електронна таблица с бюджета за предходната година
Стъпка 9. Използвайте професионален език и подходяща граматика в целия имейл
Прочетете съобщението си за очевидни граматически и правописни грешки, така че окончателният ви чернова да изглежда възможно най -излъскан и чист. Освен това премахнете всички съкращения или жаргон, които правят съобщението по -непринудено или по -трудно за разбиране. Ако окончателният ви проект не изглежда и звучи професионално, тогава получателят може да не приеме сериозно вашата молба.
Докато емоджитата могат да бъдат забавни за използване в текстове и случайни имейли, не трябва да ги използвате, за да заявите среща
Метод 2 от 2: Проследяване с Получателя
Стъпка 1. Изгответе последващ имейл, ако получателят не се свърже с вас в рамките на 3-5 дни
Дайте на получателя няколко дни да прочете и да отговори на вашата заявка. Ако не получите отговор в рамките на работна седмица, изпратете на лицето бърз имейл, за да му напомните, че чакате отговор. Подчертайте, че сте благодарни за възможността да се срещнете с тях и че сте благодарни за отделеното от тях време.
- Последващите обаждания също са ефективен начин да се свържете с човека, с когото се опитвате да се срещнете.
- Например, напишете нещо подобно: „Просто исках да се свържа с вас по отношение на молбата ми за среща. Когато имате свободен момент, бихте ли могли да ми кажете наличността си за среща през следващата седмица?”
Стъпка 2. Изгладете подробностите за срещата в допълнителен имейл
Преговаряйте с графика на други хора, след като отговорят. Обърнете внимание на наличността на другия човек и потвърдете часа на среща на дата, когато и двамата сте на разположение. Опитайте се да потвърдите дата и час в рамките на 1-2 имейла, за да избегнете объркване и бъркотия във входящата си поща.
- Опитайте се да бъдете максимално гъвкави. Ако се обръщате към зает човек, той може да не успее да се срещне с вас веднага.
- Не планирайте среща в последния момент. Ако получателят е зает, може да не успеете да уговорите дата за среща.
Стъпка 3. Изпратете напомняне или потвърждение няколко дни преди срещата
Ако искате да бъдете допълнително подготвени преди насрочената среща, опитайте да изпратите имейл за потвърждение до получателя като напомняне. Не правете този имейл твърде дълго-вместо това посочете деня, часа и мястото, на което планирате да се срещнете, за да проверите отново дали срещата все още е по график.
-
Например напишете нещо подобно:
Просто исках да потвърдя, че все още се срещаме на 17 май в 11 ч. В приюта за животни в окръг Джоунс.
