Може би си мислите, че само учителите в училище трябва да се притесняват за посещаемостта, но това също е важна бизнес практика. Както за малкия, така и за големия бизнес, точните данни за посещаемостта могат да разкрият много за ефективността, рентабилността и удовлетвореността на служителите. Благодарение на съвременните технологии, има много начини за записване на посещаемостта на служителите и ефективно използване на данните.
Стъпки
Метод 1 от 3: Събиране на данни за посещаемостта
Стъпка 1. Използвайте обикновена електронна таблица само ако управлявате малък бизнес
Ако имате 5 или по -малко служители и вероятно дори 10 или по -малко, използването на много прост метод за записване на посещаемостта може да ви се отрази добре. Можете да проследявате посещаемостта и часовете например в електронна таблица на Microsoft Office или Google Документи или дори да разчитате на хартиени електронни таблици. Изберете по-разширени опции за проследяване, ако имате повече от 5-10 служители.
- Независимо от размера на вашия бизнес, винаги използвайте ясна система за записване на посещаемостта и часовете. Не се доверявайте на паметта или думата на служителя си, когато се опитвате да следите нещата!
- Ако предпочитате електронна таблица на хартия, проверете онлайн за шаблон за печат, който отговаря на вашите нужди.
Стъпка 2. Направете шаблон за Office или Документи, за да опростите електронната си таблица
И Microsoft Office, и Google Docs предлагат допълнителни шаблони, предназначени за записване на посещаемостта и часовете на служителите. В сравнение с обща електронна таблица, тази опция може да улесни вашите служители да въвеждат часовете си, а вие да проследявате и анализирате данните.
Макар и по-ефективна от обикновена хартиена или електронна електронна таблица, тази опция все пак е най-добре да се остави на малките предприятия-може би тези с до 20 служители
Стъпка 3. Сключете сключването на счетоводството си, ако това е рентабилно и време
За много малки и големи фирми най -добрият начин да регистрирате посещаемост е да платите на някой друг да го направи! В повечето случаи вашите служители ще въведат посещаемостта и часовете си в уеб портал или приложение, а изпълнителят ще хоства данните и ще ви предоставя редовни отчети въз основа на тях.
Някои компании таксуват фиксирана ставка въз основа на нивата на служителите-например $ 20 USD на месец за до 10 служители-докато други таксуват на служител. Сравнете разходите, функциите и услугите, когато избирате компания на трета страна, за да проследите посещаемостта и часовете на вашите служители
Стъпка 4. Управлявайте вътрешното водене на записи само ако имате ИТ капацитет
Като средна или голяма компания, може да не ви е удобно да размножавате своето деловодство, може би поради финансови или съображения за сигурност. Проследяването на посещаемостта и часовете на 100, 1 000 или дори 10 000 служители изисква стабилен ИТ отдел, който може да разработи и поддържа необходимата инфраструктура за събиране, съхранение и анализ на данни. Вашите IT и HR отдели също трябва да могат да работят добре заедно!
Внимателно преценете разходите и ползите от воденето на деловодно дело сами в сравнение с договарянето с трета страна, за да го направите
Метод 2 от 3: Проследяване на посещаемостта с техн
Стъпка 1. Накарайте служителите да „плъзнат навътре“и „навън“с личните си карти
Това е по същество съвременната версия на служителите „да влизат“и „да излизат“с хартиена перфокарта. Предимството тук е, че данните се изпращат директно във вашата вътрешна или трета страна инфраструктура за водене на записи за съхранение и анализ.
Станциите за плъзгане на карти работят най-добре със служители, които се придържат към едно място и работят в редовни часове по време на типичния си работен ден-например офис работници, учители или работници в завода
Стъпка 2. Използвайте биометрични данни или видео, за да ограничите „пробиването на приятели“при скенерите за идентификационни данни
Докато намирането на работа за закъснял или отсъстващ колега, наречен „приятелски удар“, беше по-лесно с перфокартите, все още е възможно да плъзнете идентификационния номер на колега за тях и да постигнете същата цел. Ако се притеснявате, че това е проблем сред работната ви сила, помислете дали да инвестирате в мерки като видеокамери или биометрични скенери-за да подобрите сигурността и точността на вашите станции за прелистване на карти.
- Биометричните скенери, които обикновено изискват разрешение за пръстови отпечатъци, могат да се използват заедно със скенери за лични карти.
- Инсталирането на охранителни камери на вашите станции за плъзгане на карти може да ви помогне да идентифицирате предполагаемите „приятели“.
Стъпка 3. Проследявайте часовете на служителите извън офиса с приложение, базирано на телефон
Картите за плъзгане не работят добре за служители, които работят от вкъщи или от различни места. Вместо това ги накарайте да „вкарат“и „излязат“с приложение, инсталирано на техния работен или личен телефон. В много случаи те просто ще трябва да натиснат бутон, за да стартират и спират работещ часовник, който проследява посещаемостта и часовете им.
Ако вашият бизнес вече възлага воденето на своите записи на трета страна, този тип приложение може да бъде включено като част от пакета. В този случай данните за посещаемостта на вашите служители трябва да се интегрират безпроблемно в цялостното ви водене на записи
Стъпка 4. Помислете за GPS местоположение и проследяване на времето за служители, които пътуват широко
Този тип система за проследяване работи добре, ако имате служители, които пътуват между конкретни места през работните си дни. GPS на техните работни телефони ще следи кога са били в определени работни зони, което от своя страна може да се използва за установяване на общото им работно време.
GPS проследяването е незадължителна функция с някои приложения за „времеви карти“. Тази функция определено е най-добре запазена за използване с телефони, издадени от работа, тъй като проследяването на служителите на техните лични телефони може да се почувства малко като „голям брат“
Метод 3 от 3: Работа с данни за посещаемостта
Стъпка 1. Смажете числата, за да видите как проблемите с посещаемостта влияят върху вашия бизнес
Воденето на точни записи на посещаемостта на служителите ви позволява да изчислите как положителните и отрицателните модели на посещаемост влияят върху резултата ви. На свой ред можете да използвате тези данни, за да коригирате стратегиите на работното си място и HR за по -голяма ефективност.
Някои бързи изчисления могат например да ви дадат „процента на заболеваемост“-броя отсъствия на 100 служители за определен период от време. Подобни точки от данни, като „процент на неактивност“и „степен на тежест“, също могат да се използват за установяване на икономическото въздействие на посещаемостта и отсъствието
Стъпка 2. Признайте служителите, които спазват правилните процедури за присъствие
Малко положително подсилване може да извърви дълъг път! Използвайте събраните си данни за идентифициране на служители със звездни записи за посещаемост. Дайте им обществено признание, похвала и евентуално награди-дори няколко карти за подарък или малък бонус може да помогнат на другите да последват примера им.
Имайте предвид, че „добрата посещаемост“не означава непременно, че служителят никога не пропуска работа. Означава също така да бъдете съвестни, например да си вземете почивка, като дадете подходящо предизвестие преди почивка или като останете вкъщи, докато се възстановяват от заболяване
Стъпка 3. Запознайте се със служител, който има проблеми с присъствието, преди да предприемете действия
Всеки път, когато вашите данни идентифицират служител с проблем с посещаемостта, не пристъпвайте директно към дисциплина или прекратяване. Вместо това се срещнете с тях (и представител на човешки ресурси или подобна съответна страна), за да обсъдите въпроса. Съставете план за действие в писмена форма, който дава на служителя ясни насоки и критерии за изпълнение на очакванията за посещаемост.
Може да се занимавате например със специален служител, който се бори с някои неотложни проблеми у дома. В този случай може да успеете да направите някои графици или корекции на натоварването, вместо бързо да освободите ценен работник
Стъпка 4. Придвижвайте внимателно бюрокрацията, когато дисциплинирате или уволнявате работник
Винаги следвайте ясна, последователна процедура, когато раздавате дисциплина на служител с проблеми с присъствието и особено преди да ги уволните. В идеалния случай трябва да бъдете посъветвани от юрисконсулт с акцент върху трудовото право. В противен случай това, което изглежда като изрязано изсушаване, може да доведе до скъп съдебен процес.
