Когато работите с електронна таблица на Microsoft Excel с много данни, вероятно ще срещнете дублирани записи. Функцията за условно форматиране на Microsoft Excel ви показва точно къде се намират дубликати, докато функцията Премахване на дубликати ще ги изтрие вместо вас. Преглеждането и изтриването на дубликати гарантира, че вашите данни и презентация са възможно най -точни.
Стъпки
Метод 1 от 2: Използване на условно форматиране
Стъпка 1. Отворете оригиналния си файл
Първото нещо, което трябва да направите, е да изберете всички данни, които искате да проверите за дубликати.
Стъпка 2. Щракнете върху клетката в горния ляв ъгъл на вашата група данни
Това започва процеса на избор.
Стъпка 3. Задръжте натиснат клавиша ⇧ Shift и щракнете върху последната клетка
Обърнете внимание, че последната клетка трябва да бъде в долния десен ъгъл на вашата група данни. Това ще избере всички ваши данни.
Можете да направите това в произволен ред (напр. Първо щракнете върху долната дясна кутия, след което маркирайте оттам)
Стъпка 4. Кликнете върху „Условно форматиране
" Тя може да бъде намерена в раздела „Начална страница“/лентата на лентата с инструменти (в много случаи в раздела „Стилове“). Щракването върху него ще подкани падащо меню.
Стъпка 5. Изберете „Правила за маркиране на клетки“, след това „Дублирани стойности
" Уверете се, че вашите данни все още са подчертани, когато правите това. Това ще отвори прозорец с опции за персонализиране в друго падащо меню.
Стъпка 6. Изберете „Дублирани стойности“от падащото меню
Ако вместо това искате да покажете всички уникални стойности, вместо това можете да изберете „Уникални“
Стъпка 7. Изберете цвета на подчертаване
Цветът за подчертаване ще обозначава дубликати. По подразбиране е светлочервено с тъмночервен текст.
Стъпка 8. Кликнете върху „OK“, за да видите резултатите си
Стъпка 9. Изберете полето за дубликат и натиснете Delete, за да го изтриете
Няма да искате да изтриете тези стойности, ако всяка част от данни представлява нещо (например проучване).
След като изтриете еднократен дубликат, стойността на партньора му ще загуби своето подчертаване
Стъпка 10. Кликнете отново върху „Условно форматиране“
Независимо дали сте изтрили дубликатите си или не, трябва да премахнете форматирането на подчертаване, преди да излезете от документа.
Стъпка 11. Изберете „Изчистване на правилата“, след това „Изчистване на правилата от целия лист“, за да изчистите форматирането
Това ще премахне открояването около всички дубликати, които не сте изтрили.
Ако имате форматирани няколко раздела на електронната си таблица, можете да изберете конкретна област и да кликнете върху „Изчистване на правилата от избраните клетки“, за да премахнете маркирането им
Стъпка 12. Запазете промените в документа си
Ако сте доволни от вашите редакции, успешно сте намерили и изтрили дубликати в Excel!
Метод 2 от 2: Използване на функцията за премахване на дубликати на Excel
Стъпка 1. Отворете оригиналния си файл
Първото нещо, което трябва да направите, е да изберете всички данни, които искате да проверите за дубликати.
Стъпка 2. Щракнете върху клетката в горния ляв ъгъл на вашата група данни
Това започва процеса на избор.
Стъпка 3. Задръжте натиснат клавиша ⇧ Shift и щракнете върху последната клетка
Последната клетка е в долния десен ъгъл на вашата група данни. Това ще избере всички ваши данни.
Можете да направите това в произволен ред (напр. Първо щракнете върху долната дясна кутия, след което маркирайте от там)
Стъпка 4. Щракнете върху раздела „Данни“в горната част на екрана
Стъпка 5. Намерете секцията „Инструменти за данни“на лентата с инструменти
Този раздел включва инструменти за манипулиране на избраните от вас данни, включително функцията „Премахване на дубликати“.
Стъпка 6. Кликнете върху „Премахване на дубликати
" Това ще отвори прозорец за персонализиране.
Стъпка 7. Щракнете върху „Избор на всички
" Това ще потвърди, че всичките ви колони са избрани.
Стъпка 8. Проверете всички колони, в които искате да използвате този инструмент
Настройката по подразбиране проверява всички колони.
Стъпка 9. Щракнете върху опцията „Моите данни имат заглавки“, ако има такава
Това ще подкани програмата да маркира първия запис във всяка колона като заглавка, оставяйки ги извън процеса на изтриване.
Стъпка 10. Щракнете върху „OK“, за да премахнете дубликати
Когато сте доволни от опциите си, щракнете върху „OK“. Това автоматично ще премахне всички дублирани стойности от вашия избор.
Ако програмата ви каже, че няма дубликати-особено ако знаете, че има-опитайте да поставите отметка до отделни колони в прозореца "Премахване на дубликати". Сканирането на всяка колона една по една ще разреши всички грешки тук
Стъпка 11. Запазете промените в документа си
Ако сте доволни от промените си, успешно сте изтрили дубликати в Excel!
Съвети
- Можете също така да идентифицирате дублиращи се стойности, като инсталирате помощна програма за добавки на трета страна. Някои от тези помощни програми подобряват функцията за условно форматиране на Excel, за да ви позволят да използвате множество цветове за идентифициране на дублиращи се стойности.
- Изтриването на вашите дубликати е полезно, когато преглеждате списъци с присъстващи, указатели на адреси или подобни документи.
