Отварянето на вашата пощенска кутия за имейли може да бъде като отваряне на кутия на Пандора с неадекватна граматика, лош правопис и лош вкус. Помислете какви впечатления правят вашите имейли на другите; винаги е подходящият момент да отделите имейлите си от пакета. Следвайте тези стъпки и подобрете етикета си по имейл.
Стъпки
Стъпка 1. Поддържайте имейла си кратък, разговорен и съсредоточен
По -трудно е да се четат букви на компютърен екран, отколкото на лист хартия, затова поддържайте имейлите кратки и точни. Въпреки че няма идеална дължина на имейла, дръжте изреченията кратки, около 8-12 думи и оставете интервал между параграфите.
В работен имейл преминете направо към въпроса: „Надявам се, че ще…“„Мисля, че трябва…“. и т.н. отпред, излагайки случая в следващите редове. Много хора четат само първите няколко реда, преди да решат да отговорят или да запазят за по -късно. Тези редове трябва да дадат достатъчно "месо", за да позволят информирано решение. За личните имейли често е добра идея да започнете с кратка лична бележка, преди да влезете в основната точка на имейла си
Стъпка 2. Избягвайте фантастичното форматиране
Промяната на шрифтове и цветове, вмъкването на списъци с куршуми или използването на HTML може да направи имейл странен или да го направи нечетлив за получателя, дори ако форматирането изглежда добре на вашия компютър. Не го усложнявай.
Стъпка 3. Ограничете прикачените файлове
Не добавяйте прикачен файл, освен ако не е наистина необходимо. Дръжте прикачените файлове възможно най -малки. Повечето приложения за електронна поща могат да изпращат и получават прикачени файлове до 1 MB, но всичко, което е над това, може да затрудни вас или получателя, а дори и по -малките файлове могат да отнемат много време, за да се отворят, ако имейл връзката на получателя е бавна. Ако трябва да изпратите по -голям файл, да го компресирате или компресирате или да използвате онлайн услуги, които ще ви помогнат да изпращате големи файлове като YouSendIt.com. Ако трябва да изпратите няколко страници, като например планове за срещи или поправки на голям текст, изпратете факс или въведен набор от страници в писмо.
- Не ципирайте прикачени файлове към имейли, освен ако не е необходимо. Освен ако прикачения файл не е твърде голям, за да бъде изпратен по друг начин, рискувате да загубите времето на получателя си и евентуално да му попречите да получи достъп до вашите прикачени файлове. Много мобилни устройства не могат да декомпресират zip файлове. Освен това е излишно, тъй като много често срещани файлове като.xlsx,.docx,.pptx (MS Excel, Word и Powerpoint) вече са в компресиран формат.
- Имайте предвид, че много хора или фирми няма да отварят прикачени файлове от някой, когото не познават, а някои имейл акаунти са настроени да изпращат автоматично имейли с прикачени файлове в папката със спам, така че ако кандидатствате за работа, например, не забравяйте да следвате инструкциите на получателя относно прикачените файлове. Ако не са дадени инструкции, изпратете друг имейл, за да уведомите получателя, че ще изпратите имейл с прикачен файл.
Стъпка 4. Помислете преди да изпратите
Не изпращайте имейли, когато сте емоционални. Чувствайте се свободни да напишете темата и текста на имейла, след което да ги запишете. Добавете получателите и го изпратете само след като имате време да помислите какво изпращате; може да промените решението си и да бъдете по -добре.
Имейлът също се превърна в инструмент за питане или разказване на хора неща, които обикновено никога не бихте казали лице в лице (някога се чудите защо ставате различен човек инстинктивно онлайн?). Ако изпращате някого нищо, прочетете го отново и се запитайте дали бихте им казали това, ако са точно до вас, или лице в лице. Ако е по чувствителна тема, прочетете я два пъти.
Стъпка 5. Внимавайте да използвате съкращения и емотикони
Това може да бъде приемливо в неофициална електронна поща, например с приятел. В официално писмо обаче няма да се налага да казвате на някого, че „се смеете на глас“, хората може да го намерят за неуместно и да почувстват, че сте несериозни.
Някои съкращения, като „BTW“за „Между другото“, обикновено се използват в имейли и обикновено са приемливи, с изключение на официални, професионални имейли
Метод 1 от 3: Писане на нови имейли
Стъпка 1. Използвайте правилно полетата за получател
Очаква се адресатите в полето „до“да предприемат действия, а тези в „CC“са за информиране на колегите или шефовете.
- Внимавайте да заявите ДЕЙСТВИЕ от повече от един човек в полето „До:“. Това може да доведе до множество усилия за една и съща задача или до никакви усилия, защото се предполага, че някой друг обработва заявката.
- Ако изпращате имейл до списък с хора, чиито адреси искате да запазите поверителни, поставете ги всички в полето BCC и поставете своя собствен адрес в полето „до“.
- Ако искате да премахнете някого от нишката (например, ако той ви е запознал с някой друг, а сега вие и този човек разработвате някои подробности и не искате да се потопите във входящата кутия на въвеждащия), преместете адресът на лицето от полето „до“или CC към полето BCC.
Стъпка 2. Направете темата полезна
Добрата тема предоставя полезно обобщение на съдържанието на имейла, подготвяйки читателя бързо. Входящите пощенски кутии често се затрупват, така че добрата тема за тема помага на получателя да определи приоритета на вашия имейл. Той също така помага да се предотврати изтриването на имейла ви, преди дори да бъде прочетен. Тъй като темата е първото нещо, което получателят ви вижда, поддържайте я без грешки, сбита и избягвайте общи редове като „Здравей“, „Какво има“или името на получателя (последното може да бъде блокирано от филтри против спам).
Избягвайте да давате приоритет на съобщенията си за получателя. Излезте от навика да маркирате всеки имейл като „Спешно!“или „Висок приоритет“, или имейлите ви в крайна сметка ще бъдат третирани като момчето, което извика вълк, и всички те ще бъдат игнорирани. Дразнещо и самонадеяно е да се приеме, че заявката ви за електронна поща е по-висока от опашката на всеки друг, особено в работен контекст. Бъдете достатъчно милостиви, за да дадете заслуга на получателя, че сам е разработил как да даде приоритет на вашето съобщение
Метод 2 от 3: Отговаряне на имейли
Стъпка 1. Внимавайте кой копирате в отговорите
Ако отговорите на съобщение и след това CC: трета страна, която първоначалният изпращач не е включил, бъдете сигурни, че първоначалният изпращач няма да се разстрои за това. Тази информация може да е била „само за вашите очи“. Това е особено важно, ако първоначалният изпращач е вашият ръководител на работа. Бъдете внимателни при използването на BCC:. Това може да се обърне, ако лицето, което е BCC: 'd, отговори, без да е видяло, че неговото копие е сляпо.
Стъпка 2. Определете на кого трябва да отговорите
Имейлите, изпратени до вас единствено, обикновено изискват да отговаряте само на изпращача, но за имейли, изпратени до няколко души, може да се наложи да изберете опцията „Отговор до всички“, за да изпратите отговора си до всички. Бъдете разумни; използването на „Отговори на всички“през цялото време създава изобилие от възвръщаемост и оставя съобщения да избледняват във входящите кутии на много хора. Помислете за последствията от получаване на имейл, натискане на отговор на всички и той излиза на двадесет души, а след това тези двадесет души са получили отговор на всички; той може да се комбинира много бързо в стотици хиляди имейли и всеки се чувства задължен да натисне „отговори на всички“като средство да държи всички в течение, защото никой не знае кой е предназначен да го прочете и кой не.
Стъпка 3. Помислете два пъти, преди да отговорите, за да кажете просто благодаря
Някои хора не искат имейл с надпис „Благодаря“. Това отнема допълнително време, за да отворите имейла и да го прочетете, само за да прочетете това, което вече знаете. Някои хора включват ред, който казва „NTN“- „Не са необходими благодарности“.
Стъпка 4. Обобщете дългите дискусии
Прелистването на страници с отговори, за да се разбере дискусията, е досадно. Вместо да продължите да препращате низ от съобщения, отделете минута, за да го обобщите за вашия читател (и).
Стъпка 5. Не забравяйте да включите информация, на която отговаряте
Много хора и компании пишат и отговарят на стотици имейли всеки ден. Избягвайте изпращането на неясен имейл, който казва само „Да“. Включете въпроса, който получателят е задал, за да знае на какво отговаряте. Избягвайте да карате получателя да превърта надолу повече от едно съобщение в историята.
Стъпка 6. Отговорете незабавно
Ако трябва да направите малко проучване или да помислите, преди да отговорите на имейл, или ако сте твърде заети, за да напишете незабавно пълен отговор, изпратете кратък отговор, като уведомите изпращача, че сте получили имейла, и уведомете кога ще отговорите.
Стъпка 7. Бъдете проактивни
Когато отговаряте на имейл, можете да спестите на всички известно време, като предвидите всякакви въпроси или притеснения, които отговорът ви може да предизвика. Обърнете се към тях в отговора си, преди някой да трябва да изпрати нов имейл, за да попита за тях.
Метод 3 от 3: Някои основни неща, които не трябва
Стъпка 1. Не препращайте имейли, които са частни
Например, избягвайте да препращате имейл, съдържащ тайна, особено ако човекът, на когото изпращате имейл, не иска да го направите. Това може да накара получателя да загуби доверие във вас и евентуално да объркате отношенията си. Със сигурност не искате това да се случи.
Стъпка 2. Не разпространявайте слухове за хората
Ако се чувствате изкушени да го направите, поставете се на мястото на другия човек и помислете как бихте се почувствали, ако този човек разпространи слухове за вас. Например, ако вашият приятел има репутация на лош и началник, помислете как бихте се почувствали, ако приятелят ви разкаже на другите ви приятели за една от вашите странности. Нямаше да си много щастлив, нали?
Стъпка 3. Избягвайте да обсъждате личния бизнес на хората
Например, избягвайте да уведомите приятеля си, че нейната приятелка е скъсала с бивше гадже. Имейлът не е напълно личен, така че е възможно човекът, чийто бизнес обсъждате, да може да види имейлите и да ви се разсърди и/или да се смути, а това може да обърка отношенията ви с човека.
Стъпка 4. Избягвайте запалването
Пламъците са основно обиди, изпратени онлайн, за да ви обидят, така че е важно да не изпращате пламъци на други хора или да започнете пламъчни войни. Това може да накара другия човек да се вбеси, а също така може да спрете профила си за това.
Стъпка 5. Избягвайте споделянето на лична информация на други лица без разрешение
Това може да бъде всичко, от възрастта на човек до името на училището, в което той или тя ходи. Поставете се на мястото на другия човек - как бихте се почувствали, ако някой даде на приятеля ви адреса на къщата ви? Няма да сте много щастливи, така че не забравяйте да получите разрешение, преди да споделите нечия лична информация с други хора по имейл, или изобщо не го правете.
Стъпка 6. Не изпращайте имейл, когато сте ядосани
Това ще покаже, че сте ядосани и можете да разстроите човека. Например, ако сте ядосани на някого на работното място и изпратите по имейл до този човек голяма тиранта с всички букви, това може да доведе до раздразнение на лицето, което сте изпратили по имейл. Същото е и с отговорите на имейли; ако сте ядосани на някого, който ви е изпратил конкретно съобщение, задръжте отговора, докато не се успокоите.
Примерни имейли
Примерен имейл с напомняне за конферентен разговор
Поддръжка на wikiHow и отключете всички проби.
Примерен имейл, очертаващ нова политика
Поддръжка на wikiHow и отключете всички проби.
Примерен имейл професор относно въпрос
Поддръжка на wikiHow и отключете всички проби.
Видео - Използвайки тази услуга, може да се сподели част от информацията с YouTube
Съвети
- Стандартните шрифтове улесняват четенето. Например Arial, Cambria и Narrow. Поддържайте нормалния размер на шрифта, обикновено не повече от 15. Ако трябва да привлечете вниманието по специален или подчертан начин, използвайте удебелени или курсивни шрифтове. Това е безкрайно по -добре от викането през всички столици.
- Ако ви бъде изпратен пламък, незабавно го изтрийте, за да избегнете започване на война с пламъци.
- Не забравяйте, че вашият тон не може да се чуе по имейл. Опитвали ли сте някога сарказъм в имейл и получателят го е приел по грешен начин? Съобщенията по електронна поща не успяват да предадат нюансите на вербалната комуникация. В опит да направят извод за тон на гласа, някои хора използват емотикони, но ги използват умерено, за да не изглеждате непрофесионални.
Също така, не предполагайте, че използването на усмивка емотикон ще укроти трудно съобщение.
- Избягвайте използването на електронна поща като средство за избягване на личен контакт. „Ще ви изпратим имейл“често може да бъде най -вбесяващото изречение за всеки. Изпращането на имейли не трябва да избягва идеята за контакт лице в лице или дори телефонни разговори. Въздържайте се и от използването на електронна поща, за да избегнете неудобна ситуация като извинение или за прикриване на грешка.
- Прекратете учтиво имейла си. Завършването с изявление като „Най -добри пожелания“, „Успех“или „Благодаря предварително за помощта“може да смекчи дори грубия имейл и да предизвика по -благоприятен отговор.
- Внимавайте с търсенето на разписки. Въпреки че има определени случаи, когато може да е необходимо получаване на разписка за целите на воденето на записи или доказателството за получаване, в повечето случаи това е просто дразнещо и принуждава читателя да извърши допълнителни действия, за да се справи с вашия имейл. Ако нещо е наистина спешно или наистина трябва да се уверите, че получателят е получил вашето съобщение, вдигнете телефона и го използвайте вместо това.
- Ако ви бъде изпратено нещо, което ви кара да се чувствате неудобно, например препратен слух, изтрийте го. Не бива да искате да бъдете част от това.
Предупреждения
- Избягвайте кибертормоза. Това е незаконно и може да засегне силно други хора, особено тийнейджъри (може да причини самоубийство например).
- Не използвайте всички капачки. Това е ненужна практика и може да досади на получателя, като в замяна ви спечели писмо за пламък. Всички столици се считат за еквивалент на „викане“.
- Въздържайте се от препращане на Chain Mail. Ще има много малко хора, които се радват да получават постоянни ненужни съобщения. Тези видове имейли са известни с това, че поразяват опасни и вредни вируси, които могат да бъдат прехвърляни към и от компютри. Стремете се да препращате само съобщения, които сте получили директно от разговарящи адресати.
- Не използвайте служебния си подпис за лични имейли - това ще ви накара да изглеждате недружелюбно.
