Microsoft Excel е чудесен инструмент за организиране на вашата информация. Ето ръководство за основна, но изключително полезна функция, сортиране на данните ви по азбучен ред.
Стъпки
Метод 1 от 2: Сортиране по азбучен ред
Стъпка 1. Форматирайте заглавния ред
Заглавният ред е най -горният ред на електронната ви таблица с имената на колоните ви. Excel понякога ще сортира този ред, мислейки, че е част от вашите данни, особено ако електронната ви таблица е изцяло текстова. Ето няколко начина да предотвратите това:
- Форматирайте заглавния ред по различен начин. Например, удебелете текста или го направете с различен цвят.
- Уверете се, че в заглавния ред няма празни клетки.
- Ако Excel все още прецаква сортирането, изберете реда на заглавката и използвайте горното меню на лентата, за да щракнете върху Начало → Редактиране → Сортиране и филтър → Персонализирано сортиране → Моите данни имат заглавки.
Стъпка 2. Изберете колоната, която искате да подредите по азбучен ред
Можете да щракнете върху клетката на заглавката за тази колона или буквата над нея (A, B, C, D и т.н.).
Стъпка 3. Отворете раздела Данни
Щракнете върху Данни в горното меню, за да видите опциите за данни в лентовото меню над електронната ви таблица.
Стъпка 4. Потърсете секцията Сортиране и филтриране
Менюто на лентата е разделено на свързани области, с името под всяка. Потърсете областта с надпис Сортиране и филтриране.
Ако не го виждате в менюто Данни, опитайте да се върнете в раздела Начало и да потърсите бутон Сортиране и филтриране в секцията Редактиране
Стъпка 5. Щракнете върху бутона A → Z
За да сортирате електронната таблица по азбучен ред, просто щракнете върху символа A → Z в секцията Сортиране и филтриране. Това ще пренареди електронната таблица по азбучен ред на избраната колона. В повечето версии на Excel този бутон се намира в горния ляв ъгъл на секцията Сортиране и филтриране.
За да го сортирате в обратен азбучен ред, вместо това щракнете върху символа Z → A
Метод 2 от 2: Сортиране по фамилия
Стъпка 1. Използвайте това, когато електронната ви таблица използва пълни имена в една клетка
Ако имате пълни имена, изброени в една колона, азбуката ще сортира само по първо име. С тези инструкции можете първо да разделите имената на две колони, за да можете вместо това да ги сортирате по колоната с фамилното име.
Стъпка 2. Вмъкнете нова празна колона
Поставете това веднага вдясно от колоната с имена.
Стъпка 3. Въведете формулата за имена
Въведете тази формула в горната клетка на новата колона: = НАЛЯВО (A1, FIND ("", A1)) като не забравяте да включите интервала между кавичките. Тази формула ще търси в колоната с пълното име и ще копира всичко преди интервала
- Ако е необходимо, заменете двата екземпляра на A с буквата на колоната, която има изброените пълни имена.
- Заменете двата екземпляра на 1 с номера на реда, който въвеждате.
Стъпка 4. Копирайте тази формула в цялата колона
Щракнете върху заглавката на тази нова колона и копирайте и поставете формулата, която току-що сте въвели. Трябва да видите всички имена да се появяват сами в тази колона.
Стъпка 5. Създайте колона с фамилно име
Създайте нова колона вдясно от колоната с име. Копирайте-поставете тази формула, за да попълните колоната с фамилни имена:
= НАДЯСНО (A1, LEN (A1) -FIND ("", A1))
Стъпка 6. Сортирайте по колоната с фамилно име
Вече можете да сортирате колоната с фамилното име по азбучен ред, както е описано в метода по -горе.
