Въпреки че хората изпращат по факс документи с по -малка честота, отколкото преди, все пак може да се наложи да изпращате факс от време на време. Все още има много добри причини да изпращате факс, особено ако изпращате договори или ако получателят ви няма необходимите технологии или оборудване за предаване на документи по друг начин. За щастие можете да изпращате документи по факс, като използвате факс машина, компютър или дори смарт телефон.
Стъпки
Метод 1 от 3: Използване на факс машина
Стъпка 1. Настройте факс устройството
За да изпращате и получавате факсове с помощта на факс машина, ще трябва да се уверите, че вашата факс машина е включена и свързана към вашата стационарна телефонна връзка.
- Препоръчва се отделна линия, ако планирате да изпращате факсове често, защото няма да можете да използвате факс устройството и телефона едновременно.
- Трябва също да се уверите, че вашето факс устройство има тонер и хартия, ако планирате да получавате факсове.
- Ако нямате факс у дома или на работното място, може да успеете да изпратите такъв безплатно от местната си публична библиотека. Можете също да отидете в магазин като Kinko's или The UPS Store, за да изпратите документите си по факс срещу заплащане. Тези опции работят най -добре, ако не очаквате да изпращате факсове често.
Стъпка 2. Коригирайте настройките си
Всички факс апарати са различни, но обикновено ще имате възможност да коригирате определени настройки. Прочетете ръководството за потребителя, за да научите повече за специфичните функции, които са налични на вашата машина.
- Ако искате да знаете със сигурност, че вашият факс е предаден успешно, включете настройката на страницата за потвърждение. Когато тази функция е включена, устройството ще отпечата страница, след като изпратите факс, което ще ви уведоми дали е изпратен успешно или не.
- Можете също да настроите заглавка на факс, която е ред текст, който ще се показва в горната част на всеки изпратен от вас документ. Обикновено включва основна информация за това от кого е факсът.
- Ако планирате да получавате и факсове, можете да избирате между режим на автоматично получаване или режим на ръчно получаване, което ще изисква да приемете всеки входящ факс.
Стъпка 3. Съберете документите си
Използването на оригиналните документи вместо фотокопия ще предостави на получателя документ, който е по -чист и по -лесен за четене.
Използвайте титулен лист отгоре на страниците, които ще изпращате по факс. Титулният лист трябва да съдържа информация като името на изпращача и номера на факса, името на получателя и номера на факса, датата и броя на страниците, включени във факса
Стъпка 4. Поставете документите си в устройството
Много машини имат както подаващо устройство за хартия, така и плосък екран. Ако имате само една страница, можете да използвате всяка от функциите. Ако имате няколко страници, подаващото устройство за хартия обикновено работи по -добре.
- Когато използвате подаващото устройство за хартия, можете да вмъкнете всичките си страници наведнъж. Вашето факс устройство трябва да има икона, която показва в коя посока трябва да бъде обърната хартията в подаващото устройство. Някои факс машини предлагат и опция за сканиране и изпращане по факс от двете страни на документ, така че проверете ръководството за потребителя, за да видите дали това е възможно на вашето устройство.
- Когато използвате плоския екран, повдигнете капака в горната част на устройството и поставете документа с лицето надолу върху стъкления екран. Не забравяйте да подравните документа си с маркировките, предоставени на екрана, и затворете капака, преди да продължите.
Стъпка 5. Въведете номера на факса
Когато въвеждате номера, не забравяйте да включите регионалния код, кода на страната и всички номера, които трябва да наберете. Трябва да въведете номера точно както бихте направили, ако се обаждате на номера с помощта на телефон.
Стъпка 6. Натиснете бутона за изпращане
След няколко секунди ще чуете, че устройството започва да предава факса и хартиите ще започнат да се подават във факс устройството.
Бутонът на вашето устройство може да казва „go“или „fax“вместо „send“
Стъпка 7. Потърсете съобщение за потвърждение
Някои машини ще покажат съобщение на екрана, за да ви уведомят дали вашият факс е предаден успешно. Ако сте конфигурирали настройките си да получават отпечатани потвърждения, вашето устройство ще отпечата страница, която подробно описва състоянието на вашия факс.
Метод 2 от 3: Факс с компютър
Стъпка 1. Изберете програма
Когато изпращате факс от компютър, ще имате възможност да използвате софтуер, който е инсталиран на вашия компютър или онлайн услуга.
- Някои операционни системи се предлагат с програми, които ви позволяват да изпращате факсове. Windows 7 например има инструмент, наречен Факс и сканиране, който ви позволява да изпращате факс без факс машина.
- За да използвате компютърен софтуер, ще трябва да свържете компютъра към телефонна линия. Ако това не е възможно, опитайте вместо това да използвате онлайн услуга.
- Налични са няколко онлайн услуги, включително MyFax, eFax и FaxZero. Някои са безплатни, някои изискват абонамент или членство, а някои услуги ще ви помолят да платите на факс.
Стъпка 2. Отворете програмата и създайте нов факс
Всяка програма е уникална, но трябва да видите опция, наречена „създаване на нов факс“или нещо подобно.
Стъпка 3. Прикачете вашите документи
За да изпратите документи по факс с помощта на компютър, ще трябва да ги качите в съобщението си. Трябва да видите бутон, който казва „качване на документи“или нещо подобно.
- Ако имате електронни документи, можете да ги потърсите на компютъра си и да ги прикачите към съобщението си.
- Ако имате хартиени документи, ще трябва да използвате скенер, за да ги дигитализирате. Ако нямате скенер, можете също да направите снимка на документите и да я изпратите по имейл или да качите снимката директно на компютъра си.
Стъпка 4. Въведете номера на факса и съобщение
Въведете кратко съобщение до получателя си в предвиденото на екрана място, точно както бихте направили, ако изпращате имейл. Това ще служи като титулен лист, така че няма нужда да прикрепяте отделен титулен лист. Също така ще трябва да въведете номера на факса на получателя в полето TO.
Може също да бъдете помолени да въведете код за потвърждение, за да докажете, че не сте робот
Стъпка 5. Натиснете изпрати
След като прикачите документите си, въведете съобщението си и въведете номера на факса на получателя, натиснете бутона за изпращане и сте готови.
Метод 3 от 3: Използване на мобилен телефон или таблет
Стъпка 1. Изтеглете приложение
Налични са различни мобилни приложения за телефони и таблети, които ви позволяват да изпращате факсове точно както бихте направили от вашия компютър. Някои приложения са безплатни, докато други могат да наложат такса. Популярните приложения включват Files Anywhere, Fax Burner и JotNot Fax.
Някои приложения ще ви дадат временен номер на факс, което може да не е идеално, ако планирате да изпращате и получавате често
Стъпка 2. Отворете приложението и изберете вашия документ
След като отворите приложението на мобилното си устройство, ще бъдете подканени да създадете нов факс. Първото нещо, което трябва да направите, е да изберете документа, който искате да изпратите по факс.
- Ако документът ви е записан локално на вашето устройство, в имейла ви или в услуга за съхранение в облак като DropBox, трябва да можете да търсите и качвате документа си от приложението.
- Ако имате хартиен документ, можете да използвате телефона или таблета си, за да направите снимка на вашия документ и да го прикачите към съобщението си.
Стъпка 3. Въведете номера на факса и съобщение
Въведете съобщение до получателя си, точно както бихте направили, ако изпращате факса от компютър. Не забравяйте да въведете номера на факса на получателя в полето TO на вашето съобщение.
Стъпка 4. Натиснете изпрати
След като прикачите документите си, въведете съобщението си и въведете номера на факса на получателя, натиснете бутона за изпращане и вашият факс ще бъде изпратен.
Съвети
- Надстройте до принтер „всичко в едно“, ако искате да можете да изпращате факс от дома или офиса си, без да изтегляте софтуер, да качвате документи на уебсайт или да купувате отделен факс. Все пак ще ви е необходима телефонна връзка.
- Ако имате акаунт в онлайн факс услуга като RingCentral или eFax, можете да използвате профила си, за да изпращате факсове директно от Gmail. Всичко, което трябва да направите, е да въведете номера на факс, на който искате да изпратите, последван от @domainname.com в полето TO. Например, ако използвате eFax, бихте въвели [email protected].
- Факс машините понякога се забиват, а страниците понякога се слепват. Ако това се случи, ще трябва да изпратите отново документа си.
