Въпреки че днес те не се използват толкова често, факсът все още е важно устройство за бързо и ефективно предаване на важни документи, формуляри и ръкописни бележки, особено в офис. Факс апаратът използва активен стационарен телефон за изпращане и получаване на документи, а използването му е толкова лесно, колкото набирането на телефонен номер. След като правилно настроите факс устройството си и се запознаете с методите за изпращане и получаване на факс, ще изпращате документи с лекота за нула време!
Стъпки
Част 1 от 3: Настройка на вашето факс устройство
Стъпка 1. Поставете факс машината
Поставете факса на равна повърхност близо до контактите и телефонния жак. Уверете се, че подаването на хартия е обърнато навън. Това ще помогне да се предотврати засядането на входящите факсове и сканирани документи между стената и устройството и да се предотврати тяхното повреждане.
Стъпка 2. Свържете източника на захранване
Включете факса в най -близкия контакт на стената. Уверете се, че връзката е здрава и щепселът се вписва правилно в контакта. След като факс устройството е свързано към източника на захранване, уверете се, че то остава изключено за останалата част от настройката.
Стъпка 3. Защитете телефонната линия
Факс устройството използва телефонна линия за изпращане и получаване на данни за създаване и отпечатване на документи. Те няма да работят чрез интернет-базирана телефонна линия. Уверете се, че имате активна телефонна линия и телефонен номер за факс устройството, за да може вашето устройство да предава и приема сигнали за създаване на документите.
Обадете се на вашия доставчик на кабелни и телефонни услуги, за да настроите стационарен телефон, ако е необходимо
Стъпка 4. Свържете телефонния кабел
Стандартният телефонен кабел трябва да бъде свързан към телефонния жак на факс устройството, който обикновено е на гърба на устройството. Другият край на кабела трябва да бъде фиксиран директно в най -близкия телефонен жак в стената. Проверете два пъти, за да видите дали кабелът е свързан към устройството и към телефонния жак на стената.
Стъпка 5. Добавете хартия и мастило
Факсът ще изисква доставка на хартия и мастило за създаване и отпечатване на входящите документи. Уверете се, че имате тези материали под ръка.
- Преди да поставите хартията, раздухайте или прелистете купчината хартия, за да се уверите, че не се слепват. Това ще помогне за предотвратяване на засядане на хартия.
- Всяка машина ще съдържа определен тип, размер и брой касети с мастило. Не забравяйте да прегледате инструкциите на устройството, за да решите кое мастило работи най -добре с вашето устройство.
Стъпка 6. Проверете връзката
След като вашето факс устройство е свързано и хартията и мастилото са поставени, включете устройството и проверете телефонната връзка. За да използвате факс устройството, връзката трябва да е сигурна.
- Проверете дали стационарният телефон е правилно свързан, като вземете приемника на факс апарата, ако той е наличен на вашето устройство. Приемникът трябва да прилича на телефон. Вслушвайте се в бръмченето на тона за набиране, което ще покаже, че връзката е сигурна.
- Ако факсът няма приемник, можете да свържете телефон през външния жак на телефона на факса. Трябва да чуете тананикащия шум на тона за набиране, ако връзката е добра.
Част 2 от 3: Изпращане на факс
Стъпка 1. Включете машината
Преди да изпратите документ, уверете се, че машината е включена и телефонният кабел е здраво поставен. Може да искате да проверите приемника за сигнал за набиране, за да се уверите, че връзката е сигурна.
Стъпка 2. Използвайте коричен лист
Титулният лист е чудесен начин да гарантирате, че вашият документ ще стигне до правилния човек. Това е особено полезно, когато изпращате факсове до бизнес, където няколко служители може да използват едно и също устройство. Титулният лист трябва да включва името на получателя, техния и факс номера, вашата информация за контакт и броя страници, които получателят трябва да очаква да получи във факса.
Включването на броя на страниците в корицата е полезно за получателя, така че той ще знае дали е получил всички необходими страници
Стъпка 3. Поръчайте документите правилно
Не забравяйте да добавите номера на страници и да подредите страниците на документа в реда, в който искате те да бъдат получени. Не искате получателят да озадачава страниците заедно. Това може да причини объркване и да попречи на предвиденото значение на документа. Поръчването на страниците и номерирането им ще осигурят ефективно предаване на информация.
Стъпка 4. Поставете документите в скенера
Повечето факс машини ще изискват да поставите документа с лицето нагоре или с лицето надолу в скенерната част на факс машината. Няма стандартен метод за всички устройства. Повечето факс апарати ще посочат кой метод да се използва с лесен за четене символ в предната част на устройството.
Стъпка 5. Наберете номера на факса на получателя
Използвайки клавиатурата в предната част на факса, наберете номера на факса на получателя, включително кода на областта. Ако изпращате по факс документ в международен план, трябва да въведете кода на държавата. Ако има корпоративен номер, който се използва за външно набиране (често „7“или „9“), не забравяйте да удряте тази цифра преди кода на областта или страната и номера на факса.
Стъпка 6. Изпратете документите
След като наберете номера, повечето факс машини ще изискват да натиснете бутона „изпрати“или „стартиране“, за да предадете документа. Гледайте как документът се предава в случай на грешка или засядане на хартия. Когато прехвърлянето на документа е било успешно, факсът с отпечатва отчет за напредъка или страница за потвърждение. Ако получите съобщение за грешка, опитайте да изпратите документа отново.
Част 3 от 3: Получаване на факс
Стъпка 1. Проверете връзката
Уверете се, че факсът е включен. Също така е важно да се уверите, че факс устройството е свързано към източник на захранване и телефонния жак, за да получавате факсове. Може да искате да вземете приемника и да слушате тона на набиране, за да осигурите правилна връзка.
Стъпка 2. Проверете подаването на хартия и мастило
Вие ще искате да предоставите достатъчно хартия и мастило във факс машината. Ако получавате много документи по факс, не забравяйте да проверявате често тези консумативи. В противен случай това може да ви попречи да получите документ изцяло или да забавите пристигането му.
Стъпка 3. Слушайте мелодията
Факс устройството ще звъни или ще издаде сигнал за набиране, когато получава входящ документ. Машината е настроена да обработва автоматично тези документи, така че не се изисква да правите нищо в този момент. Избягвайте да натискате бутоните на машината през това време, в противен случай връзката може да бъде нарушена или прекъсната.
Стъпка 4. Прегледайте документа
След като факс машината получи успешно документа, тя ще разпечата страниците в реда, в който са били поставени от изпращача. Прегледайте титулния лист, за да се уверите, че сте желаният получател и че всички страници са били успешно предадени и отпечатани.
Стъпка 5. Последващи действия с изпращача
Ако искате да потвърдите, че сте получили факса, или ако се притеснявате, че не сте получили цялата необходима информация, може да искате да се свържете с изпращача по телефона или имейл. Информацията за контакт може да бъде посочена в корицата, така че вижте тази страница, ако нямате под ръка информацията за изпращача.
