Това wikiHow ви учи как да намалите обема на хранилището, което използва файл на Microsoft Excel, като премахнете форматирането, компресирате изображения и запишете файла в по -ефективен формат.
Стъпки
Част 1 от 6: Запазване като двоичен файл
Стъпка 1. Отворете файл на Microsoft Excel
Направете това, като щракнете двукратно върху зелено-бялото приложение с х, след което щракнете върху Файл и Отворете… и изберете файла.
Стъпка 2. Щракнете върху Файл
Стъпка 3. Щракнете върху Запиши като…
Стъпка 4. Въведете име на файл
Стъпка 5. Щракнете върху „Файлов формат:
падащо меню.
Стъпка 6. Щракнете върху двоична работна книга на Excel под „Специални формати.
" Файловете, записани в този формат, са значително по -малки от стандартните.xls файлове.
Стъпка 7. Щракнете върху Запазване
По -малкият Excel файл ще бъде записан на вашия компютър.
Част 2 от 6: Премахване на форматирането от празни редове и колони
Стъпка 1. Отворете файл на Microsoft Excel
Направете това, като щракнете двукратно върху зелено-бялото приложение с х, след което щракнете върху Файл и Отворете… и изберете файла.
Стъпка 2. Изберете всички празни редове
За да направите това, щракнете върху първия празен номер на ред, след това натиснете и задръжте Ctrl+⇧ Shift+↓ (Windows) или ⌘+⇧ Shift+↓ (Mac).
Стрелките са в долния десен ъгъл на повечето клавиатури
Стъпка 3. Щракнете върху Начало раздел (Windows) или Редактирайте в лентата с менюта (Mac).
Стъпка 4. Щракнете върху Изчистване
Стъпка 5. Щракнете върху Изчистване на всички (Windows) или Формат (Mac).
Това изчиства ненужното форматиране от клетки, които не се използват.
Стъпка 6. Изберете всички празни колони
За да направите това, щракнете върху първата празна буква на колоната, след това натиснете и задръжте Ctrl+⇧ Shift+→ (Windows) или ⌘+⇧ Shift+→ (Mac).
Стрелките са в долния десен ъгъл на повечето клавиатури
Стъпка 7. Щракнете върху Начало раздел (Windows) или Редактирайте в лентата с менюта (Mac).
Стъпка 8. Щракнете върху Изчистване
Стъпка 9. Щракнете върху Изчистване на всички (Windows) или Формат (Mac).
Това изчиства ненужното форматиране от клетки, които не се използват.
Част 3 от 6: Премахване на условното форматиране
Стъпка 1. Отворете файл на Microsoft Excel
Направете това, като щракнете двукратно върху зелено-бялото приложение с х, след което щракнете върху Файл и Отворете… и изберете файла.
Стъпка 2. Щракнете върху раздела Начало в горната част на екрана
Стъпка 3. Щракнете върху Условно форматиране
Намира се в частта „Стилове“на лентата.
Стъпка 4. Щракнете върху Изчистване на правилата
Стъпка 5. Щракнете върху Изчистване на правилата от целия лист
Част 4 от 6: Премахване на форматирането от празни клетки в Windows
Стъпка 1. Отворете файл на Microsoft Excel
Направете това, като щракнете двукратно върху зелено-бялото приложение с х, след което щракнете върху Файл и Отворете… и изберете файла.
Стъпка 2. Щракнете върху раздела Начало в горната част на екрана
Стъпка 3. Щракнете върху Find & Select
Това е в частта "Редактиране" на лентата.
Стъпка 4. Щракнете върху Go To…
Стъпка 5. Щракнете върху Специално…
Стъпка 6. Щракнете върху радио бутона Blanks
Стъпка 7. Щракнете върху OK
Всички празни клетки в набора от данни ще бъдат маркирани.
Стъпка 8. Щракнете върху Изчистване
Това е иконата на гумата.
Стъпка 9. Щракнете върху Изчистване на всички
Част 5 от 6: Премахване на форматирането от празни клетки на Mac
Стъпка 1. Отворете файл на Microsoft Excel
Направете това, като щракнете двукратно върху зелено-бялото приложение с х, след което щракнете върху Файл и Отворете… и изберете файла.
Стъпка 2. Щракнете върху Редактиране
Намира се в лентата с менюта в горната част на екрана.
Стъпка 3. Щракнете върху Find
Стъпка 4. Щракнете върху Go To…
Стъпка 5. Щракнете върху Специално…
Стъпка 6. Щракнете върху радио бутона Blanks
Стъпка 7. Щракнете върху OK
Всички празни клетки в набора от данни ще бъдат маркирани.
Стъпка 8. Щракнете върху Редактиране в лентата с менюта
Стъпка 9. Щракнете върху Изчистване
Стъпка 10. Щракнете върху Форматиране
Част 6 от 6: Компресиране на изображения
Стъпка 1. Отворете файл на Microsoft Excel
Направете това, като щракнете двукратно върху зелено-бялото приложение с х, след което щракнете върху Файл и Отворете… и изберете файла.
Стъпка 2. Отворете диалоговия прозорец Компресия
За да направите това:
- В Windows кликнете върху изображение, след което върху Формат, раздел и щракнете върху Компресирайте в лентата с инструменти.
- На Mac кликнете върху Файл и тогава Намалете размера на файла ….
Стъпка 3. Щракнете върху падащото меню до „Качество на картината
"
Стъпка 4. Изберете по -ниска разделителна способност на изображението
Стъпка 5. Поставете отметка „Изтриване на изрязани области от снимки
Стъпка 6. Щракнете върху Всички снимки в този файл
Стъпка 7. Щракнете върху OK
Изображенията във файла са компресирани и външните данни от изображението са изтрити.
