Access е мениджър на релационни бази данни, който ви позволява да импортирате една или няколко бази данни на Excel в неговата система, за да можете да съпоставите общи полета между или между тях. Тъй като един файл на Access може да съдържа множество електронни таблици на Excel, програмата също е чудесен начин за обобщаване или анализ на големи количества информация. Първо обаче трябва да импортирате електронната таблица на Excel в Access. Това изисква само няколко ключови стъпки.
Стъпки
Част 1 от 3: Подготовка за импортиране на Excel в Access
Стъпка 1. Отворете двете програми на вашия компютър
Ще трябва да закупите и изтеглите пакет на Microsoft Office, който включва Excel и Access. Можете да направите това онлайн чрез сайта на Microsoft.
- След като програмите бъдат изтеглени, щракнете върху „Старт“в Windows и изберете „Всички програми“.
- Кликнете върху „Microsoft Office“и след това изберете „Достъп“(или „Excel“) от падащото меню. Може вече да имате създадена електронна таблица на Excel, която някой друг ви е изпратил или която сте изтеглили от друго място. Наличието на Office на вашия компютър ви позволява да го отворите.
Стъпка 2. Почистете електронната си таблица в Excel, преди да я импортирате в Access
Ще бъде по -лесно, ако направите няколко прости стъпки, преди да импортирате електронната таблица на Excel в Access. Ключът е, че вашите данни трябва да са в съответствие между импортираните електронни таблици.
- Добра идея е да се уверите, че първият ред в електронната таблица на Excel съдържа заглавките на колоните (или имената на полета) и че те са много ясни и лесни за разбиране. Например, за колона, съдържаща фамилни имена на хора, може да искате да извикате заглавката/полето на колоната „фамилия“. Бъдете ясни и точни, защото ще ви улесни, когато се опитате да съпоставите заглавките на колони в един лист на Excel с друг.
- Access ви позволява да свържете общи полета между две или между много електронни таблици. Да предположим, че имате лист в Excel, който съдържа информация за заплатите. Той включва имената и фамилиите, адресите и заплатите на хората. Да речем заради аргумента, че искате да съответствате на този лист в Access за втори лист на Excel, който съдържа информация за вноските за финансиране на кампанията. Този втори лист съдържа имената, адресите и даренията на хората. Това, което Access ви позволява да направите, е да съпоставите различни заглавки на колони един с друг. Можете да свържете заглавки на имена, за да видите кои хора със същото име се появяват в двете бази данни, например.
- Сканирайте листовете на Excel, за да се уверите, че всеки тип данни се обработват по същия начин, и ги почистете, преди да ги импортирате в Access. Това трябва да е това, което Access нарича „релационен“. Например, ако хипотетичната електронна таблица за ведомост за заплати съдържаше име, фамилия и средно начало в една колона, но втората електронна таблица съдържаше само име и фамилия в отделни колони, Access ще регистрира това като несъответствие. Трябва да има съвпадащи заглавки/полета на колони.
Стъпка 3. Разделете информацията в колона в Excel
За да се справите с този проблем, може да искате да разделите информацията в колона в Excel, така че да не се регистрира погрешно като „няма съвпадение“в Access.
- Като пример може да искате да разделите първото име в собствена колона, средното начално в собствената си колона и фамилното име в собствената си колона. Ако вече е направено по същия начин във втората електронна таблица, когато свържете, да речем, фамилия с фамилия в Access, тя трябва да генерира съвпадения, когато имената са еднакви.
- За да разделите колона в Excel, маркирайте колоната, която съдържа информация, която искате да разделите в нея. Кликнете върху „данни“в лентата с инструменти в програмата Excel. Кликнете върху „текст към колони“. Като цяло ще изберете опцията „разделена“. Щракнете върху Напред.
Стъпка 4. Продължете да използвате съветника за разделяне на обединени колони
Сега сте готови да завършите процеса на разделяне на обединената информация в една колона на няколко колони.
- Изберете как данните в колоната да бъдат „разделени“. Това означава, че всяка информация в колоната е отделена от нещо. Най-често срещаният избор включва интервал, запетая или точка и запетая. Често информацията е просто разделена с интервал. Както в следния пример: да речем, че името „John A. Doe“се появява в една колона. Първото име Джон е отделено от средното начално А с интервал. Фамилното име Доу е отделено от средното начално А с интервал. Затова изберете място в разграничения съветник.
- Щракнете върху Напред. Щракнете върху Край. Програмата трябва да раздели Джон, А. и Доу в три колони. След това можете да дадете на новите колони нови имена на заглавки, за да посочите вида на информацията, която се съдържа в тях (фамилия, име и т.н.). Добра идея е да създадете няколко празни колони вдясно от данните, които разделяте, преди да го направите, защото това ще избута данните в новите празни колони (вместо колони, които вече съдържат информация).
Част 2 от 3: Импортиране на Excel в Access
Стъпка 1. Отворете програмата Access на вашия компютър
Отидете в менюто "Старт", изберете Microsoft Office и щракнете върху Microsoft Access. Трябва да отворите нова празна база данни на Access, за да импортирате листа Excel в нея.
- Изберете „празна база данни за настолни компютри“, за да създадете нова база данни в програмата Access.
- Дайте му ново име, ако искате. Кликнете върху „създаване“.
Стъпка 2. Импортирайте електронна таблица на Excel в Access
Следващата стъпка е да изтеглите електронната таблица на Excel (или повече от една) в базата данни на Access.
- Щракнете върху „Външни данни“в лентата с инструменти, след като сте в мениджъра на базата данни на Access. Изберете „Excel.“В някои версии на Access ще намерите тази функция, като кликнете върху „файл“в лентата с инструменти и „Вземете външни данни“.
- Там, където пише „име на файл“, кликнете върху „преглед“. Това ще ви позволи да намерите вашия Excel лист на вашия компютър.
- Оставете отметката в квадратчето, което гласи „импортирайте изходните данни в нова таблица в текущата база данни“. Ще бъде проверено по подразбиране.
- Когато намерите електронната таблица на Excel, която искате да импортирате на вашия компютър, щракнете върху нея. Кликнете върху „OK“. Това ще ви отведе до съветника за импортиране на Excel в Access.
Част 3 от 3: Използване на съветника за завършване на процеса на импортиране
Стъпка 1. Преминете през стъпките на съветника, който се появява в Access
За да завършите процеса на импортиране на вашата електронна таблица, трябва да изпълните стъпките в съветника.
- Изберете работния лист в електронната таблица на Excel, който искате да импортирате. Понякога това е просто, защото електронната таблица на Excel е само един лист. Понякога обаче хората създават множество страници в една електронна таблица на Excel, която можете да видите, като щракнете върху разделите в долната част на електронната таблица. Ако случаят е такъв, трябва да кажете на съветника за достъп коя електронна таблица избирате. Щракнете върху Напред.
- Следващата страница има поле, което пита дали първият ред в листа на Excel има заглавия на колони. Това означава ред в електронна таблица, който идентифицира данните във всяка колона (като фамилия, адрес, заплата и т.н.). Добра идея е, ако първо почистите вашия Excel лист, за да се уверите, че първият ред има ясно дефинирани заглавия на колони. След това просто проверете „Да“, че първият ред съдържа заглавия на колони. Това е най -простият подход. Щракнете върху Напред.
- Ако първият ви ред не съдържа заглавия на колони, следващата страница ви пита дали искате да преименувате това, което се нарича „полета“в Access (това са заглавия на колони). Ако все още не сте кръстили всяко поле нещо ясно и лесно за разпознаване преди импортирането (препоръчително), можете да го направите тук.
Стъпка 2. Завършете процеса на импортиране
Остават само няколко стъпки в процеса на импортиране. Следващата страница в съветника ще ви попита дали искате да идентифицирате първичен ключ.
- Не е нужно да правите това, но можете. Първичен ключ означава, че компютърната програма ще присвои на всеки ред информация уникален номер. Това може да бъде полезно по -късно при сортиране на данните. Щракнете върху Напред.
- Последният екран в съветника има място, предоставящо име по подразбиране. Можете да промените името на листа на Excel, който импортирате (той ще стане „таблица“в Access в лявата част на страницата, когато приключите с импортирането му).
- Кликнете върху „импортиране“. Кликнете върху „затвори“. Ще видите таблицата си в лявата част на екрана. Сега се импортира в Access.
- Ако искате да свържете повече от един набор от данни, повторете този процес с друга или няколко електронни таблици на Excel. Сега сте готови да съпоставите данните в листовете в Access.
Видео - Използвайки тази услуга, може да се сподели част от информацията с YouTube
Предупреждения
- Ако файлът на Excel е от различна версия на Office от Access, може да имате проблеми с импортирането на файлове безпроблемно.
- Не може да се подчертае достатъчно: Трябва да почистите електронната си таблица в Excel, преди да я импортирате. Отчасти това означава да анализирате данните, с които разполагате, за проблеми.
- Винаги пазете копие от оригиналните си електронни таблици, така че ако ги объркате, можете да повторите процеса.
- Не можете да импортирате повече от 255 полета в Access.
