Архивирането и автоматичното архивиране са функции в Microsoft Outlook 2007, които ви позволяват да премествате стари елементи в място на архив на планирани интервали. По подразбиране Outlook 2007 автоматично архивира елементи на всеки 14 дни, но можете или да изберете да архивирате елементи ръчно самостоятелно, или да персонализирате AutoArchive, за да архивирате елементи по посочения от вас график.
Стъпки
Метод 1 от 2: Ръчно архивиране на файлове
Стъпка 1. Кликнете върху „Файл“в горната част на вашата сесия на Outlook 2007 и изберете „Архив
” Това ще отвори диалоговия прозорец Архив.
Стъпка 2. Изберете бутона за избор до „Архивиране на тази папка и всички подпапки
”
Стъпка 3. Щракнете върху падащото меню до „Архивиране на елементи по -стари от“и изберете датата по ваш избор
Всички елементи, по -стари от избраната дата, ще бъдат архивирани.
Стъпка 4. Щракнете върху „Преглед“, след което изберете къде искате папката Архив да се съхранява на вашия компютър
Стъпка 5. Кликнете върху „OK
” Всички елементи в Outlook, по -стари от посочената дата, сега ще бъдат архивирани.
Метод 2 от 2: Персонализиране на автоматично архивиране
Стъпка 1. Кликнете върху „Инструменти“в горната част на вашата сесия на Outlook 2007 и изберете „Опции
” Това ще отвори диалоговия прозорец Опции.
Стъпка 2. Щракнете върху раздела „Други“, след това върху „Автоматично архивиране
”
Стъпка 3. Поставете отметка до „Стартиране на автоматично архивиране на всеки“, след което изберете колко често искате елементите да се архивират автоматично от падащото меню
По подразбиране Outlook 2007 сканира за по -стари елементи на всеки 14 дни.
Стъпка 4. Поставете отметки до една или повече от следните опции въз основа на вашите лични предпочитания:
- Подкани преди стартиране на автоматично архивиране: Тази функция показва напомнящо съобщение преди автоматично архивиране на елементи и ви дава възможност да отмените тази конкретна сесия на автоматично архивиране.
- Изтриване на изтекли елементи: Тази функция позволява на Outlook автоматично да изтрива елементи, когато техните периоди на стареене са изтекли.
- Архивиране или изтриване на стари елементи: Тази опция ви позволява да архивирате или изтривате избрани елементи, когато техните периоди на стареене са изтекли.
- Показване на папката за архивиране в списъка с папки: Когато е активирана, тази функция показва папката Архив в левия навигационен прозорец на Outlook, за да имате лесен достъп до архивираните елементи.
- Изчистване на елементи, по -стари от: Тази настройка ви позволява да изберете кога искате да се архивират елементи въз основа на възрастта. Можете да изберете да архивирате всички елементи на възраст между един ден и 60 месеца.
- Преместете стари елементи в: Тази функция ви позволява да изберете местоположение на вашия компютър, на което искате да се съхраняват архивираните елементи.
- Перманентно изтриване на елементи: Когато е активирана, тази опция автоматично изтрива по -стари елементи, без да ги архивира.
Стъпка 5. Кликнете върху „OK
” Вашите нови настройки за автоматично архивиране сега ще бъдат запазени и активирани.
