Документите за процес преминават читателите през логическата последователност от стъпки, необходими за успешното завършване на процеса. Например статиите в wikiHow са вид документ за процес. Съдържанието на документ на процес може да бъде сложно или просто, но ще трябва да определите какви стъпки трябва да бъдат завършени, логическата последователност за тези стъпки и какво ще постигне последователността, ако бъде завършена успешно. Имайки предвид тези основи, е възможно да се създаде процесна документация за всичко - от сваряването на яйце до изпълнението на международна маркетингова кампания.
Стъпки
Част 1 от 3: Започване на процесния документ
Стъпка 1. Определете процеса
Почти всичко може да се раздели на процес и да се превърне в документ на процеса. Някои примери включват:
- Приготвяне на паста
- Научете се да шофирате
- Писане на писмо
- Изпълнение на барабан
Стъпка 2. Разберете от какви ресурси ще се нуждаят вашите читатели
Помислете за всички ресурси, от които вашите читатели ще се нуждаят, за да завършат процеса, който искате да опишете. Разбирането на използваните ресурси ще бъде полезно, когато решавате как да опишете всяка от стъпките. Някои примери за необходими ресурси включват:
- Приготвяне на тестени изделия: вода, паста, сол, тенджера за готвене, гевгир, топлина, време
- Научете се да шофирате: превозно средство, учител, време (както учене, така и практикуване), познаване на законите за движение
- Писане на писмо: умения за писане и правопис, хартия, химикалка или молив
- Изпълнение на барабан: барабанен комплект, барабанни стикове, известен опит в свиренето на барабани, време
Стъпка 3. Помислете за вашата аудитория
Преди да продължите по -нататък, трябва да отделите известно време, за да помислите коя е вашата аудитория и какво те вече знаят за вашата тема. Тези знания могат да ви помогнат да определите каква информация трябва да включите и каква информация бихте могли да пропуснете.
Например, ако пишете процес за това как да готвите паста за широка аудитория, която може или не може да знае как да готви, тогава вероятно ще искате да дефинирате термини като „al dente“и да опишете какво се има предвид под „ варене на кипене."
Стъпка 4. Създайте заглавие
Всеки документ на процеса се нуждае от ясно заглавие, обясняващо какъв процес описвате подробно. За да определите как трябва да наречете вашия процесен документ, помислете какво искате вашите читатели да научат как да правят. Например, можете да наречете вашия процесен документ „Направете паста“, „Научете се да шофирате“или „Напишете писмо“.
Използвайте императивната форма за заглавието и стъпките си. Документът ви за процес трябва да започне с глагол в сегашно време, като например „направи“, „готви“, „научи“или „пиши“. Трябва да продължите да използвате това време, за да опишете стъпките във вашия процес
Стъпка 5. Използвайте въведението си, за да привлечете читателите си
Въвеждането на вашия процесен документ ще ви даде възможност да обясните какво ще предложи документът и да привлече вниманието на вашия читател. Във вашето въведение е добра идея да създадете усещане за неотложност, така че вашият читател да иска да чете нататък. Опитайте се да създадете проблем на вашите читатели и след това предложите да го разрешите.
Например, когато въвеждате документ за процеса, който обяснява как се правят тестени изделия, може да кажете нещо от рода на: „Готвенето на макаронени изделия може да изглежда лесно, но е лесно да се преварят или недопекат макаронени изделия. Това е проблем, защото макаронените изделия, които са прекалено дъвчащи или прекалено меки, могат да бъдат непривлекателни, независимо какъв сос слагате върху тях. Но ако направите пастата по правилния начин, тогава пастата ви ще бъде толкова впечатляваща, колкото и сосът ви."
Част 2 от 3: Описване на вашия процес
Стъпка 1. Разбийте процеса
Помислете за нещата, които трябва да се случат като част от процеса, който се опитвате да опишете. Запишете възможно най -много части от процеса, за да започнете. Това е стратегия за предварително писане, наречена „изброяване“. Докато правите това, опитайте се да разделите процеса на малки, лесни за разбиране стъпки. Например, ако искате да обясните как се прави паста, може да запишете:
- Извадете тенджера и я напълнете с вода.
- Сложете тенджерата на котлона и включете котлона силно.
- Извадете паста.
- Добавете паста към водата.
- Намалете леко котлона.
- Гответе за времето, посочено на опаковката.
- Изцедете пастата в гевгир в мивката.
Стъпка 2. Подредете стъпките си в ред
След като имате основен списък от стъпки, които вашите читатели ще трябва да извършат, прегледайте ги и се уверете, че те са в ред. Помислете дали би имало повече смисъл да дадете една от стъпките си по -рано или по -късно в последователността.
- Например, ако описвате процеса на приготвяне на тестени изделия, тогава бихте могли да помислите дали има повече смисъл да кажете на читателите да извадят пастата преди или след нагряване на водата.
- Ако процесът, който описвате, е нещо доста сложно или което можете да направите, без да мислите, тогава може да се наложи да отделите повече време, обмисляйки логиката на вашите стъпки. Например, ако сте опитен барабанист, който се опитва да опише как се прави барабанен рол, тогава може да се наложи да седнете до барабанния комплект и да направите няколко барабанни ролки.
- Докато изпълнявате стъпките в процеса си, помислете какво се случва първо, второ, трето и т.н. Сравнете тази последователност с вашия списък със стъпки.
Стъпка 3. Определете дали трябва да предложите допълнителна информация
Помислете отново за процеса и се опитайте да определите дали липсва някаква информация от процеса. Опитайте се да определите дали има нещо, което читателите ще трябва да направят, преди да могат да изпълнят една от стъпките ви.
- Например, може да посъветвате читателите си да зададат таймер, когато добавят пастата във водата. Или може да посъветвате читателите да проверят парче паста, преди да източат целия съд.
- Опитайте да прочетете стъпките си на приятел, за да видите дали сте пропуснали нещо. Не излагайте подробности върху нищо, което сте написали, просто прочетете стъпките си на приятел и помолете за предложения.
Стъпка 4. Разширете стъпките си
След като сте измислили солидна последователност за вашите стъпки, ще трябва да разширите всяка от вашите стъпки. Всяка стъпка във вашия документ за процес трябва да включва полезна информация, която да помогне на читателите ви да разберат как да изпълнят всяка от стъпките. Опитайте се да бъдете възможно най -подробни.
Например, когато съветвате читателите да излязат от тенджера и да я напълнят с вода, ще трябва да кажете какъв тип четци трябва да използват и колко вода трябва да добавят в тенджерата. Може да кажете на читателите да използват голям съд за приготвяне на пастата и да я напълнят с 12 чаши вода
Стъпка 5. Дайте примери
Примерите могат да помогнат на вашите читатели да получат по -ясна представа как да направят нещо, което може да е трудно за разбиране. Опитайте се да използвате примери, с които вашите читатели ще могат лесно да се свържат и да обяснят как примерът е свързан с процеса, който описвате.
Например, ако се опитвате да обясните на читателите колко здраво да държат бутчето, за да направят барабанен удар, тогава можете да използвате примера за държане на молив, за да опишете колко е необходим натиск. Читателите ще могат да се свържат с държането на химикалка или молив и да използват тези знания, за да им помогнат да държат бутчето по правилния начин
Стъпка 6. Предложете съвети за отстраняване на неизправности
Помислете за често срещаните грешки, които хората допускат, когато се опитват да завършат този процес, и се уверете, че решавате тези често срещани грешки във вашия документ. Може да намерите начин да превърнете тази информация в една от стъпките си или да предоставите тази информация в края на вашия документ.
Например, може би причината много хора да преварят макароните си, защото забравят да настроят таймер. Или може би много хора се борят с барабанните ролки, защото държат бутчетата си твърде здраво
Част 3 от 3: Завършване на документа
Стъпка 1. Включете преходи, където е необходимо
Преходите са думи, които помагат за подобряване на потока на вашето писане. Преходите могат да ви помогнат да изясните кога читателите трябва да правят неща във вашия процес. Например, може да посъветвате читателите си да настроят таймера точно преди да добавите пастата във врящата вода. Или може да посъветвате читателите си да сложат ръкавици за фурна И ТОГАВА изсипете пастата в гевгира в мивката. Някои други добри преходни думи, които да се използват в процесния документ, включват:
- следващия
- след
- първо
- последен
- също
Стъпка 2. Опростете езика си
Когато описвате процес за голяма аудитория, важно е да се уверите, че думите, които използвате, са достатъчно прости, за да могат повечето хора да ги разберат. Използването на много жаргон (технически език) може да затрудни читателите да разберат инструкциите. Отделете минута, за да прочетете инструкциите си и да потърсите начини за опростяване на езика.
Ако трябва да използвате специална дума, за да опишете процеса си, уверете се, че сте го определили за вашите читатели. Например, ако описвате как да направите паста, ще трябва да обясните какво означава „al dente“
Стъпка 3. Тествайте процеса
Важно е да се уверите, че описаният от вас процес може да се извърши успешно, като следвате вашите инструкции. Опитайте се да завършите описания от вас процес, като следвате всяка стъпка в реда, в който сте ги поставили, и като използвате само информацията, която сте включили.
- Докато тествате процеса си, опитайте се да идентифицирате липсващата информация или нещо, което може да е неясно за вашите читатели.
- Помолете някой друг да тества вашия процес. Ако някой друг тества процеса ви, може да гарантира още по -голяма точност в документа на процеса. Помолете приятел или член на семейството да използва стъпките ви, за да завърши описания от вас процес.
Стъпка 4. Форматирайте документа
В зависимост от начина, по който планирате да използвате вашия процесен документ, може да се наложи да го форматирате. Например, ако вашият процесен документ е предназначен да бъде форматиран като есе в стил MLA за класова задача, тогава ще трябва да прегледате указанията на вашия инструктор и да се уверите, че вашият документ отговаря на тях. Ако използвате вашия документ за уебсайт, тогава ще трябва да го форматирате, за да отговаря на вашите нужди.
