Имейлът, както и другите форми на комуникация, има собствен етикет и социални протоколи. Ако трябва да напишете имейл с молба за обратна връзка по време на работа или в училище, или на писмен ръкопис, трябва да имате предвид фразирането, времето и структурата, когато създавате имейла си, за да бъде възможно най -ефективен. Да бъдеш учтив, точен и конкретен в имейлите си може да ти помогне да получиш обратната връзка, от която се нуждаеш.
Стъпки
Метод 1 от 4: Искане на обратна връзка по време на работа
Стъпка 1. Обърнете се към лицето, което е най -квалифицирано да коментира вашата работа
Често това ще бъде управителят непосредствено над вас. Във всеки случай трябва да започнете с тях или с по-стар колега или колега. Те ще имат опит да ви помогнат и да ви дадат обратната връзка, от която се нуждаете.
Стъпка 2. Бъдете учтиви и скромни в имейла
Трябва да следвате нормите във вашия офис за имейли. Смирението има дълъг път в искането на обратна връзка, но не бъдете толкова скромни, че шефът или мениджърът ви смята, че не знаете нищо за работата си. По -скоро поставете въпросите по начини, които показват напредъка ви по проект или задача. Това ще позволи на шефа да разбере, че не просто седите на ръце и чакате обратна връзка. Имайте предвид и следните съвети.
- Можете да кажете: „Работех върху презентацията за утре, когато попаднах на грешка с формата-не съм сигурен дали спазвам стандарта на компанията. Прикачих презентацията. Имате ли предложения за формата? Благодаря ви за помощта при това.”
- Не забравяйте да им благодарите по имейла.
Стъпка 3. Бъдете конкретни в молбата си за обратна връзка
Това може да ви помогне да избегнете прекалено широка обратна връзка, която е малко вероятно да ви помогне в работата ви. Избягвайте въпроси с да или не, освен ако не е необходимо. Вместо това се съсредоточете върху конкретни части от проекта, които се нуждаят от работа. Опитайте се да не бомбардирате шефа или колегата си с всички възможни въпроси, които бихте могли да имате за работата си наведнъж.
- Можете например да кажете: „Не бях сигурен как да продължа с файла Eastman. Клиентът не е отговорил на имейлите ми и тъй като това е задача с висок приоритет, реших, че е най-добре да ви изпратя имейл, за да видите какво трябва да направя."
- Ако търсите по -обща обратна връзка под формата на преглед или доклад, поискайте това конкретно. Да бъдеш учтив, кратък и възможно най -конкретен ще помогне. Например можете да поискате доклад за вашата ефективност или творчество. Ако искате обратна връзка от тези, които ви докладват, може да се наложи да проведете анонимно проучване.
ЕКСПЕРТЕН СЪВЕТ
Alyson Garrido, PCC
Workplace Coach Alyson Garrido is an International Coach Federation accredited Professional Certified Coach (PCC), Facilitator, and Speaker. Using a strengths-based approach, she supports her clients with job search and career advancement. Alyson provides coaching for career direction, interview preparation, salary negotiation, and performance reviews as well as customized communication and leadership strategies. She is a Founding Partner of the Systemic Coach Academy of New Zealand.
Алисън Гаридо, PCC
Треньор на работното място
Опитайте метода KISS, когато поискате обща обратна връзка.
Моделът KISS е чудесен начин да помогнете на хората да ви дадат подходяща обратна връзка. Попитайте човека,"
пазя? Какво трябва подобряване? Какво трябва започнете? И какво трябва Спри се?"
Стъпка 4. Изпратете имейл с благодарност, след като отговорят
Ако обратната връзка предполага, че имате нужда от много подобрения или работата ви не е на ниво, не забравяйте да включите кратко изявление как ще я поправите. Дайте си време да обработите емоциите, преди да реагирате незабавно.
Не забравяйте да отговорите най-много в рамките на 1-2 дни
Метод 2 от 4: Поискайте обратна връзка в училище
Стъпка 1. Идентифицирайте се
Вашият учител може да има стотици студенти, особено ако те са преподаватели в колеж. Ще трябва да включите вашето име (първо и последно), вашия клас и раздел. Ако все още сте в гимназия, това може да означава вашия период или времеви интервал. По този начин няма да губите времето на учителя, като ги накарате да разберат кой сте и те ще отделят повече време за обратната връзка, от която се нуждаете.
Стъпка 2. Поддържайте го официално
Понякога учениците се борят с това, когато за първи път изпращат имейл на учителите. Можете да кажете „Здравейте, д -р Смит“или „Уважаема госпожо Търнър“. Ако вашият учител ви е изпратил имейл, не бъдете по -малко официални от тях. Поддържайте професионалния тон. Вместо това кажете: „Хей, какво мислиш за моята книга? Не е най -голямото - кажете - не съм сигурен, че разбирам задачата. Имах някои конкретни въпроси относно вестника."
Стъпка 3. Дръжте го кратък
Не се притеснявайте да обясните целия контекст на вашите въпроси, освен ако контекстът не е необходим за тези въпроси. Например, ако поискате обратна връзка за евентуално разширение, вашият учител може да се нуждае от контекст, но ако просто се опитвате да зададете въпрос за задача, не им разказвайте историята за това как кучето ви е накарало да закъснеете и защо изпращате имейл сега (освен ако не е много близо до часа на заданието) или нещо друго, което може да е без значение за заданието.
Стъпка 4. Не чакайте да поискате обратна връзка до нощта преди изпита или крайния срок
Не само, че вашият учител няма да ви даде обратна връзка толкова близо до датата на падежа, те вероятно ще се раздразнят, че сте чакали до последната минута, за да ги помолите за обратна връзка. Ако трябва да изпратите въпроси в последната минута, бъдете кратки, конкретни и се извинете. Това ще направи учителя по -вероятно да отговори, ако приемем, че виждат имейла навреме.
Стъпка 5. Използвайте файлови формати, които вашият учител е поискал
Често учителят ще ви казва в учебната програма какви файлови формати ще приемат за задания или в имейли. Например, ако вашият учител посочи.doc файл, не изпращайте.pdf или.pages файл. Ако не сте сигурни, можете да изпратите.rtf или.pdf файл или просто да попитате.
Стъпка 6. Поискайте обратна връзка за хартия или изпит, които вече сте подали
Просто трябва да изпратите имейл до професора и да бъдете учтиви. Ако професорът има работно време, можете да го посетите или да си уговорите среща. Можете да кажете: "Уважаеми професор Смит, не се справих толкова добре на изпита, колкото очаквах. Можете ли да ми помогнете да преодолея някои от грешките си, за да мога да се справя по -добре на следващия изпит?" Обикновено вашият професор трябва да отговори положително на такова искане.
Метод 3 от 4: Поискайте обратна връзка за ръкопис
Стъпка 1. Първо изпратете имейл на някого, когото познавате
Ако искате внимателна обратна връзка, най -добрият човек да я даде е някой, когото познавате, за предпочитане приятел или колега. Когато изпращате имейл на познат за обратна връзка, уверете се, че сте му изпратили имейл както обикновено. Ако обикновено им се обаждате, вероятно би трябвало да направите това вместо това. Не изпращайте ръкописа в първия имейл, освен ако не знаете, че е вероятно да кажат „да“(някой, за когото сте прочели ръкопис, или някой, на когото са предложили да прочете вашия).
Можете да включите кратко описание или резюме, в зависимост от това дали човекът, на когото изпращате имейл, е приятел или колега
Стъпка 2. Изпратете имейл до експерт
Ако наистина се нуждаете от експертен съвет, изпратете имейл до познат от вас експерт и обяснете проекта си и защо имате нужда от обратна връзка. Не бъдете настоятелни, а по -скоро любезно им благодарете за вниманието и кажете: „Разбирам, ако нямате време да ми дадете обратна връзка“. Може дори да попитате дали познават някой с време и опит, който може да ви помогне, ако не може.
Стъпка 3. Не изпращайте студено имейл на някого с ръкопис
Това вероятно ще остане без отговор, освен ако изрично не им кажете, че ще платите за помощта им. Ако са известен автор, е малко вероятно да отговорят на такъв имейл, тъй като получават много такива имейли. Вместо това първо попитайте вашите приятели, колеги, преподаватели и т.н. По -вероятно е те да могат да ви помогнат и по -вероятно да искат да ви помогнат.
Стъпка 4. Бъдете конкретни относно това, което искате от тяхната обратна връзка
Ако искате само положителна обратна връзка, кажете им това. Кажете им дали имате подробна обратна връзка, местна или глобална обратна връзка и дали искате естетическа, граматическа или структурна обратна връзка. Това може да помогне много на читателя ви да разбере какво искате от тях.
- Положителната обратна връзка не трябва да бъде неконструктивна. Ако те обяснят защо харесват това, което харесват, можете да научите много за вашия ръкопис.
- Ако получите отрицателна обратна връзка, дайте си време да отговорите. Ако са ви приятели, те вероятно искат само да помогнат. Ако те са професор, колкото и ядосани или разстроени да се чувствате, не бива да реагирате по този начин. Вместо това им благодарете за помощта и продължете напред. След известно време може да откриете, че обратната връзка е била полезна, дори ако начинът, по който тя беше доставена, не беше.
Стъпка 5. Дайте на читателя си време да отговори
Ако сте поискали подробна обратна връзка за нов ръкопис, не очаквайте обратна връзка в рамките на ден или дори седмица. Редактирането на ръкопис с такава дължина отнема време. Ако имате краен срок, по който работите, уведомете читателя си за това. Можете също така просто да ги попитате дали могат да направят редакциите до определена дата. Не забравяйте, че те имат свой собствен живот и задължения.
Стъпка 6. Благодарете им за помощта
Ако е приятел, може да искате да им купите подарък като кутия шоколадови бонбони или просто да върнете услугата навреме. Ако това е професор, може да искате да напишете благодарствен имейл, за да им уведомите, че оценявате работата и времето им. Забравянето да благодарите на читателя може да ги накара да се чувстват използвани и/или неоценени и може да ги направи по -малко вероятно да ви помогнат в бъдеще.
Метод 4 от 4: Искане на обратна връзка от клиенти
Стъпка 1. Не задавайте твърде много въпроси
Клиентите са затрупани с анкети от почти всеки бизнес там. Ако искате да гарантирате, че клиентът автоматично ще изтрие имейла ви, след като го прочете, попълнете го с много въпроси. Ако искате да запазите интереса на клиента, задайте един или два въпроса и го оставете така.
Стъпка 2. Задавайте отворени въпроси
По -скоро използвайте въпроси да/не, задайте въпрос, който да предизвика по -пълни отговори. Вместо да питате: „Бихте ли ни препоръчали на приятел?“, Попитайте „Как бихте ни описали на приятел?“Този вид въпроси ви дават повече информация в отговорите, отколкото обикновен въпрос да/не.
Стъпка 3. Уведомете клиента, че бързо ще се свържете с него
Това кара клиента да се чувства така, сякаш неговото мнение не отива само в гигантска входяща поща, където може или не може да бъде прочетено или обмислено. Вероятно ще получите и по -откровена обратна връзка, ако знаят, че ще отговорите.
Когато отговорите, бъдете откровени и професионални. В днешната култура на вирусен интернет можете да разрушите репутацията на компанията за секунда, ако отговорите с нещо различно от професионализъм и искреност
Стъпка 4. Не включвайте флаш или други бавно зареждащи се функции
Ако клиентът има бавна връзка, той вероятно ще изтрие имейла веднага, когато види, че не се зарежда. Не забравяйте, че обратната връзка често е по -важна за вас от тях.
Стъпка 5. Използвайте добре проектиран шрифт и формат
Искате имейлът ви да изглежда чист и професионален. Имейл с неясна графика или комикс без шрифт е малко вероятно да впечатли клиентите ви. Вместо това използвайте стандартни шрифтове като Times New Roman или Arial, ако не сте сигурни в шрифта, и сведете излишната графика до минимум.
Стъпка 6. Уверете се, че имейлът е удобен за устройството
Форматът с една колона е по-гъвкав от дизайна с много колони. Също така ще искате да се уверите, че шрифтовете ви не са твърде малки. Искате имейлът да изглежда с предимство на лаптопи, телефони и таблети. Тъй като толкова много хора проверяват имейлите си на телефоните си, е наложително да форматирате имейлите си съответно.
Помощ за писане на имейл
Неща, които да включите в имейл с молба за обратна връзка
Неща, които трябва да избягвате в имейл с молба за обратна връзка
Коментиран имейл с молба за обратна връзка
Видео - Използвайки тази услуга, може да се сподели част от информацията с YouTube
Съвети
- Не пипайте хората за обратна връзка.
- Поддържайте подходящ етикет по имейл за ситуацията.
- Малко смирение изминава дълъг път.
