Независимо дали сте млад чистач, който никога не е чувал за факс досега, или сте били около блока, но просто сте забравили, вероятно ще трябва да знаете как да изпратите факс в един момент. Имайте предвид, че има редица вариации между факс машините, така че трябва да се консултирате с ръководството или инструкциите за вашата лична машина, ако ги имате под ръка. Използването на повечето машини изисква вмъкване на мотивационно писмо, набиране на номера на факса и изпращане на факса по пътя.
Стъпки
Метод 1 от 2: Преди изпращане на факса
Стъпка 1. Създайте мотивационно писмо
Факс машините често се споделят от офиси или няколко души в офиса. Тъй като всеки може да види факс, изпратен до факс машина, е добра идея да включите мотивационно писмо. Това ще гарантира, че вашият факс ще достигне до правилния човек.
Мотивационното писмо включва информация като името на получателя, съдържанието на факса и колко страници включва. Той също така трябва да включва информация за изпращача, като име и номер на факс, така че получателят да знае от кого е дошъл и да може да отговори, ако е необходимо
Стъпка 2. Наберете номера на факса
След това ще трябва да наберете номера на факса, точно както бихте направили по телефона. На повечето нови факс машини не е необходимо да се набира регионален код за локален номер, но все пак е необходим за номера на дълги разстояния. Някои факс апарати изискват код на района, независимо от местоположението. Проверете или попитайте за вашата машина.
- Кодът на държавата (номер 1 за телефони и факс номера в САЩ) също понякога ще трябва да бъде набиран преди местните номера, но само когато се изисква и код на област. Кодът на държавата е почти винаги необходим за набиране на междуселищни номера.
- Често ще трябва да наберете и 9, преди да наберете междуградски номера. Проверете спецификациите или попитайте за вашия индивидуален факс апарат.
- Уверете се, че номерът, който използвате, е номерът на факса, а не телефонният номер на човека, до когото се опитвате да се свържете. Често номерата ще бъдат изброени един до друг на визитни картички и е лесно да го прочетете погрешно или да погледнете грешен номер.
Стъпка 3. Определете начина на хранене
Когато поставяте материалите за факс в машината, ще трябва да ги поставите в съответната посока. Хартията ще бъде сканирана, така че ако хартията е обърната неправилно, ще се сканира само задната страна и изпратеният от вас факс ще бъде празен. Уверете се, че хартиите са обърнати с дясната страна нагоре, преди да изпратите факса.
-
Различните факс машини се подават по различни начини. Полезно е, че всички факс машини са етикетирани с подходяща посока за поставяне на хартиите. Някъде близо до областта, където подавате хартията, потърсете символ на лист хартия със сгънат ъгъл. На този символ ще видите, че едната страна на листа има линии, а другата страна е празна.
- Ако сгънатият ъгъл има линии, това означава, че листовете трябва да бъдат подадени във факс устройството с празната страна обърната към вас.
- Ако сгънатият ъгъл е празен, това означава, че трябва да подадете устройството с лицевата страна на хартията към вас.
Стъпка 4. Факс правилния материал
Факс машините работят най -добре с хартия със стандартен размер. Изпращането на нещо с нестандартни размери може да не работи или да заседне или да навреди на факс устройството ви. Ако трябва да изпратите нещо с нестандартен размер, например копие на разписка, ще искате първо да направите фотокопие на артикула и вместо това да изпратите фотокопието по факс.
Най -често срещаната хартия за факс машини, както при принтерите, е А4 или американска бланка
Метод 2 от 2: Изпращане на факса
Стъпка 1. Използвайте вашето факс устройство, за да изпратите факса
След като направите всичко, изброено по -горе, сте готови да изпратите факса си. С правилно поставената хартия и набрания номер сте готови да натиснете send. Този бутон обикновено е голям и добре маркиран. Това е! Изпратихте факса си!
Ще забележите, че след натискане на бутона за изпращане машината ще издаде поредица от звукови сигнали и шум. Това е нормално. Тези звуци са начинът, по който факс машините комуникират помежду си. Когато факсът е преминал успешно, обикновено след няколко минути ще чуете дълъг и ясен звуков сигнал. Когато факсът срещне проблем и не премине през него, обикновено ще го чуете да създава ужасен вид увлечен от смъртта. Ако чуете този ужасен звук, трябва да проверите на факс устройството, за да прецените проблема
Стъпка 2. Използвайте интернет, за да изпратите факс
Възможно е също така да използвате интернет за изпращане на материали до факс машина. Могат да се използват редица услуги, повечето от които струват пари. Това обаче може да бъде разумна инвестиция, ако не изпращате факсове много често и не желаете да купувате факс машина или да се занимавате с услуги като FedEx.
- PamFax е отлична факс услуга за Skype. Тази програма обаче начислява малка такса.
- HelloFax е услуга, която добре интегрира Google Drive, което ви позволява лесно да изпращате по факс документи на Google. Той включва определен брой безплатни факсове и след това начислява такса.
Стъпка 3. Използвайте имейл, за да изпратите факс
В зависимост от номера, на който изпращате факса, може да е възможно просто да изпратите файла по имейл до факс устройството без такса. Трябва обаче да имате предвид, че този метод обхваща само ограничен брой факс номера и може да изпраща само ограничена информация.
- Можете да проверите дали номерът на факса е покрит, като потърсите онлайн.
- Използвайте тази формула, за да създадете адреса, на който ще изпратите имейла: „remote-printer. [email protected]“
- Премахнете котировките, разменете номерата за номера на факса (включително кода на страната и региона) и първо и последно за името на лицето, на което го изпращате.
- Имайте предвид, че само текстът в текстовото поле ще се появи във факса. Не можете да прикачвате PDF файлове или друг материал с този метод.
Съвети
- Винаги въвеждайте целия номер, включително кода на областта и номер 1 за дълги разстояния.
- Повечето факс апарати ще имат инструкции от тях. Нека мъдростта на онези, които са дошли преди вас, да ви води по пътя ви …
