Това wikiHow ви учи как да създадете база данни, използвайки данни от електронна таблица на Microsoft Excel, като импортирате данните директно в Access, който е софтуер за управление на бази данни на Microsoft, или чрез експортиране на данните от Excel във формат, който работи с повечето софтуер за бази данни. Microsoft Access е част от пакета софтуер на Microsoft Office и е достъпен само за Windows.
Стъпки
Метод 1 от 2: Използване на Microsoft Access
Стъпка 1. Отворете Microsoft Access
Това е червеното приложение с А. Това отваря страницата с шаблон за достъп.
Access е предназначен за използване с Excel и се предлага в комплект с Excel в Microsoft Office Professional и е достъпен само за Windows
Стъпка 2. Щракнете върху Blank database
Тази опция е в горната лява част на прозореца.
Ако искате да използвате различен шаблон за вашата база данни на Access, изберете шаблона, който искате вместо това
Стъпка 3. Щракнете върху Създаване, когато бъдете подканени
Тази опция е в долния десен ъгъл на изскачащия прозорец. Вашата база данни на Access ще се отвори.
Стъпка 4. Щракнете върху раздела Външни данни
Намира се в лентата с менюта в горната част на прозореца за достъп.
Стъпка 5. Щракнете върху Запазени импорти
Ще намерите това в най-лявата част на Външни данни лентата с инструменти. Ще се появи падащо меню.
Стъпка 6. Изберете Файл
Той е в падащото меню. Избирането на тази опция извежда изскачащо меню.
Стъпка 7. Щракнете върху Excel
Тази опция е в изскачащото меню. Щракването върху него подканва прозореца за импортиране да се отвори.
Стъпка 8. Щракнете върху Преглед
Намира се в горната дясна част на прозореца.
Стъпка 9. Изберете електронна таблица на Excel
Отидете в папката, в която се намира вашата електронна таблица Excel, след което щракнете върху електронната таблица на Excel, която искате да отворите.
Стъпка 10. Щракнете върху Отваряне
Намира се в долния десен ъгъл на прозореца.
Стъпка 11. Посочете как да прехвърлите данните
Щракнете върху бутона за избор вляво от едно от следните:
- Импортирайте изходните данни в нова таблица в текущата база данни - Изберете тази опция, ако сте създали нова база данни без таблици или ако искате да добавите нова таблица към съществуваща база данни. Създавайки нова таблица, можете да редактирате информацията в Access.
- Добавете копие на записите към таблицата - Изберете тази опция, ако използвате съществуваща база данни и искате да добавите данните към една от таблиците в базата данни. Като добавите съществуваща таблица, можете да редактирате информацията в Access.
- Свържете се с източника на данни, като създадете свързана таблица - Изберете тази опция, за да създадете хипервръзка в базата данни, която ще отвори базата данни на Excel в Excel. С този метод не можете да редактирате информацията в Access.
Стъпка 12. Щракнете върху OK
Ще намерите това в долната част на прозореца.
Стъпка 13. Изберете лист
В горната част на прозореца щракнете върху името на листа, който искате да импортирате от избрания от вас документ на Excel.
- По подразбиране Excel създава работни книги с три електронни таблици с етикет „Лист 1“, „Лист 2“и „Лист 3“. Можете да прехвърляте само един лист наведнъж; ако имате информация за трите листа, трябва да завършите прехвърлянето с един лист и след това да се върнете в раздела „Външни данни“и да повторите всички стъпки за всеки оставащ лист.
- Можете да изтриете, добавите и редактирате имената на тези листове в Excel и каквито и промени да направите, ще се появят в базата данни на Access.
Стъпка 14. Щракнете върху Напред
Намира се в долния десен ъгъл на прозореца.
Стъпка 15. Активирайте заглавията на колони
Поставете отметка в квадратчето „Първият ред съдържа заглавия на колони“, ако вашият лист в Excel има свои собствени заглавия на колони в горния ред (напр. А ред).
Премахнете отметката от квадратчето, ако искате Access да създава заглавия на колони
Стъпка 16. Щракнете върху Напред
Стъпка 17. Редактирайте колоните и полетата на електронната си таблица, ако е необходимо
Ако искате да импортирате всички полета от електронната таблица без промяна, пропуснете тази стъпка:
- За да редактирате поле, щракнете върху заглавката на колоната, която искате да промените, след което редактирайте името на полето, типа на данните и/или независимо дали е индексирано или не.
- Ако не искате да импортирате поле, поставете отметка в квадратчето „Не импортирайте поле (пропускане)“.
Стъпка 18. Щракнете върху Напред
Стъпка 19. Задайте първичния ключ за базата данни
За най-добри резултати оставете настройката по подразбиране тук такава, каквато е, за да позволите на Access да зададе ключа.
Можете също да зададете свой собствен ключ, като поставите отметка в „Избор на мой първичен ключ“и го въведете в полето до тази опция, или можете да изберете „Без първичен ключ“(не се препоръчва)
Стъпка 20. Щракнете върху Напред
Стъпка 21. Добавете име
Въведете име за листа в полето "Импортиране в таблица".
Пропуснете тази стъпка, за да оставите базата данни зададена по подразбиране
Стъпка 22. Щракнете върху Готово
Тази опция е в долната дясна част на прозореца.
Стъпка 23. Щракнете върху Затвори
Намира се в долния десен ъгъл на прозореца. Това ще затвори прозореца за импортиране и ще създаде вашата база данни.
Първо можете да поставите отметка в квадратчето „Запазване на стъпките за импортиране“, ако искате да сте сигурни, че Access ще запомни настройките ви за тази база данни
Метод 2 от 2: Използване на софтуер за бази данни на трети страни
Стъпка 1. Отворете вашия документ на Excel
Щракнете двукратно върху документа на Excel, който искате да преобразувате в база данни.
Ако все още не сте създали документа си, отворете Excel, щракнете върху Празна работна книга и създайте своя документ, преди да продължите.
Стъпка 2. Щракнете върху Файл
Той се намира в лентата с менюта, която е или в горната част на прозореца на Excel (Windows), или в горната част на екрана (Mac).
Стъпка 3. Щракнете върху Запиши като
Тази опция ще намерите в Файл меню.
Стъпка 4. Щракнете двукратно върху този компютър
Това е в средата на страницата.
Пропуснете тази стъпка на Mac
Стъпка 5. Изберете файлов формат
Щракнете върху падащото меню „Запазване като тип“(Windows) или „Файлов формат“(Mac), след което изберете едно от следните:
- Ако използвате компютърно базирано приложение за база данни, щракнете върху a . CSV (стойности, разделени със запетая) формат.
-
Ако използвате уеб базирано приложение за база данни, щракнете върху . XML формат.
Ако във вашия документ на Excel няма никакви XML данни, няма да можете да изберете XML
Стъпка 6. Щракнете върху Запазване
Намира се в долната част на прозореца. Това ще запише вашия документ, като използвате избраните от вас предпочитания.
Стъпка 7. Създайте нова база данни във вашето приложение за база данни
Този процес ще варира в зависимост от приложението, което използвате, но обикновено ще отворите приложението, щракнете Ново (или Файл > Ново) и следвайте всички инструкции на екрана.
Стъпка 8. Намерете бутона Импортиране …
Често се намира, като щракнете върху Файл опция, но приложението ви за база данни може да варира.
Стъпка 9. Изберете вашия Excel файл
Намерете и щракнете двукратно върху файла, който сте експортирали от Excel.
Стъпка 10. Следвайте подканите на приложението за база данни, за да импортирате данните
Стъпка 11. Запазете базата данни
Обикновено можете да отворите менюто „Запазване“, като натиснете Ctrl+S (Windows) или ⌘ Command+S (Mac).
Съвети
- Има няколко безплатни уебсайта за онлайн бази данни, които можете да използвате за създаване на база данни, въпреки че ще трябва да се регистрирате за акаунт с повечето от тези услуги.
- Ако нямате напълно функционален софтуер за бази данни, може да се нуждаете и от отделна програма за отваряне на файлове на база данни на компютър или Mac.
