Базата данни на клиентите може да премахне много документи за бизнеса, осигурявайки единно хранилище за ценна клиентска информация, която може да се използва от търговски екипи, персонал за поддръжка на клиенти и дори счетоводен екип. Въпреки че е възможно да се купуват софтуерни продукти, които предоставят основни формати за този тип бази данни, персонализирани бази данни могат да бъдат създадени, като се имат предвид няколко основни неща относно формата и функцията.
Стъпки
Стъпка 1. Закупете софтуер за създаване на база данни
Изберете продукт, който е съвместим с текстообработката и други софтуерни инструменти, използвани в бизнеса. Това ще улесни импортирането или експортирането на данни от други източници, което ще позволи да се избегне въвеждането на голямо количество данни в новосъздадената база данни.
Стъпка 2. Определете типа информация, която ще се съхранява в клиентската база данни
Повечето дизайни ще включват информация като име на фирма, пощенски адрес, физически адрес, име за контакт, телефонни и факс номера и имейл адреси. Допълнителни данни, като информация за условията на договора, ценообразуване и бележки за предстоящи задачи, свързани с всеки клиент, често се включват в данните, събирани и поддържани в този вид електронен ресурс.
Стъпка 3. Помислете за възможните приложения на базата данни
Заедно с предоставянето на централизиран ресурс за извличане на важни данни, помислете по отношение на това какви типове отчети могат да бъдат създадени с помощта на данните или дали базата данни е предназначена за използване като ресурс при генериране на пощенски етикети, списъци с имейли или дори списъци за използване във факс излъчване. Имайки предвид това, ще ви помогне да определите как да дадете имена на всяко от полетата, в които ще се съхраняват данни, и ще улесни процеса на създаване на формати на отчети, които се извличат от тези полета.
Стъпка 4. Организирайте полетата с данни
Създайте прост шаблон, който следва логическа последователност, когато става въпрос за въвеждане на имена, адреси и друга информация за контакт. Това улеснява преминаването от едно поле към следващото с минимално прекъсване и завършване на въвеждането на нов клиентски запис в разумен период от време.
Стъпка 5. Задайте разрешения за всяко от полетата
Това включва идентифициране на кои полета ще бъдат включени във форматите на отчети, както и кои могат да служат като основа за сортиране или търсене на записи в базата данни. Присвояването на правилните разрешения за всяко поле ще ускори извличането на правилните данни, когато и когато е необходимо.
Стъпка 6. Подгответе формати на отчети
Няколко основни формата, които могат да се използват често, често ще бъдат достатъчни, въпреки че ключовите потребители могат да получат възможност да създават персонализирани отчети, които включват полета, свързани с позицията на потребителя и нивото на достъп до клиентските данни.
Стъпка 7. Установете идентификационни данни за вход и права за достъп
Работеща база данни за клиенти включва възможността за създаване на идентификационни данни за вход, които позволяват само оторизирани служители да имат достъп до информацията. Отивайки по -нататък, присвояването на различни нива на права гарантира, че всеки потребител може да преглежда, променя и въвежда данни, свързани с неговите или нейните служебни задължения, но не може да преглежда друга информация, която е от полза за други служители.
Стъпка 8. Прегледайте и тествайте клиентската база данни преди пускането
Опитайте да използвате бета версията с малка група служители, за да се уверите, че всяка от функциите работи както е предвидено. Използвайте констатациите на тази тестова група, за да разрешите всички проблеми с производителността, формата и лекотата на използване. След като всички проблеми бъдат решени и разрешени, окончателната версия може да бъде разпространена до цялата компания.
Съвети
- Опитайте се да проектирате базата данни, така че да има място за добавяне на още полета или функции, тъй като нуждите на компанията се променят. Това ще позволи да продължите да използвате продукта в продължение на няколко години, без да се налага да го заменяте с по -здрав продукт.
- Не е необичайно разработването на база данни на нови клиенти да отнеме продължителен период от време. Дори когато използвате софтуер, който позволява лесно изпълнение на редица задачи, може да отнеме седмици, за да се измисли идеалният формат.
