Това wikiHow ви учи как да създадете електронна таблица с адреси в LibreOffice Calc, която да използвате при сливане на поща в LibreOffice Writer. След като създадете електронната си таблица и я запазите в правилния формат, ще трябва да я свържете с Writer, преди да можете да започнете да маркирате полета във вашия документ. За щастие, LibreOffice Writer идва с инструмент за бързо създаване на база данни, който превръща процеса в кекс.
Стъпки
Част 1 от 3: Създаване на електронна таблица
Стъпка 1. Отворете LibreOffice Calc
Ще го намерите в менюто "Старт" на Windows или в папката "Приложения" на вашия Mac. Calc е приложение за електронни таблици, което е много подобно на Microsoft Excel и Google Sheets.
Стъпка 2. Означете заглавките на колоните си
Ще искате да използвате съответните заглавия на заглавки като Име, Адрес, Състояние и Пощенски код и т.н. Тези етикети трябва да отидат в отделни клетки в първия ред на електронната таблица.
- Може да бъде полезно да маркирате всяка колона за възможно най -малко количество информация. Например, вместо една колона, наречена Адрес, можете да използвате StreetAddress, State и Zip. Вместо една колона за Name, можете да направите FirstName и LastName.
- Действителните заглавни колони трябва да бъдат персонализирани според вашите нужди.
Стъпка 3. Попълнете колоните с данните, които ще бъдат обединени
Всеки ред трябва да съдържа данните за един контакт. След като въведете първия контакт на първия наличен ред, въведете следващия контакт на следващия ред и т.н.
Не е необходимо да използвате специално форматиране или стилове (като получер шрифт), тъй като данните ще бъдат форматирани от вашия документ за обединяване на поща
Стъпка 4. Запазете файла във формат ODF файл
Файловият формат ODF завършва с разширението на файла. ODS, което може да изглежда малко странно, но е правилно. За да запазите електронната таблица:
- Щракнете върху Файл меню в горния ляв ъгъл и изберете Запази като.
- Отидете в папката, в която искате да запишете файла. Ще трябва да запомните това местоположение.
- Изберете ODF електронна таблица (*.ods) от падащото меню „Запазване като тип“или „Форматиране“.
- Щракнете Запазване. В този момент не се колебайте да затворите приложението Calc.
Част 2 от 3: Свързване на електронната таблица
Стъпка 1. Отворете Libre Writer
Ще го намерите в менюто "Старт" на Windows или в папката "Приложения" на вашия Mac.
Не се притеснявайте още да съставяте писмото или документа си-засега просто свързвате адресите с Writer
Стъпка 2. Отворете съветника за източника на данни за адреси
Този инструмент улеснява създаването на база данни от вашата електронна таблица. Да го направя:
- Щракнете върху Файл меню в горния ляв ъгъл.
- Щракнете Магьосници в менюто.
- Щракнете Източник на адресни данни.
Стъпка 3. Изберете „Друг външен източник на данни“и щракнете върху Напред
Това е последният вариант.
Стъпка 4. Щракнете върху бутона Настройки
Ще се появи прозорецът „Създаване на източник на данни за адреси“.
Стъпка 5. Изберете „Електронна таблица“и щракнете върху Напред
Това казва на Writer, че работите с формата на електронна таблица.
Стъпка 6. Изберете създадената от вас електронна таблица и щракнете върху Напред
За да направите това, щракнете върху Преглед бутон, отворете електронната таблица, съдържаща адреси (завършваща с разширението на файла. ODS), и щракнете двукратно върху електронната таблица, за да я изберете.
За да проверите дали сте избрали електронна таблица, която може да се използва, щракнете върху Тестова връзка бутон в долния десен ъгъл. Трябва да видите съобщение, че връзката е установена успешно. Ако видите грешка, може да сте избрали грешен файл или да сте го запазили в грешен формат.
Стъпка 7. Щракнете върху бутона Finish
След като свържете електронната таблица, можете да започнете да импортирате данните.
Стъпка 8. Натиснете Next, за да продължите
Направете не щракнете върху бутона „Присвояване на поле“, тъй като той няма да работи за вашата електронна таблица.
Стъпка 9. Назовете файла на базата данни (. ODB)
Погледнете името на файла в полето "location"-файлът се нарича "Addresses.odb" по подразбиране. Можете да запазите това име, ако искате, или да го промените на нещо друго-просто не забравяйте да запазите. ODB в края на името на файла.
- Ако квадратчето „Вграждане на тази дефиниция на адресна книга в текущия документ“е отметнато, махнете отметката от него сега.
- Полето „Име на адресната книга“е начинът, по който този списък с адреси ще се показва в други приложения на LibreOffice. Чувствайте се свободни да промените това, ако искате.
Стъпка 10. Щракнете върху Готово
Вашата електронна таблица вече е свързана с LibreOffice Writer и е готова за използване при сливането на вашата поща.
Базата данни ще остане достъпна за използване и в бъдещи писма или документи
Част 3 от 3: Създаване на вашия документ за обединяване на поща
Стъпка 1. Отворете нов документ в LibreOffice Writer
Ако вече сте създали своето формулярно писмо, лист с етикет или шаблон на плик, отворете го сега.
Стъпка 2. Отворете панела Източници на данни
За да направите това, щракнете върху Изглед менюто в горната част и след това изберете Източници на данни. Ще видите стойностите на електронната си таблица с адреси в панела в горната част на документа. Панелът ще остане там, за да ви улесни.
Стъпка 3. Форматирайте документа така, както искате да изглежда
Например, ако пишете формуляр, съставете писмото така, както искате да изглежда.
Стъпка 4. Плъзнете заглавките на колоните с данни до съответните им места
Заглавките на колоните с данни са сивите етикети над адресните данни в горния панел. Например, ако съставяте писмо и искате то да започне с „Уважаеми (първо име)“, бихте въвели думата Скъпи, плъзнете Първо име заглавката на колоната до мястото, където бихте въвели име, и след това въведете запетая.
Когато плъзнете заглавката на колона до желаното място, тя ще се покаже с триъгълни скоби от двете страни (напр.:)
Стъпка 5. Запазете документа си
За да сте сигурни, че нищо не се случва с упоритата ви работа, щракнете върху Файл меню и изберете Запази като. Файлът трябва да бъде записан с разширението. ODT, така че изберете ODF текстов документ (*.odt) от менюто „Запазване като тип“или „Форматиране“.
Стъпка 6. Отпечатайте документа си
Стъпките за това варират в зависимост от това какво печатате.
- Ако отпечатвате формуляр, кликнете върху Файл меню и изберете Печат. Ще бъдете попитани дали искате да отпечатате формуляр за избор на буква Да когато бъдете подканени. Ако не искате да отпечатвате букви за всички хора в списъка с адреси, задръжте Ctrl (Компютър) или Команда (Mac), докато щраквате върху тези, които искате да отпечатате. Щракнете Добре и след това отпечатайте по желание.
- Ако създавате етикети, отидете на Файл > Ново > Етикети, изберете базата данни, таблица и полета. В долната част изберете типа хартия с етикети, към която печатате (например Avery A4) и други допълнителни предпочитания за създаване на етикети, след което щракнете върху Запазване. Оттам, на Настроики раздела, щракнете Синхронизирайте съдържанието, и тогава Нов документ за да създадете своя лист с етикети. След това можете да отпечатате този документ според нуждите, като изберете Файл > Печат.
