Бизнесът наема специалисти по човешки ресурси, които да се справят с всичко - от заплати и въпроси на политиката до правни оплаквания. Ако имате правен или политически въпрос или сериозен проблем с някой от вашите колеги, може да се наложи да се свържете с представител в отдела за човешки ресурси. Човешките ресурси също могат да бъдат първият отдел, с който се свържете в определена компания. Добра идея е да започнете този разговор с прост, официален имейл, запознаващ човека с вашия конкретен проблем.
Стъпки
Метод 1 от 3: Писане и изпращане на имейла
Стъпка 1. Адресирайте имейла си на подходящия човек
Проверете директорията с човешки ресурси и вижте дали има човек, назначен да се справи с вида на проблема, който трябва да се реши. Възможно е също да има точка за контакт, назначена за вашия отдел в компанията. Ако се притеснявате, че вашият проблем се приема сериозно, можете също да се свържете директно с ръководителя на човешките ресурси.
Проверете отново дали в имейла е адресиран само човекът, с когото искате да се свържете. Особено ако това е частен или чувствителен въпрос, не искате да го изпратите случайно на грешен човек. Бъдете особено внимателни, за да премахнете всички списъци, които биха изпратили имейла до определена група служители
Стъпка 2. Напишете конкретна тема, посочваща, че е необходимо действие
Ясната тема, която съобщава както за вашия проблем, така и за нивото на спешност, която му възлагате, ще помогне на човешките ресурси да дадат приоритет на проблема ви. Ако оставите този ред празен или неясен, кореспонденцията ви може да бъде заровена в нечия пощенска кутия.
Използвайте редове като: „Правен проблем - Изисква се действие“, „Промяна на личните обстоятелства - необходимо е незабавно внимание“, „Спешен политически въпрос“или „Скорошно интервю - благодаря“
Стъпка 3. Използвайте официални поздрави в началото и края на имейла си
Искате да зададете официален и професионален тон в началото на този разговор. Това ще помогне на човешките ресурси да разберат, че се отнасяте сериозно към проблема. Дори да познавате лично представителя, не забравяйте, че това е професионална, а не просто приятелска дискусия.
Започнете с „Уважаеми [пълно име на представителя]” и завършете с „Искрено” или „Благодаря ви за отделеното време, [Вашето пълно име]“
Стъпка 4. Напишете ясно, директно и конкретно съдържание
Дръжте изреченията си кратки и по същество. Не предоставяйте повече информация, отколкото е необходимо, тъй като не искате читателят да бъде затънал в имейла. Не включвайте подробности, които биха могли да объркат човешките ресурси по проблема ви. Можете да се обърнете към сложни подробности лично.
Стъпка 5. Опишете точно проблема
Обяснете точния характер на вашия проблем. Посочете времева линия за това кога проблемът е започнал или ще започне. Изяснете дали смятате, че това е правен проблем или проблем, който може да бъде решен от самата компания.
Ако се свържете с човешки ресурси, за да попитате за възможностите за работа, няма да създадете проблем. По -скоро се представете и обяснете предишния си контакт с компанията. Бъдете ясни какви действия очаквате или бихте искали представителят да предприеме
Стъпка 6. Обърнете внимание дали имате документация за проблема си
Човешките ресурси ще искат веднага да знаят как да решат правни или политически проблеми. Вашата документация може да повлияе на отговора им, тъй като ще помогне да се изясни както сериозността на проблема, така и правните последици, които може да срещне конкретен служител. Уведомете вашия представител за всяко „доказателство“, с което разполагате, и му предложете да го занесете на лична среща.
- Ако е възможно, ще искате доказателства за правни проблеми, които да представите на човешките ресурси. За съжаление повечето отдели за човешки ресурси ще се опитат да защитят компанията, ако могат.
- Ако изпитвате тормоз или дискриминация, запишете датите на инцидентите и запазете всяка писмена кореспонденция, която включва инкриминиращ език.
- Запазете както електронни, така и хартиени копия на всяка документация, която предоставяте на човешките ресурси. Трябва да запазите оригинала и да предоставите човешки ресурси с копия.
Стъпка 7. Обяснете какво сте направили, за да разрешите проблема
Може би вече сте се опитали да разрешите проблема, преди да се свържете с човешките ресурси. Може би сте разговаряли с шефа или колегата си или дори сте ги уведомили, че ще се свържете с човешките ресурси. Представителят ще оцени наличието на тази информация, тъй като тя ще им помогне да разберат кой вече е наясно с проблема.
По въпроси на промяна на личните обстоятелства тази комуникация може да изглежда по -малко официална. Ако отивате например в отпуск по майчинство или бащинство, вероятно вече сте информирали шефа си за състоянието си и просто следвате човешките ресурси
Стъпка 8. Поискайте лична среща
Среща, на която седите лице в лице с вашия представител, ще ви помогне да обсъдите подробно проблема. Това ще предостави на представителя възможност да зададе допълнителни въпроси или уточняващи въпроси. Вашият имейл е идеалното място да започнете да планирате тази важна среща. Информирайте ги за блокове в графика си и ги помолете да планират съответно.
Стъпка 9. Уверете се, че информацията за контакт е включена
Човешките ресурси може да искат да се свържат с вас по телефона, така че включете няколко метода за контакт в долната част на имейла. Тази информация може да отиде директно под вашето име, след като се отпишете от кореспонденцията. Проверете отново точността на предоставените от вас телефонни номера и имейли.
Стъпка 10. Редактирайте имейла си за правописни грешки, правописни и граматически грешки
Повечето имейл услуги имат услуга за проверка на правописа. След това прочетете имейла си, за да уловите граматически грешки, липсващи думи и проблеми с яснотата.
Метод 2 от 3: Проследяване на изпратен имейл
Стъпка 1. Благодарете на човешките ресурси за всеки отговор, който изпратят
Първо, благодарете на представителя, че отдели време да разгледа вашия случай, тъй като това веднага ще зададе тон на учтивост в разговора ви. Не забравяйте да отговорите бързо на всеки отговор, изпратен от човешките ресурси. Това ще покаже, че продължавате да бъдете загрижени за проблема, а също така трябва да съобщава желанието ви да го разрешите по -рано, отколкото по -късно.
Стъпка 2. Организирайте всички необходими материали за вашата лична среща
Подгответе се за срещата, като създадете специална папка с файлове, съдържаща всички документи, които планирате да донесете. Ако имате въпрос относно политиката, носете наръчника на служителите със специфичните политики, отбелязани. Това ще помогне на срещата да протича гладко, след като пристигнете.
Стъпка 3. Помислете за наемане на юрисконсулт, ако повдигате правни въпроси
Ако се притеснявате да се предпазите от каквито и да е действия, които компанията може да предприеме срещу вас, говорете с адвокат. Те могат да ви предоставят информация за вашите права и можете да решите да ги донесете на всяка лична среща. Може да искате да информирате човешките ресурси за плановете си да наемете адвокат, ако решите да тръгнете по този път.
Уверете се, че сте наясно с разходите, свързани с наемането на адвокат. Повечето ще струват скъпо, така че ще трябва да прецените тези бюджетни проблеми с вашата нужда от правна защита
Стъпка 4. Изпратете имейл втори път, ако сте чакали седмица без отговор
Една седмица обикновено се счита за подходящо време за изчакване, преди да изпратите последващ имейл. Ако се занимавате с особено неотложен проблем, можете да изпратите последващо действие след 24 часа. Вместо да се притеснявате, че заяждате своя представител, не забравяйте, че те имат много отговорности. Може да се нуждаят от напомняне, че вие сте един от тях.
Метод 3 от 3: Решаване дали да се свържете с HR
Стъпка 1. Решете проблема сами, ако можете
Ако имате прост и незаконосъобразен проблем, който не е свързан с политиката на компанията, може да успеете да го разрешите сами. Ако е възможно, обсъдете проблема с вашия шеф или колеги, за да отстраните проблема с тях. Човешките ресурси ще оценят знанието за всички стъпки, които сте предприели, за да намерите решение, преди да стигнете до тях.
Ако например смятате, че шефът ви планира прекалено много уикенди, първо говорете с шефа си. Също така не искате да отидете на човешки ресурси с некритична жалба като „Не харесвам офис пространството си“
Стъпка 2. Прегледайте наръчника на служителите си, за да проверите политиките на вашата компания
Може да почувствате, че имате нарушение на фирмената политика. Преди да се свържете с човешките ресурси, прочетете отново специфичните политики, свързани с вашия проблем. Ще искате да можете да цитирате тези примери във всяка дискусия, която имате с човешки ресурси.
Например, ако се притеснявате, че не получавате достатъчно почивки през работното време, проверете писмените правила за времето за почивка. Възможно е вашата компания да има само неформална, а не кодифицирана политика на прекъсване, което означава, че човешките ресурси не могат да ви помогнат много в официално качество
Стъпка 3. Свържете се незабавно с човешките ресурси, ако сте тормозени по време на работа
Не се колебайте да се свържете, ако изпитвате някакъв вид словесен, физически или сексуален тормоз от всеки източник на работа. Вие сте правно защитени от подобно поведение и човешките ресурси са длъжни да ви помагат и защитават.
Не очаквайте обаче, че човешките ресурси могат да водят неофициални разговори по тези въпроси. След като подадете сигнал, те са длъжни да действат
Стъпка 4. Свържете се с човешките ресурси, ако личните ви обстоятелства се променят
Човешките ресурси могат да ви помогнат да планирате всякакви предстоящи промени в работното ви положение, например ако се подготвяте за отпуск по майчинство. Те ще могат да гарантират, че получавате всичките си предимства и покритие. Те също могат да се свържат с хора в компанията, които трябва да бъдат информирани за променящите се обстоятелства.
Стъпка 5. Свържете се с човешките ресурси, ако имате нужда от държавна защита
На работното място могат да възникнат определени ситуации, които ви дават право на защита или обезщетение от правителството. Ако например сте ранени по време на работа, човешките ресурси могат да ви помогнат да координирате покриването на вашите медицински разходи.
Това вероятно ще изисква да попълните документи с човешки ресурси, така че бъдете подготвени за този процес
Стъпка 6. Свържете се с човешките ресурси, ако искате достъп до професионално обучение
Възможно е да има програми за обучение или наставничество, които биха ви позволили да напреднете във вашата компания. Човешките ресурси могат да ви предоставят всякаква необходима информация за тези опции и евентуално да координират влизането ви в тези програми. Това би могло да бъде чудесна възможност да издигнете кариерата си на следващо ниво.
Стъпка 7. Помолете човешките ресурси за помощ при необходимото настаняване
Човешките ресурси също могат да ви помогнат да се справите с всички индивидуални нужди, които може да имате по време на работа. Вашата работна среда трябва да включва ресурси, които ви позволяват да се възползвате от същите възможности за успех като всеки друг служител.
Например, ако смятате, че няма подходящи ресурси с увреждания, човешките ресурси ще се справят с този проблем. Отделът може също да работи с вас, за да гарантира, че има определено място за кърмачки
Стъпка 8. Обърнете се към човешките ресурси, ако търсите работа
Понякога контактът с представител на човешките ресурси в определена компания може да ви позволи да получите информация за текущите работни места или възможности за неформални, „информационни“интервюта с настоящи служители. Можете също така да се свържете с човешките ресурси, за да благодарите за скорошно интервю, което завършихте с тяхната компания.
Ако не получите отговор след седмица, можете да изпратите един последващ имейл. След това може да се наложи да пуснете тази компания
Стъпка 9. Избягвайте да се свързвате с човешки ресурси с лични оплаквания
Не забравяйте, че човешките ресурси работят първо за компанията, така че те не са хората, при които трябва да отидете, ако просто искате да излезете. Въпреки че абсолютно не трябва да избягвате да съобщавате за ситуации, които ви карат да се чувствате неудобно или дискриминирани, внимавайте да правите разлика между въпроси, които може да са просто досадни или дребни, и по -сериозни, правни проблеми.
