Започването на имейл с правилния поздрав може да бъде трудно. Когато изпращате професионален имейл или пишете на някой, когото не познавате добре, най -добре е обикновено да изберете проста, гъвкава поздрава като „Здравей“, преди да се обърнете към лицето с фамилното му име. Ако пишете на приятел, член на семейството или на някой друг, с когото имате по -непринудена връзка, е добре просто да се обърнете към тях с името им.
Стъпки
Метод 1 от 4: Избор на подходящ поздрав
Стъпка 1. Кажете „Здравей“, за да започнете имейла си с приятелска бележка
Просто „Здравей“, последвано от името на лицето, ще работи добре за повечето имейли. Това е спокойно и лично, без да се чувствате прекалено официално или непринудено. И тъй като е толкова кратък и директен, няма да отклони вниманието на читателя ви или да изглежда на място.
Можете също да използвате „Здравей“, когато се обръщате към множество получатели едновременно, както в „Здравейте на всички“
Бакшиш:
„Здравей“прави страхотен, многофункционален поздрав, без значение дали вашият имейл е предназначен за приятел, ръководител или непознат.
Стъпка 2. Отворете с „Уважаеми“за по -официални съобщения
„Скъпи“е универсален поздрав-той е по-подходящ от „Здравей“, но все пак има топъл, приятно старомоден пръстен. Това го прави идеален начин да поканите кореспонденция както с близки близки, така и с хора, които не познавате много добре.
Този поздрав може да се използва и за приятели и семейство
Етап 1.
- Думата „Уважаеми“също носи със себе си нотка на коректност и уважение, която по -малко официалните поздрави не правят.
- Един недостатък на тази отварачка е, че тя може да се счита за малко прекалено официална за някои, особено в бизнес среда.
Стъпка 2. Използвайте анонимен поздрав, ако не знаете името на получателя си
„Поздрави“и „За кого може да се отнася“са два от най -често срещаните, безобидни анонимни поздрави. Те са сигурен залог за онези времена, когато не сте сигурни кой ще чете съобщението ви.
- Можете също така да изпробвате нещо двусмислено като „Уважаеми господине или госпожо“, въпреки че това може да изглежда малко задушно във всички, освен в най -официалните имейли.
- Анонимните поздрави се използват най -често при писане на групи, като например предприятия и организации, а не на отделни лица.
Стъпка 3. Поставете името на човека от само себе си, ако искате да стигнете до точката
Ако сте в недоумение кой поздрав да използвате или предпочитате съобщението ви да заеме централно място, напълно добре е да посочите името на получателя си и да го оставите така. Просто добавете запетая, пропуснете ред и кажете това, което искате да кажете.
- "Госпожица. Томпсън “не звучи повече или по -малко официално от„ Здравейте г -жо Томпсън “и ви позволява да заобиколите нерешителността да изберете най -подходящия поздрав.
- Използването на името на човека като поздрав само по себе си също може да бъде полезно при последваща кореспонденция, когато не е задължително всеки път да избирате нов поздрав.
Метод 2 от 4: Обръщане към вашия получател
Стъпка 1. Обадете се на лицето по име, ако го познавате добре
Това правило е доста просто: ако сте на първо име с някого, е добре да използвате неговото име. В противен случай е добра идея да се придържате към фамилното им име, за да избегнете самонадеяност и потенциално да ги търкате по грешен начин.
Когато пишете на добре познат познат, можете или да водите името му самостоятелно, или да прикачите по-непринуден поздрав като въведение (т.е. „Хей Джаки“)
Внимание:
Никога не се обръщайте към някой, когото не сте срещали, с името му, освен ако не ви каже конкретно, че е добре, направете го. Просто не е учтиво!
Стъпка 2. Обърнете се към професионални и непознати контакти с фамилното им име
Изберете подходящ поздрав (не забравяйте, че „Здравей“, „Скъпи“и „Поздрави“са полезни за различни ситуации), след което докоснете фамилията на човека. Повечето от имейлите, които изпращате, вероятно ще започнат с фамилията на получателя, особено ако те се отнасят до работа.
- Ако човекът, на когото изпращате имейл, е жена, отидете с префикса „Госпожа“вместо „госпожа“освен ако не знаете със сигурност, че е омъжена.
- Поставянето на точка за използване на фамилията на получателя създава учтив и уважителен тон за следващата кореспонденция.
Стъпка 3. Използвайте термин като „Всички“, когато поздравявате повече от един получател
Големите групи могат да съдържат много различни видове хора и не искате да правите предположения за техния пол или ниво на познаване. Тъй като термини като „Момчета“и „Дами и господа“могат да се тълкуват като ограничаващи пола, те са най-добре да бъдат прехвърлени в полза на нещо по-приобщаващо.
- Не забравяйте да се избягвате и от прекалено непринудени поздрави като „хора“или „всички“.
- Изхвърлянето на грешното колективно местоимение може да накара някой от вашите читатели да се почувства маргинализиран или напълно игнориран.
Стъпка 4. Споменете заглавието или длъжността на лицето, ако е от значение за вашето съобщение
При нормални обстоятелства може да звучи странно да започнете имейл с „Поздрави, Главен представител на обслужването на клиенти“. Ако позицията на човека е пряко свързана с причината ви за писане, това може да бъде добър начин да го насочите към въпрос, искане или жалба.
- Адресиране на имейл до „Direct of Communications“, а не „Mr. Еверет”ще уведоми получателя ви, че въпросът е свързан с изпълнението на техните индивидуални задължения.
- По същия начин, когато се свързвате с лидера на организация, може да се справите с поздрав от рода на: „Уважаеми организатор на Съюза на Солт Лейк Сити“.
Метод 3 от 4: Избягване на често срещани грешки при поздрав
Стъпка 1. Не забравяйте винаги да включвате поздрав
Правилото номер едно за писане на поздрав по имейл е да се уверите, че има такъв. Отварянето на имейл може да бъде обезпокоително и да се сблъскате с блок от текст без въведение или лични приятности и отнема само няколко секунди, за да напишете няколко думи, за да обобщите намерението на вашата комуникация.
Мнозина ще видят имейл без поздрав като непълен. В резултат на това може да се отрази лошо върху вас или способността ви да комуникирате ефективно
Бакшиш:
Не мислете прекалено много-ако не сте сигурни какво друго да поставите, изберете просто „Здравей“и насочете мозъчната си сила към съставянето на останалата част от имейла си.
Стъпка 2. Избягвайте „Хей“, освен ако не сте близки с човека, когото пишете
„Хей“е почти толкова небрежно, колкото става. Поради тази причина това е приемлив начин да изпратите имейл до най-добрия си приятел или колега от същия ранг, но не и до по-висшестоящия или на всеки, с когото общувате за първи път.
- Макар да звучат безобидно, прекалено неформалните поздрави като „Хей“могат по невнимание да сигнализират за липса на уважение към получателя.
- Други непринудени режими на адресиране, като „Какво става“или „Йо“, никога не трябва да се използват в имейли. Тези поздрави са по -добре запазени за обмен на текстови съобщения.
Стъпка 3. Бъдете внимателни, когато използвате специфични за времето поздрави като „Добър ден
”Позоваването на времето, което пишете, може да придаде на имейла ви по -персонализирано усещане и да ви позволи да се свържете по -добре с получателя си. Трябва обаче да направите това само когато сте сигурни, че те са в една и съща часова зона. Ако не сте, може да изглеждате глупави или безразсъдни.
- Казването на „Добро утро“на някой, който живее на другия край на света, може да предизвика объркване, особено ако вашият имейл съдържа чувствителна към времето информация.
- Ако сте настроили сърцето си да използвате едно от тези поздравления, няма да ви навреди да отделите малко време, за да видите колко часа (и дата!) Е на мястото, където вашият получател ще чете съобщението ви.
Стъпка 4. Поддържайте пунктуацията си проста и подходяща
Най -добрият начин да форматирате всеки поздрав е да напишете вашия поздрав по избор и името на получателя, след което да поставите запетая, за да помогнете на очите им да преминат към тялото на имейла. Може би си мислите, че възклицанието е по -изразително, но има шанс то да бъде прочетено като непълнолетно или непрофесионално.
- В някои случаи можете също да завършите поздрава си с двоеточие или тире за съответно по -официален или случаен ефект.
- Предаването на прекалено вълнение може дори да дразни човека, на когото пишете, ако не споделя ентусиазма ви.
Стъпка 5. Уверете се, че сте написали правилно името на получателя
Проверете двукратно правописа на името на лицето, както се показва в предишен имейл или оригинален документ, преди да натиснете „изпрати“. Невинната правописна грешка не е краят на думата, но допускането на една и съща грешка повече от веднъж казва, че не ви е грижа достатъчно, за да я оправите.
- Ако срещнете особено предизвикателно или необичайно име, вижте дали можете да го копирате и поставите директно в имейла си от външен източник.
- Вие рискувате да отчудите читателя си, като изпишете името му по грешен начин непоследователно.
Метод 4 от 4: Създаване на началната линия на вашия имейл
Стъпка 1. Посочете целта на вашия имейл веднага
Използвайте първото си изречение, за да кажете на получателя си точно защо пишете. По този начин те няма да останат да висят. Обикновено това е толкова просто, колкото да дестилирате това, което ще обсъждате в тялото на съобщението си, като централна идея и да го превърнете в кратко въведение.
- Солидна отваряща машина за вашия имейл може да бъде: „Пиша, за да попитам за …“или „Исках да получа вашето мнение за…“
- Не отегчавайте получателя си с дълга преамбюла или ненужна информация. Няма нужда да биете около храста-просто скочете право в него.
Стъпка 2. Благодарете на получателя, ако пишете отговор
Когато се връщате на някого относно съобщение, което ви е изпратило, обичайно е да отделите малко време, за да му благодарите. Да бъдеш благодарен за нещо може да бъде много удовлетворяващо и малко изразяване на благодарност ще ти помогне да се увериш, че кореспонденцията ти започва на десния крак.
- Докато формулирате първото си изречение, не забравяйте да потвърдите или обобщите целта на оригиналния имейл, например в „Благодарим ви, че се свързахте с корпорацията Acme относно скорошното ви преживяване“или „Благодаря, че отговорихте толкова бързо“.
- Ако кореспонденцията ви не е свързана с бизнес, можете да започнете с нещо като: „Благодаря, че се обърнахте. Отдавна не сме говорили!"
Стъпка 3. Поздравете близките контакти с по -лична бележка
Ако познавате получателя си доста добре, може да изберете по -сантиментален подход, като го проверите или поискате актуализации за живота му. Личните поздрави имат интимно усещане и служат за установяване на приятелска, сърдечна динамика.
- Можете да използвате водеща линия като „Поздравления за новото бебе!“или „Току -що бях в Бруклин и това ми върна много добри спомени“, за да напомня на роднина или приятен офицер, че те са в мислите ви.
- Уверете се, че всички лични коментари или въпроси, които включвате, са подходящи, предвид отношенията ви с получателя. Питайки: „Как ви харесва новият ви апартамент?“може да изплаши някой, когото сте срещали само веднъж или два пъти.
Стъпка 4. Работете с малко хумор като привличащ вниманието ледоразбивач
Докато хуморът често не се обезкуражава в професионалния свят, той може да осигури момент на добре дошло облекчение от мрачния характер на практическата ежедневна комуникация, когато се използва разумно. Повечето хора са свикнали да прелистват сухи, точни имейли, така че смешните поздрави могат да имат ефект да закачат вашия читател и да ги направят по-ангажирани.
”Ако искате да олекотите нещата, опитайте встъпителна линия от рода на:„ Петък вече ли е? “или: „Знам колко обичаш да чуваш от мен на сутринта.“
Внимание:
Бързата шега или малко глупава игра на думи може да бъде полезна за оживяване на безцветни професионални имейли, но само когато ситуацията го изисква.
Съвети
- Въпреки че е кратък, поздравът е една от най -важните части на бизнес имейла. По същество той дава на получателя първото ви впечатление за вас и професионално поведение.
- Дадените или предпочитани имена на повечето хора могат да бъдат намерени в информацията за изпращача им или самия им имейл адрес.
- Ако случайно научите името на анонимен получател след първоначалния си имейл, не забравяйте да го включите в следващите съобщения, за да потвърдите промяната и да ударите по -личен акорд.
